社内勉強会は、実施することで他部署との連携を深めたり、新たなスキルを身に付けることができたりとたくさんのメリットがあります。とはいえ、実際に勉強会を行う場合には、業務時間内に行うのか、それとも終業後に行うのか、何について勉強をして、講師役は誰にするのかなど、決めるべき項目やクリアすべき課題が多いのも事実です。こうした問題を解決して、有意義な勉強会を開催するにはどうしたら良いのでしょうか。今回は、勉強会の進め方について詳しく解説します。
勉強会に必要な事前準備
社内で勉強会を実施することが決まったら、まずは以下の準備を進めて行きましょう。
テーマの決定
勉強会のテーマはすなわちその会の目的を意味します。あらかじめ対象者を絞ってテーマを決めることも可能ですが、上司を含め幅広い層への参加を呼びかけるのであれば、普段の仕事に役立つ情報を学ぶ勉強会にするのがおすすめです。
スケジュールの決定
勉強会の実施を決めたらできるだけ早くスケジュールを調整します。勉強会の開催を告知する際には、3つほど候補日を挙げて参加を募り、最も参加者の多い日で決めるのが妥当でしょう。
会場の決定
社内で行うのであれば必要ありませんが、レンタルスペースや貸し会議室などを利用して勉強会を行う場合には、会場を決定して予約をする必要があります。その際には、駅付近などアクセスの良い場所を選ぶようにしましょう。
進行役もしくは講師の決定
参加者同士が意見交換する勉強会では進行役を、ノウハウやスキルアップを目的とした勉強会では講師を決めて行きます。事前の準備などもあるでしょうから、勉強会の日程が決まったらできるだけ早く依頼をしておくことが大切です。
勉強会で用意するもの
勉強会の目的によっても異なりますが、ホワイトボードやプロジェクターなどは講師や進行役の方に確認をして準備をしておくようにしましょう。また、できるだけリラックスした雰囲気で勉強会を行うのであれば、小さいサイズのペットボトル飲料などを準備しておくのもおすすめです。例え同じ社内であっても部署が異なれば名前と顔が一致しないというケースもあるでしょうから、参加者の名札などがあると親切です。
参加者を集めるコツ
勉強会の参加者を集めるためには、当日までに複数回告知を行うことが大切です。最初の募集で出席者が30人いたとしたら、当日の参加率はその7～8割程度になるのが一般的です。少しでも参加率を上げるのであれば、勉強会の前日にもしっかりと参加を呼びかけるためのメールを送ったり声がけをしたりすることも必要でしょう。
勉強会の進め方
当日の勉強会では、スライドやパワーポイントなどを使って講師役が一方的に喋り続けるのではなく、できるだけ参加者を巻き込んで進行していくのが理想的です。ロールプレイやクイズ式のケーススタディを取り入れたり、少人数に分けたグループごとにディスカッションを行ったりと、参加者が「聞き手」にまわってしまうだけにならないような工夫をしていきましょう。
社内勉強会が日常的に行われている企業では、人材がぐんぐん育つと言われています。上記の内容を参考にして、参加者が満足する勉強会を計画していきましょう。
上記で説明している通り、貸し会議室やレンタルスペースで勉強会を行う際には、アクセスの良さも会場選びのひとつのポイントになります。スペイシーでは勉強会に適した便利な会議室・レンタルスペースをご用意しています。
