テレワークは、作業が中断されにくい作業効率の高い働き方です。ですが、全体のタスク(スケジュール)管理が上手くいかず、結果的に作業効率が悪くなってしまうことも。テレワークだからこそタスク管理は重要です。今回は、テレワークにおすすめなタスク管理アプリを紹介します。
テレワークだからこそタスク管理アプリを使おう！
テレワークは、作業が中断されにくい作業効率の高い働き方です。最近ではテレワークを取り入れる企業も多く、一般化されつつあります。ですが、個人プレーでの仕事効率は上がっても、全体のタスク(スケジュール)管理が上手くいかず、結果的に作業効率が悪くなってしまうことも。
テレワークだからこそタスク管理は重要です。タスク管理をしっかりするためにもタスク管理アプリを入れましょう。しかし、タスク管理アプリといっても種類は多く、どれを選んで良いか分からない方も多いかと思います。
そこで今回は、テレワークにおすすめなタスク管理アプリを紹介します。おすすめのアプリの紹介だけでなく選び方も紹介するので、テレワークでもしっかりとタスク管理を行いたい方は、ぜひ参考にしてください。
タスク管理とは？
タスク管理は「やる事」の管理。仕事の完遂までを小さな作業に分け一つ一つを管理することを指します。主に行うことは、作業の洗い出し、優先順位の決定、作業の割り振りなど。分け方はプロジェクトやチームごとで異なります。
タスク管理は、仕事の完遂に必要な要素で、どこの企業でも行っている作業管理方法です。似た管理方法で、TODO管理があります。混同されがちですが、タスク管理は「期限までにやるべきこと」を指し、TODO管理は「先延ばししても困らない作業のこと」を指します。
なぜ必要？どうやってやるの？
まここではタスク管理が「なぜ必要なのか」「どうやって行うのか」を解説します。
どうしてタスク管理が必要なのか？
まずは、タスク管理がなぜ必要なのか。「作業内容が可視化される」「無駄な残業が減る」などのメリットがあるからです。それぞれ詳しく解説します。
作業内容が可視化される
やる作業が目に見えているので、作業内容の見落としを見つけられます。可視化されていない場合、見落としどころか、行う作業を忘れてしまうことも。タスク管理を行うことで、作業が複数あっても行動を整理しやすくなります。
無駄な残業が減る
やる事が決まり、優先順位が決められているため、無駄な作業が無くなります。タスク管理は「やるべきこと」と「やらなくてもいいこと」が分かっている状態です。明日でよい作業を今日やらなくなり、無駄な残業が減ります。
チームワークが高まる
タスク管理をチーム内で共有すれば、お互いの進捗状況が確認でき、他のメンバーから協力を得られやすくなります。また、このタスクが終わらないと他のメンバーのタスクが動ないなどの仕事全体の滞りも把握できます。
タスク管理の方法は？
タスク管理は管理表を作成するのが一般的です。主なタスク管理表の作成方法を下記にまとめました。
手書きで行う
手書きで行うとは、ノートや黒板、ホワイトボードなどを利用してタスク管理を行う方法です。昔からある方法で付箋なども活用します。番号を割り振ったり、緊急性の高い作業は赤字で書いたりしてタスクを管理します。
Excelなどの表計算ソフトで行う
やり方自体は手書きで行う方法と変わりありません。ただデジタル化しているので、共有フォルダなどに保存しておけば、メンバー間で簡単にコメントを挿入したりタスクを追記したりできます。Excelなどの表計算ソフトを用いてプロジェクト管理をする企業も多いです。
タスク管理アプリで行う
手書き・Excel、どちらも有効的なタスク管理ですが、タスク管理アプリを使うのが最もおすすめです。タスク管理アプリを使えば、複雑なプロジェクトでもしっかりとタスク管理が行えます。次項目よりタスク管理アプリについて詳しく解説します。
タスク管理はタスク管理アプリがおすすめ！
タスク管理は、管理アプリを活用すれば仕事自体がスムーズになります。テレワークでは必須のアプリと言っても過言ではありません。管理アプリの「メリット」「デメリット」をそれぞれ解説します。
アプリを使うメリット
アプリを使う主なメリットをまとめました。
・作成する手間が掛からない
・各タスク状況が共有できる
・ネットワークがあればどこでも利用できる
・連絡などコミュニケーションが取りやすい
大きなメリットは2つ「作成する手間が掛からない」と「ネットワークがあればどこでも利用できる」ことです。タスク管理を行うためには管理表の作成が必要です。アプリには管理表のテンプレート(ひな形)があるので、表を一から作る手間はありません。
ネットワークが繋がっていればパソコンやスマホ、タブレットからタスク管理が出来るのも魅力。いつでもどこでもタスク管理を行えます。最近ではスマホでも見やすいアプリもあるのでチェックしてみてください。
アプリを使うデメリット
アプリはメリットだけではありません。少ないですがデメリットもあります。アプリを使う主なデメリットをまとめました。
・自由度を考えた場合、エクセルの方が優秀
・有料アプリを選んだ場合、コストが掛かる
・使いこなせない場合もある
基本的に効率的にタスクが管理できますが、テンプレートの範囲以内で管理を行うので、自由にカスタマイズはできません。多機能なアプリは有料のケースがほとんどです。コストを抑えたい方には向いていません。
また多機能なアプリの場合、せっかく購入しても使わない機能も出てきてしまい、Excelで管理しているのと変わらないこともあります。デメリットもあるので、自分に合ったアプリを見つけることが重要です。次項目より選び方を解説するので、参考にしてください。
テレワーク用のタスク管理アプリを選ぶ時のポイント
ここからは、テレワーク用のタスク管理アプリの選び方を解説します。ポイントを抑えて管理しやすく、チームみんなが使いやすいアプリを選んでください。
管理が簡単な見た目が「シンプル」なアプリがおすすめ
見た目がシンプルで見やすいアプリなら一目で管理できるのでおすすめ。あまり複雑なデザインでは、どれが重要なタスクか管理がしづらくなります。「誰が」「何を」「いつまでに」が一目ではっきりと分かるアプリを選んでください。
「スマホ」でも利用できるアプリがおすすめ
テレワークで行うならスマホでも確認できるアプリがおすすめです。スマホにも対応していれば、移動中やパソコンがない場所でも、すぐにタスク管理ができます。また、パソコンで作業をしながらスマホでタスク管理などの使い分けも可能です。
さらに通知機能も付いていれば、急な変更があってもリアルタイムでタスク状況を確認できます。
機能で選ぶ
機能選びは重要です。機能選びを間違えてしまえばタスクを上手く管理できないことも。ここではタスク管理に便利な機能をピックアップしました。参考にしてください。
「カレンダー」があれば日程調整が効率的にできる
カレンダー機能があれば、日付が一目でわかるので、日程調整が効率的に行えます。基本的にタスク管理アプリにタスクを入力すれば、「いつまでに」などの日付は出ますが、カレンダーとしての一覧で表示されない場合も。
カレンダーが無くてもタスク管理は可能ですが、視覚的管理が行いにくくなるのでおすすめしません。また、カレンダーだけでも管理が行いにくいので、タスクとカレンダーが紐づいているアプリをおすすめします。
「チャット」ができれば連絡が簡単
チャット機能があればメールを行う煩わしさが無くなり、連絡が簡単に行えます。チャット機能はタスクの遅延など、緊急性を要する時に役にたつのでおすすめです。電話や口頭と違いいった・いわないなどのトラブルも防げます。
テレワークでは、コミュニケーション不足が問題視されることもあるので、ぜひチャット機能付きのタスク管理アプリを選んでください。
「ガントチャート」があれば進捗状況が一目で分かる
ガントチャートとは、プロジェクトなどで用いられる表の一つ。横グラフに似た形状をしており、作業内容や開始日、終了日、担当者などが一目で分かります。歴史あるタスク管理方法で、作業状況が可視化されやすく情報の共有もしやすいのでおすすめです。
ただ、ガンチャートだけでは、タスクの相関性が見えない場合も。複雑なプロジェクトには向いていない場合もあるので注意してください。カンバン方式など他の管理方法と併用することをおすすめします。
状況を見える化するなら「カンバン方式」がおすすめ
カンバン方式とは、ジャストインタイムとも呼ばれ、トヨタ自動車発祥の生産管理方式です。付箋の様な画面に「いつ、どこで、何が」などを書きタスクを管理します。情報の一括管理ができ、視認性が高いのが特徴です。
ですが、作業負担が把握しにくいデメリットがあるので、他の管理方法を併用することをおすすめします。
予定忘れ防止のためにも「リマインダー」機能がおすすめ
リマインダーとは、予定を通知する機能のこと。言い換えるとお知らせ通知のことを指します。お知らせ通知があれば、スケジュールをうっかり忘れるなどの予防になるのでおすすめ。通知方法が細かく行えるアプリならより効果的に予定忘れの防止になります。
無料か有料で選ぶ
タスク管理アプリは、無料のアプリもあれば有料のアプリもあります。有料は、機能が充実していますが、場合によっては無料で十分なことも。仕事の規模や管理する人数によって選びましょう。無料・有料を選ぶ時のポイントをそれぞれ解説します。
「個人で使う」なら無料で十分
個人や少人数、小さい規模のプロジェクトなら無料のタスク管理アプリで十分。無料で使える範囲はアプリごとに違うので、使える機能を必ずチェックしてください。無料の機能の例は「4人までの利用ならフルで機能が使える」「カレンダー機能のみ」など。
アプリによっては、30日間無料など無料トライアルもあります。無料トライアルを活用すれば自分に合ったアプリを見つけやすいので、ぜひお試しください。
「大人数」や「機能重視」なら有料を選ぶ
大人数、大規模なプロジェクトや機能を重視したい方は、有料のタスク管理アプリがおすすめです。無料では限界があるので、せっかくアプリを使っていてもExcelで管理している時と変わらない場合も。有料なら機能がフルで使え、大人数でも管理が行いやすいです。
有料は買い切り型や月額制があります。大人数だけど、数ヶ月だけのプロジェクトの場合、月額制の方がコストを落とせることも。料金をチェックしてどちらがお得か比べるのも選ぶ時のポイントです。
タスク管理とスケジュール管理との違い
タスク管理は「やる事」の管理、スケジュール管理は「日時」の管理です。タスクは実際にやるべき作業のこと。例えば「○○を買う」や「○○へ手紙を届ける」などを指します。つまり行うことすべてがタスク(仕事または作業)です。
スケジュールは、日時が決まっている予定のこと。例えば「○○日まで」や「〇〇時から〇〇時まで」など期間も指します。テレワークを含むビジネスに置いて、各タスクはスケジュールで管理されています。
タスクが終了するまでにどれだけの時間がかかるかを決め管理するのが一般的です。タスク管理とスケジュール管理は、切り離せない関係といっても過言ではありません。次項目よりスケジュール管理もできるタスク管理アプリを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
テレワークにおすすめなタスク管理10選
Stock
Stockはタスク管理やチャットなどが行えるタスク管理アプリ。チームの情報を簡単に残せることができ、タスクと一緒に関連ファイルを一緒に保存できるのが特徴です。テキスト情報やホワイトボードの画像も保存可能。情報管理が苦手な方におすすめです。
・スマホ利用：〇
・機能：チャット・ファイル管理
・無料・有料：有料
Backlog
Backlogは、ガンチャートやカンバン式でタスクを管理できるアプリです。業務ごとにプロジェクト管理が可能。プロジェクトを見える化を行いたい方におすすめです。プログラミングのソースコードをレビューできる機能もあるので、プログラミングのタスク管理にも活用できます。
・スマホ利用：〇
・機能：ガンチャート・カンバン式
・無料・有料：有料
ToDotto（トドット）
ToDottoは、スマホで使うスケジュール管理アプリ。カレンダーを使ってTODO管理を行うことができます。機能は少ないですが、個人で1ヶ月くらいのタスク管理を行うのであれば十分。無料なので気軽に使えるのもポイントです。
・スマホ利用：〇
・機能：カレンダー
・無料・有料：無料
Trello
シンプルなカンバン式のタスク管理アプリを探している方はTrelloがおすすめ。タスクの進行状況をドラッグ&ドロップで紙の付箋のようにタスク管理が行えます。有料ですが一部の機能のみ無料。また無料トライアルもあるので、お試しで利用できるのもポイントです。
・スマホ利用：
・機能：カレンダー・カンバン式
・無料・有料：有料(一部無料)
Jooto
Jootoは、1,500社以上の企業が有料導入している実績のあるタスク管理アプリ。営業向けやITエンジニア向けなど、さまざまな管理テンプレートがあるので、業務を問わず活用できます。有料ですが、4人までなら無料で利用可能。少人数で機能が充実したアプリを探している方にもおすすめです。
・スマホ利用：〇
・機能：ガントチャート・カンバン式
・無料・有料：有料(一部無料)
みんなでガント
みんがなでガントはガンチャートでタスク管理を行うクラウドサービス。公式サイトで使い方や活用方法を動画で説明してくれるので、アプリを使い慣れない方でも簡単使うことができます。英語表示に対応。海外を拠点としている方にもおすすめです。
・スマホ利用：-
・機能：ガンチャート
・無料・有料：有料
Taskworld
機能を視覚的に直感操作したい方は、Taskworldがおすすめ。簡単なマウス操作だけでタスク管理が行えます。機能も充実しており、作業時間のタイム記録まで保存可能。作業に費やした時間を管理できます。有料ですが、無料トライアルが付いているのもポイントです。
・スマホ利用：-
・機能：チャット・カンバン式・ファイル管理・リマインダー
・無料・有料：有料(無料トライアルあり)
Wrike
Wrikeは世界中で2 万社、日本でも1000 社以上利用しているタスク管理アプリ。あらゆる業務に対応できるので、複数の部署を持つ企業におすすめ。公式サイトでは分野別の活用方法を掲載しているので必見です。無料トライアルも行っているのでお試しで利用してみてはいかがでしょうか。
・スマホ利用：-
・機能：カンバン式・ガンチャート
・無料・有料：有料(無料トライアルあり)
Time Tree
Time Treeは共有を前提として作成したカレンダーアプリ。予定などのTODO管理に活用できます。お互いの予定をしっかりと共有したい方におすすめです。操作方法が簡単なので、ビジネスだけでなく、家族間などプライベートでも活用できます。
公式サイトで見る： https://timetreeapp.com/
・スマホ利用：〇
・機能：カレンダー
・無料・有料：無料
Googleカレンダー
GoogleカレンダーはGoogleが提供する無料のアプリ。シンプルなカレンダーでTODO管理が行えます。他のGoogleが提供するアプリと連動できるのもポイント。スマホとGoogleアカウントがあればいつでもどこでもアクセスできます。Googleカレンダーをさらに活用したい方は、「Google ToDo リスト」と併用するのがおすすめです。
パソコンのGoogleカレンダーの画面右側にある青い丸印をクリックすれば、Google ToDo リストは利用できます。パソコンならGoogleカレンダーだけでなく、Gmail・Google ドライブからも入力可能。無料なので手軽に利用できます。
・スマホ利用：〇
・機能：カレンダー
・無料・有料：無料
タスク管理アプリで仕事を共有しよう！
テレワークにおすすめなタスク管理アプリとタスク管理アプリの選び方を紹介しました。テレワークはタスク管理が難しいと言われています。タスク管理アプリを導入して作業効率を向上させましょう。アプリならいろいろな方法で管理ができるので、おすすめですよ。
