多くの企業で取り入れられている「社員面談」。自分の部下がどのような状況で働いているのか、どのような取り組みをしてどのような成果をあげているのかなど、細かなスキルを見極めるためには、質問事項に気を配ることも大切です。今回はそのポイントについて詳しく解説します。
質問事項を用意する重要性
直属の上司など、部下の面談を担当する立場にいる人の中には、社員面談に対して苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか。業務改善に役立つような有意義な面談ができない、部下がほとんど話さないため結局最後には説教をしているみたいな雰囲気になってしまうなど、面談をする側の悩みはさまざまです。では、どのようにしたら上手に面談を進めていくことができるのでしょうか。
そもそも、面談をする目的というのは、面談を通して部下の本音を引き出して、その人が抱えている問題点や課題点を明確にすること。そのためには、活発なコミュニケーションが交わされる必要があるのです。そこで重要になるのが質問事項を用意しておくこと。面談は杓子定規に進行できるものではありませんが、本来の目的から脱線しないためにも、どのような質問をするのか、事前にしっかりと準備をしておくことが大切なのです。
社員面談ではどんな質問事項が必要か？
では、実際に社員面談を行うときには、どのような質問事項を準備しておけば良いのでしょうか。ポイントは「できるだけ社員の発言を促すような質問にする」ということ。
例えば、「最近調子はどう？」、「何か悩み事はある？」というような質問は、「はい」、「いいえ」、もしくは「大丈夫です」、「特にありません」といった短い言葉で相手からの回答が完結してしまいます。それを、「今抱えている仕事の問題点ってなんだと思う？」、「チームの雰囲気をもっと良くしたいと考えているけど、どうしたら良いと思う？」と言うように、相手が意見をしやすい質問を投げかけるのです。特に入社して間もない新入社員は、上司との面談というだけで萎縮して言葉が出なくなってしまうものです。質問したい項目を決めたら、どのような言葉がけで質問をしていくのか工夫していくようにしましょう。
避けた方が良い質問はあるか
社員の本音を引き出したいからといって、あまりに踏み込み過ぎた質問は逆効果です。仕事とは関係のないプライベートな質問は当然必要ありませんし、答えを促したいからといってしつこく質問をし続けるのもNG。これは部下の性格などによっても対応が大きく分かれる部分ですので、面談時の雰囲気を敏感に察しながら進めていくスキルが求められます。また、「最近営業成績が下がって来ているけど、どうしたの？」、「モチベーションが下がっているみたいだけど、悩みある？」といった質問のように、相手を否定する言葉を使うということも避けた方が良いでしょう。
質問を問いかける際のポイント
社員面談で部下の考えていることを話してもらうためには、リラックスした雰囲気作りを心掛けることも大切です。自分が話したことが評価に直結するのではないかと構えてしまい、積極的に意見を言うことができなくなってしまう社員も多いのです。まずは、面談をする側がコミュニケーションを取りやすいように歩み寄ってみましょう。その上で、「面談の内容はほかの人には口外しないこと」、「面談の意見が評価に直接影響しないこと」を伝え、安心してもらうことも大切です。
社員面談を行うときには、上司やほかの社員に面談の内容が聞こえないようにする配慮をしましょう。落ち着いて面談をする個室がないという場合には、レンタルスペースなどの活用もおすすめです。
上記で説明している通り、社員面談にはレンタルスペースを利用するのもひとつの手段です。社内に個室が足りないという場合のほか、いつもと場所を変えることで話しやすい雰囲気をつくるといった使い方も可能です。
スペイシーでは社員面談に最適なレンタルスペースを多数提供しています。適切な場所を選んで社員面談を成功させましょう。
