企業や会社で仕事をしていると、会議やミーティングの進行役を任されることがたびたびあります。その際、話し合いが全く盛り上がらずに、沈黙ばかりが続いてしまって困った経験がある方も多いはずです。では、参加した人たちが発言したくなる会議にするためには、どうしたら良いのでしょうか？ 今回は、会議やミーティングで参加者に前向きな意見を出してもらうためのコツについて、詳しく解説します。
発言が減るNG会議の例
参加者が積極的に意見を出し合える会議というのは大変気持ちの良いものです。ところが、実際には沈黙ばかりが続いたり、一部の人ばかりが喋り続けてしまったりという意味のない会議も少なくありません。では、参加者の発言が減ってしまうNG会議とは実際にどのようなものを指すのでしょうか。具体的な事例を見ていきましょう。
進行役が一方的に話し続けている
会社のトップや上司など発言力のある人が進行する会議でよく見られる光景です。進行役は会議を適切にリードすることも必要ですが、強引に進めてしまっては時間を使って会議を行う意味がありません。
会議資料が多すぎる
複雑な内容や細かな数字がずらずらと書かれた書類に目を通しながら会議が進むと、参加者はそれを読むのに必死で発言どころではなくなってしまいます。最悪の場合には、資料を読むことも面倒になって、「読んでいるふり」、「考えているふり」、「聞いているふり」に徹してしまうことも。資料を用意する場合には、読みやすく簡潔なものにすることが大切です。
会議の目的が曖昧
その会議が何を目的として行われているのか、どこに着地をしたいのかが明確になっていないと、参加者はどんな意見を求められているのか分かりません。
せっかく意見をしてもつぶされてしまう
上司と部下、ベテラン社員と若手社員など、参加者の立場がバラバラな場合におこりやすい例です。部下や若手社員がせっかく勇気を持って発言したのにも関わらず、上司やベテラン社員がことごとくその意見を否定してしまっては、気軽に発言する雰囲気を奪ってしまい、生産性の高い会議にはなりません。
司会者として会議中に発言をもらうための心得
参加者から積極的に発言を引き出すためには、どうしたら良いのでしょう？ 大切なポイントは以下の3つです。
リードしすぎない、目立たない
司会者の存在感が大きすぎると、参加者たちは受身の姿勢になりがちです。もちろん、会議を進行することは大切ですが、議論をリードしすぎないようにすることも必要でしょう。
意見を言わない
司会者というのは立場上どうしても発言力が強くなってしまうものです。議事進行のための発言をすることはあっても、議題に対する意見は言わないようにする方が良いでしょう。
発言を促す質問をする
「その背景を詳しく教えてもらえますか？」、「それはつまりどういうことですか？」など、ひとつの意見をさらに広げて、発言した人が話し続けられるような質問を投げかけてみましょう。
発言しやすい環境とは
参加者たちにたくさん発言してもらうためには、雰囲気作りも大切です。特にさまざまな立場の人が参加する会議では、冒頭に参加者同士で軽く会話をする機会を作ると良いでしょう。そうすることで、参加者同士の緊張がほぐれ、各々がリラックスした状態で会議をスタートすることができるはずです。また、「長年営業を担当されている○○さんは、どう思いますか？」、「～は△△さんの専門分野ですが、どう思われますか？」など、参加者それぞれが得意としている分野に触れながら意見を求めることで、経験に基づいて話をすることができるため、人前で話すことが苦手な人でも発言しやすくなるでしょう。
発言しやすい空間づくりのコツ
生産性の高い会議を行うためには、会議室の選び方や会議室のレイアウトなどにも工夫が必要です。特に、アイデアや意見を集めることが目的の会議では、会議をする場所を変えてみるだけで、マンネリを防ぐことができ、新鮮な発言が期待できるでしょう。
会議やミーティングで発言される意見は、会社にとって大切な財産です。進行役を任された際には、上記の内容を参考にして参加者が積極的に関わりたくなる会議やミーティングを作って行きましょう。
新鮮なアイデアや意見を集めるため会議を開く際には、上記で説明している通り、会議をする場所を変えてみるのもひとつの手段です。スペイシーでは、そうした会議にも最適な貸し会議室やレンタルスペースを多数ご用意していますので、活用してみてはいかがでしょうか？
