イベント企画書の書き方や作り方のコツを紹介！
本記事では、イベントの企画書の書き方や作り方について紹介します。企画書を完成させるまでのプロセスやコツなどもまとめました。
イベントなど企画書は、一般的にはマイクロソフトのパワーポイントなどの有償ソフトを使って書くのが主流ですが、無料で作れる場合もありますので、その方法も紹介します。展示会やキャンペーンなどの企画を立てて提案する際の参考にしてください。
イベント企画書の書き方
まずは、イベント企画書の書き方について紹介します。企画書を作成する際に大事なのが、フォーマットの立案やコンセプトです。また、企画するにあたって目標の設定をしっかり定めておくと迷いがないので、スムーズに物事が進みます。
書き方①構成（フォーマット）の立案
イベント企画書をキレイに書くコツは、構成（フォーマット）の立案です。企画の立案を担当する場合は、ザックリとイベント内容を考えず、どのような目的や意図、狙いを持って実施するのかを考える必要があります。
そのイベントを成功させるにあたって、狙いを明確にさせると迷いがなくなります。イベントの本質を見出す手段として、ターゲットの設定や目的、狙いの設定をしっかりと決めておきましょう。
書き方②ターゲットの設定
イベント企画書を作る際は、ターゲットの設定をしっかりと決めておく必要があります。イベントの目的が変わればターゲットが変わってしまい、宣伝や集客の方法も変わります。また、むやみに宣伝をかけると、時間やコストがかかってしまい、期限までに間に合わない可能性が出てきます。
しかし、ターゲットをある程度明確にすると、余計な金額がかからなくなるので、コスト抑制にもつながります。どんな人に来てもらえば成功と言えるのかを明らかにして企画書を作成しましょう。
書き方③コンセプトの設定
イベント企画書を書く際は、コンセプトの設定もしっかりしておきましょう。何のイベントをするかにもよりますが、万人を満足させるイベントは、なかなか難しいです。
ターゲットとコンセプトの設定は、簡単に決まるものではないため、何度も往復して考えてから企画書を組み立てるのが重要です。いくつかの候補を書き出して、どのような組み合わせが1番良いのか、何回も考えて答えを導き出しましょう。
書き方④目的や狙いの設定
イベント企画書に目的や狙いを設定しておくと、物事がスムーズに進みます。何を目的にイベントを行うのか、どのような狙いがあるのかなどを細かく設定しましょう。
目的や狙いが明確になっていなければ、プロジェクトに参加する人たちが意図を感じ取ってくれません。参加者全員の気持ちを1つにするためにも、目的や狙いをしっかり決めましょう。
書き方⑤目標（ゴール）の設定
イベントを成功させるためには、目標（ゴール）の設定が重要です。目標の設定は数字ごとに決めると、イベント終了後に成功か失敗かを細かく振り返ることができます。
また、イベント企画といえば、参加した人の数だけに目が行ってしまいがちですが、他のことにも目を向ける必要があります。参加者数のほかにクーポン利用者、アンケート回答者、購入者など細かく目標を立てると良いでしょう。
書き方⑥イベント概要
イベントを企画する際は、概要をまとめておく必要があります。ターゲットやコンセプト、目的や目標など、すべての内容を細かく設定するとスムーズに物事が進みます。
一度開催しているイベントを参考にすると、1から考える手間が省けるので、企画書の作成時間を短縮できます。自分だけの考えだけに固執せず、周りの情報も収集して、より良い企画書を作りましょう。
イベント企画書の作り方のコツ
次は、イベント企画書の作り方のコツについて紹介します。企画書を作成するにあたって、ペルソナ情報を整理したり、ターゲットの属性などを考えると簡単に作ることが可能です。
ポイント①目的に応じてイベントの定義は変わる
イベント企画書の作成のコツは、企画ごとにイベントの定義が変化するのを覚えておきましょう。企業主催の目的は、最終的に自社に興味を持ってもらうことです。
さらに、興味を持ってもらうことの中でも大きく2つに分かれます。1つ目は、自社の考え方を理解してもらい、新しい顧客を増やすのを目的にしている場合です。
2つ目は、既存顧客に欲しい商品の他に、関連商品や上位の商品を購入するように促す目的があります。企画しているイベントがどちらの目的がメインとなるのかを明確にして、企画書に盛り込みましょう。
ポイント②ペルソナ情報を整理する
イベント企画書の作る際のコツは、ペルソナ情報きちんと整理しましょう。ペルソナとは、サービスや商品の象徴的なユーザー像を表します。ペルソナを細かく整理していないと、子供向けなのか大人向けなのかも分からなくなり、金額の設定なども曖昧になります。
ポイント③ターゲットの属性を考える
企画書を作成するコツは、ターゲットの属性を考えると良いでしょう。新規顧客なのか既存顧客なのか、もしくは既存客の紹介の顧客なのかなどをしっかり把握しましょう。
そして、既存客の中でも頻繁に利用してくれている人なのか、それとも購入頻度が低い人なのかなど細かい分析が必要です。今一度、顧客情報をしっかりと整理・分析を行って、イベント企画のターゲットの属性を明確化しましょう。
ポイント④狙いや目標を明確にする
イベント企画書のコツは、狙いや目標を明確にすると上手く作成できます。企画を通じて、どんなユーザに対して、どのようなステップを進んでもらいたいのかを考えると後々楽です。
また、顧客心理段階について分析すると、さまざまな物事が見えてきます。自社を知ってもらう目的でイベントを開催するのか、それとも行動を起こしてもらうためのアドバイス的な目的で開催するのかを明確に決めましょう。
ポイント⑤余裕のあるスケジュールにする
スケジュールをしっかりと組むことで、余裕をもって企画書を作成できます。余裕を持つことで、開催日の運営はもちろん、当日までの事前準備もゆっくりできます。
備品の準備や集客開始のスケジュールなど、重要度の高い順に、細かいスケジュールを詰めていくと漏れとダブりがなく組めます。また、人や物、お金が大きく動く企画では、トラブルが発生しやすいので注意しましょう。その時になって焦ることがないように、スケジュールはあらかじめ余裕を持たせておくと良いでしょう。
ポイント⑥関係者と役割を明確にする
イベント企画では、役割分担を細かく決めておく必要があります。人や物、お金が大きく動くイベントでは、各自の役割を明確にしましょう。イベントでは社内のメンバーだけでなく、業務を委託する場合もあります。
そのため、企画する際には、全体の組織図も細かく含めるようにしましょう。また、関係者が多い場合は、全体の組織図のほかにも各コンテンツのリーダーや、顧客対応係など定めると、イベントをスムーズに進められます。
ポイント⑦企画書の形式
イベント企画書はワードか、パワーポイントで作成できます。ネット上では無料で使用できるものも存在するので、練習用に無料のソフトを使うのも良いでしょう。企画書の内容が比較的シンプルで、1、2枚の書類で収まる場合はワード形式がおすすめです。
企画を簡潔に伝えるために、わざと1枚にまとめた資料をワンシート企画書といいます。ワンシート企画書の作成のコツとしては、だらだら書き綴らずに、箇条書きで簡潔に記載すると良いでしょう。
また、企画書が3枚以上の場合はパワーポイントや無料のパワーポイントオンラインがおすすめです。パワーポイントは、枚数を増やせる分、重要な部分を細かく説明できます。
さらに、パワーポイントは画像やイラスト、グラフや図形の機能が充実しており、スケジュールや予算なども明確に計算ができます。パワーポイントや無料のソフトを効果的に活用し、見た目も内容もわかりやすい企画書を作りましょう。
ポイント⑧効果測定方法を定めておく
イベントの終了後、振り返りが出来るように、効果測定方法もあらかじめ定めておきましょう。次回以降の企画につなげるためにも、PDCAを回す準備も企画段階で整えておくと良いでしょう。
また、効果測定の基準の例として定量指標と、定性指標があります。定量指標は、メディアへの接触数や露出量、製品の売り上げや認知度、来場者数や来場者の満足度などがあります。そして、定性指標はブランディングや業界内での立ち位置、実現したい状態を示します。
ポイント⑨予算を明記する
イベント企画書を作る際には、予算を明記すると良いでしょう。何にいくらかかるのか企画段階で費用と内訳を組み立てておくと、上司の承認を得られやすくなります。
最小限のコストでも最大のクオリティーを実現することは、企業の中でも特に重視されるポイントです。クオリティーを高めるためなら、コストがかかっても仕方がない状況は少ないので、予算の中でやりくりできるように心がけましょう。
また、マイクロソフトのパワーポイントや無料のパワーポイントオンラインで作成すると、備品や準備品リストが簡単に作れます。そのため、何にどれだけ費用をかけるのか、優先度判断がすぐにできるのでおすすめです。
ポイント⑩自社ならではのコンテンツにする
イベントは、メディア向けの企業用から生活者向けまで、世界では様々な催し物が開催されています。そのため、同時期に複数社がイベントを一斉に開催する場合もあります。
イベントが被ってしまったら、自社ならではのコンテンツを組み込むのが重要です。オリジナリティーのあるコンテンツでなければ、狙ったターゲットの目に留まるイベントにはなりません。
自社の情報だけにこだわらず、他社を見本にすることで革新的なポイントが見つかります。自社の企画と合わせて他社の成功事例にも目を向けて、どのように自社らしさを企画に取り入れるのががわかる企画書を作成しましょう。
イベント企画書を作る時に用意しておきたいテンプレート
次は、イベント企画書を作成するにあたって用意しておきたいテンプレートを紹介します。イベント企画書を立案、運営するにあたって必要となってくる情報をテンプレートに記入すると楽に作成できます。ネットには無料のテンプレートも存在するので、企画の進行段階に応じて活用しましょう。
テンプレート①ツール一覧表・ツール概要書
イベント企画書のテンプレートとして使用したいのが、ツール一覧表と概要書です。イベント企画が実際に動き出すためにはツールが必要となり、ツールの使用を考えることでイベントの具現化にもつながります。
具現化にはツール一覧表とツール概要書の2種類の資料を使用します。ツール一覧表はツール名やターゲット、担当者などが記載され、ツール概要書には使用料やキャッチコピー、メインビジュアル等が記載されています。
ツール一覧表はイベント企画の準備や広報、実施、イベント終了後のフォローなど各運営のプロセスにおいて、必要となる項目が記載されています。無計画に作ってしまうと必要以上にコストがかかってしまったり、作成の管理が雑になってしまいうので注意しましょう。
そして、作成するツールの数が少なくても、一覧表を作成するとひと目見るだけでわかるので無料のテンプレートなどを活用して作ってみましょう。
テンプレート②スケジュール設計・収支計画表
イベント企画書を作る際に、スケジュール設計や収支計画表もあると良いでしょう。スケジュール設計は企画を成功させるためには、とても重要です。イベント企画の場合は、イベントの日付から逆算して準備するものが多数あるので、スケジュール設計は欠かせません。
また、収支計画表はイベント企画の金銭的コストを整理します。イベントには細々とした費用が必要となってきますので、あらかじめ一覧にしておくとコストがわかりやすいのでおすすめです。
また、イベント参加費やスポンサー料等の収入がある場合は、一緒に計算しておくと良いでしょう。
テンプレート③ガントチャート・イベントカレンダー
企画書を作成する際に、ガントチャートやイベントカレンダーをテンプレートとして用意しておきましょう。スケジュールに基づいて役割分担を行い、各業務の動きを確認するための資料がガントチャートです。
複数の人が関わる場合は、業務の役割分担がきちんとできているかどうかが結果につながるので、丁寧に作成して共有しましょう。
また、イベント企画を立案し企画書を作成する際に一緒にカレンダーも作っておくと便利です。イベント単体で考えるのではなく、顧客の視点も持ってサイクルを設計していきましょう。
年間のイベント開催予定を決めておくと、次回開催する時も動きを読み取ることができるので、初期の段階で作成しておくとスムーズに進みます。
イベント企画書を作る時のポイントを押さえておこう！
イベント企画書の作る際のコツやポイント押さえて、ターゲットの設定や目的、目標を細かく決めておくと迷わずに書けます。
また、イベント企画書はパワーポイントで使っても作ることもできますが、無料のパワーポイントオンラインなどもあるので、最初は無料のツールで作成してみましょう。
イベント企画書を作る際には、余裕のあるスケジュール設定で、じっくりと取り組むことが成功のポイントになります。この記事を参考に、ぜひイベントの企画書を作成してみましょう。
