懇親会幹事を引き受けた際におさえておくべき4つのこと

社会人になると、社内外の飲み会や懇親会に参加する機会も増えてきます。そこで重要になるのが「幹事」という役割。参加者を募ったり、店を探したり、「幹事＝大変」という印象を持っている方も多いのではないでしょうか？そこで今回は、幹事として懇親会を成功させるために大切な4つのポイントを詳しく解説します。

1. 懇親会幹事を引き受けるメリット
2. 懇親会開催の周知について
3. 懇親会の場所確保について
4. 懇親会当日の進行について

懇親会幹事を引き受けるメリット

「大変な役目」というイメージの強い懇親会の幹事ですが、引き受けることでどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

人脈が広がる

懇親会で幹事を引き受けるメリットとしては、参加者を募ったり、スケジュールを確認したり、幹事の仕事をしていく中で、今まで接点のなかった人たちとも話をするきっかけが作れる点です。幹事として顔と名前を覚えてもらうことで、人脈作りのきっかけが与えられるのです。あとは、それを活かせるかどうかは、自分次第！というわけです。

いろいろな情報が得られる

幹事になると、参加する人たちと連絡がとれるようにしておく必要があります。普通にしていたら全く接点がなかったような人たちとも連絡先を交換することができ、ビジネスのチャンスにつながる情報を得られるケースも。懇親会の最中には幹事の立場を最大限に活用して、いろいろな人たちと話をすることもできるのです。

ビジネスで使える店に詳しくなる

幹事にとって、店選びはとても大切な仕事のひとつです。ゆったりと語ることのできる店、おつまみが豊富な店、日本酒の種類が多い店、ワインが美味しい店など、幹事をしていくうちにいろいろな店に詳しくなるというメリットも。目的に応じて使える店のストックがあるということは、ビジネスパーソン、特に営業職についている人にとっては大きな武器となるはずです。

日程の決め方

懇親会を計画する上で最初に決めなくては行けないのが「日時」です。たかが日時ですが、参加者が多い場合にはスケジュールを調整するのに苦労することも。では、どのようにして懇親会の日時を決定していけば良いのでしょうか。日程調整のポイントは以下の通りです。

候補日はある程度まで絞っておく

懇親会の日程は幹事がある程度まで絞っておいてOKです。候補日を3日～４日程度決めてから参加者の都合を聞きましょう。

検討中の人を減らす

「検討中」という人が多いと、店を予約することができません。そういった人たちには個別で声をかけて、できるだけ何日までに返事が欲しいかを伝えましょう。

キャンセルの締め切りを設定する

店側によっては直前のキャンセルによってキャンセル料が発生するところもあるため、それよりも前に、参加取り消しの締め切りを設定しておきましょう。

懇親会開催の周知について

懇親会の日程が決まったら、できるだけ早く参加者に詳しい内容を一斉メールなどで送るようにしましょう。そして大切なポイントが、開催日の直前にももう一度リマインドメールを送るということ。参加希望を出している人の中には、すっかり忘れていたという人もいるはずです。

懇親会の場所確保について

懇親会の場所は、参加者の人数に合わせて選ぶのがポイントです。大人数の場合にはレンタルスペースなどを利用することで、予約が取れなかった、当日入れなかったといったリスクを減らすことができます。また、業種によっては人が多く集まる場所での懇親会が向かないものもありますので、そういった場合にも周囲を気にせずにプライバシーをしっかり確保できるレンタルスペースがおすすめです。