飲み会幹事で失敗しないためのポイントなどを解説！
社会人になると、飲み会の頻度も高くなり、幹事を任されることも。飲み会の幹事は、店決めから会計報告まで、仕事が盛りだくさん。そのため、初めて、飲み会の幹事を任されたとき、何から準備すれば良いか分からない人も少なくありません。
本記事では、飲み会幹事に任命されたときに、失敗しないポイントをまとめています。幹事の事前準備や当日の流れ、楽しい飲み会にするための幹事のやり方も紹介しているので、幹事初心者は要チェックです！
飲み会幹事に必要なこと
調整能力
調整能力は、飲み会の幹事になると、とても重要視されます。飲み会幹事の最初の仕事は、飲み会の日程を決めること。人数の少ない飲み会の場合は、全員の集まる場所で1人ずつ予定の確認ができますが、大人数の飲み会は、スムーズに日程が決められないことも。
とくに管理職はタイトなスケジュールのため、予定の調整が難しいです。そのため、管理職の予定から調整していくことがおすすめ。幹事は、普段から仕事の流れをよく見ておき、社員が比較的予定のない曜日を確認しておきましょう。
コミュニケーション能力
次に飲み会幹事に求める能力は、コミュニケーション能力です。日程調整を行う場合も、管理職を含む参加者全員に、参加可能な日程を確認する必要があります。また、日程が決まった後も、出欠確認や会場の詳細をメールしなければいけません。
人数の多い飲み会の場合は、幹事1人では手が回らないことも。同僚の手を借りる場合にも、コミュニケーションは必須です。幹事は何を手伝ってほしいのか、準備に必要なものはなにかなど、的確に伝えられる力も求められます。飲み会では、幹事が率先してコミュニケーションを図りましょう。
段取り能力
飲み会をスムーズに開催するためにも、段取り能力は必要です。もちろん、飲み会幹事は仕事と並行して行わなければいけません。幹事に選ばれたら、短時間で日程調整を行う方法や、飲み会当日の進行など、事前に段取りをしっかり行う必要があります。
飲み会幹事が行う事前準備と失敗しないポイント
事前準備①日程調整
幹事が一番最初に行う仕事が日程調整です。年末年始やプロジェクト打ち上げなど、社会人はさまざまな飲み会を開催しています。早めに日程調整を行わないと、次々と予定が埋まってしまうことも考えられます。そのため、飲み会幹事に選ばれたら、すぐに日程調整を開始しましょう！
飲み会幹事の仕事で失敗が多いのが、日程調整。日程調整を失敗すると、予定がずれてしまいます。失敗しないためにも、まずは、候補日からあげていきます。候補日は3日程度を目安に、絞っておきます。
候補日を選ぶ際は、管理職の都合のいい日を含めておくことがポイント。幹事は候補日を決めたら、すぐにメールなどで伝達するようにしましょう。
また、必ず回答の締め切りを設けてください。締め切りを設定することで、その日までに回答しなけらばいけないという意識が生まれます。また、期限内に回答のなかった人には、催促もできるので、回答締め切り日は必ず設定しておきましょう。
参加予定の人のスケジュールを抑えておくためにも、日程調整は素早く行うのがポイント。日程調整が素早くできると、その後の準備もスムーズに進みます。
事前準備②店選び
日程調整ができたら、飲み会の会場となる、店を選びます。飲み会は仕事終わりに行うことが多いため、なるべく会社の近く店を選びましょう。
飲み会の日に、急な仕事が入り、予定の時間より参加が遅れてしまうことも考えられます。会社の近くの店を選ぶことで、遅れてくる人も参加しやすくなります。
会社の近くだからといって、看板がない店や分かりにくい場所にある店はおすすめできません。店が見当たらないと幹事に問い合わせが増え、幹事の仕事が増えてしまうことも。
また、参加人数の多い飲み会で注意しておきたいのが、食べ物のアレルギーです。アレルギーに関しては、日程調整をする際に、幹事が一緒に確認しておきましょう。アレルギーを確認しておかないと、当日何も食べられないという人がでてくることも。全員が楽しめる飲み会にするためにも、忘れずに確認してください。
また、飲み会の予算は5000円以内で、飲み放題付きのプランがおすすめです。会費が高すぎると、参加者が躊躇してしまうことも考えられます。特に、飲み会が多いシーズンは、出費ががかさみます。なるべく、参加しやすい費用にすることで、参加者も喜びます。
飲み会に参加する人は、お酒が好きな人ばかりではありません。飲み放題のメニューの種類も、事前に確認しておきましょう。お酒の種類が多いのはもちろん、ソフトドリンクの種類も多い方が喜ばれます。
事前準備③店の下見
飲み会の店が決まったら、店の下見に行きましょう。下見をする際は、会社からどれくらいの時間がかかるのか、わかりやすい道や、周囲の建物も調査します。まずは、店の外観を確認し、わかりやすい看板があるか確認してください。
店内に入ったら、お店の雰囲気や個室の広さを見ておきます。BGMの大きさや、店内の照明についても確認しておきましょう。店のホームページに、大人数利用できると記載があっても、実際は席が狭く窮屈に感じることも。このようなことがないように、全員がゆったり過ごせる店がおすすめです。
店の雰囲気や席が確認できたら、次は料理の味を調査します。飲み会では、料理の質や量、提供スピードも重要です。特に男性の多い飲み会は、料理が少ないと満足できないことも。また、提供スピードが遅すぎると、飲み会のペースが崩れてしまいます。
遅れて参加する人がいる場合の料理の提供方法なども、事前に問い合わせしておきましょう。また、店員の対応なども確認しておくとベター。
最近は、アプリなどで店内の雰囲気や料理が確認できますが、実際に来店した際のイメージと異なることも。幹事は店の下見を行い、飲み会当日に失敗したと思わないようにしておきましょう。
事前準備④店の予約
店の下見が終わり、店を決めたら、店を予約します。飲み会を行う時期によっては、早い段階から予約が埋まっていることも考えられます。飲み会の店は、ひとつに絞らず、いくつか候補を用意しておきましょう。
年末年始や入社式などのシーズンは、どこの店も早い段階で予約がいっぱいになります。宴会シーズンに飲み会を行う際は、1か月前には予約を取りましょう。
また、少人数の飲み会の場合でも、1週間前までに予約をとるのが好ましいです。特に、金曜日や土曜日など、翌日が休日の場合は、予約が埋まりやすいため、注意しておきましょう。
店によっては、席のみの予約も可能ですが、飲み会の場合は、コース料理や飲み会も一緒に予約するのがおすすめ。当日に注文することも可能ですが、店の状況によって、コース料理が注文できないことも。また、コース料理は金額が決まっているので、会費が集めやすいという点でもおすすめです。
事前準備⑤出欠確認
飲み会当日に出張や、急な予定が入り、急遽参加できなくなることも。店を予約し、会場や会費をメールする際に、キャンセルできないという一言も付けておきましょう。
しかし、どうしても仕事が抜けられない場合は、やむを得ず欠席することになります。メールには、キャンセル料についても記載しておくことをおすすめします。
もし当日までに、欠席する人が出た場合は、すぐに店に連絡しておきましょう。早い段階で連絡することで、キャンセル料がかからないことも。
事前準備⑥席順を決める
入社したばかりの新人など、どこの席に座れば良いのかわからない人も少なくありません。このようなことがないように、幹事があらかじめ席順を決めておきましょう。上司や主役の席を決めておくだけでも、スムーズに席につけます。
基本的に管理職は、入り口から一番遠い席に、入社次数によって奥から順番に配置します。幹事は、注文や配膳など動きやすいように、入り口近くに座っておきましょう。
席順を決める際、喫煙者と非喫煙者を分けることは必須。日頃、交流の少ない人同士を隣にして、コミュニケーションを取れるようにしても、良いでしょう。
事前準備⑦会費集めと二次会の店探しも重要
出欠確認が終わったあとは、参加者から会費を集めます。会費は当日に集めても良いですが、人数の多い飲み会は、会費集めに時間がかかり、誰から回収したか分からなくなることも。事前に参加者の一覧を作成し、会費を集め終わると、チェックしておきましょう。
前日までに会費を集めておくことで、会計時も慌てることなく、スムーズに行えます。当日に会費を集めると、会計に時間がかかることも。当日の会計までの流れを、しっかり意識しておきましょう。
また、二次会の話が出ていない場合も、二次会に適した店を探しておくことも重要。二次会の店がいっぱいで利用できないということがないように、あらかじめ店の電話番号や場所を調べておきます。
二次会が決まった場合は、店に電話して入店できるか確認します。急遽、二次会が決まった場合も、店の候補をあげておくことで、スムーズに予約が取れます。
飲み会幹事が当日と翌日以降に行うこと
当日①早めに会場へ向かって会計を先に行う
飲み会幹事は、早めに会場に向かって、先に会計を行います。人数が集まり始めると、ドリンクの注文や、遅刻の連絡受けなど、さまざまな仕事が発生します。そのため、なるべく早く会場に行き、会計を済ませる必要があります。
当日②ファーストドリンクの注文
人数が集まり始めると、ファーストドリンクを注文します。ファーストドリンクは、開会の挨拶前に済ませておきましょう。大人数の場合は、誰がどのドリンクを注文したか分からなくなり、提供までに時間がかかると、場が白けてしまうことも。
ファーストドリンクを注文する際は、幹事が簡単にメモをとっておくのがおすすめ。ファーストドリンクは、なるべく早く全員に届けられるように、心掛けてください。
当日③開会の挨拶をする
飲み会の開会挨拶は、上司の仕事ではなく、幹事の仕事。早く飲み物や食事を楽しみたいと考える人も多いため、長くなりすぎず、簡潔な挨拶がおすすめ。会社や上司が飲み会費用を負担している場合は、感謝の気持ちを伝えましょう。
当日④時間内に切り上げて忘れ物などをチェックする
終了時間が近くなると、幹事が進んでラストオーダーの注文をとります。店の迷惑にならないように、時間内に店を出れるようにしましょう。お酒を飲むと、注意力が低下して、スマホなどの忘れ物が増えます。幹事は最後まで店内に残り、忘れ物のチェックを行います。
翌日以降①早めに会計報告をして返金などを行う
会計報告は基本的には、飲み会の翌日に行います。回収した会費と、飲み会の会計がぴったりの場合は、金額の報告のみで問題ありません。残金が出てしまった場合は、残金は次回の飲み会に回すのがおすすめ。しかし、1人1000円以上の返金が可能な場合は、参加者にキャッシュバックしましょう。
飲み放題の時間以外にお酒を飲み、追加料金が発生するのはよくあること。追加徴収が必要な場合は、なるべく早く集金しましょう。会計報告は、メールでわかりやすく伝えてください。
会計報告を曖昧にすると、悪い印象を持たれてしまうことも。丁寧な会計報告を心掛けて、良い飲み会だったと思ってもらえるようにしましょう。
翌日以降②口頭やメールでのお礼
飲み会の翌日は、参加者に口頭やメールでお礼の挨拶をしましょう。幹事の手伝いをしてくれた人も多いはず。お礼は、メールではなく直接伝えることが好ましいです。直接お礼を言うことで、幹事を任せてよかったと思われるでしょう。出張などで不在の場合は、メールで感謝の気持ちを伝えてください。
飲み会の開催にあたって、店にいろいろと配慮してもらった場合は、店の方にもメールでお礼をしても良いでしょう。
飲み会幹事の挨拶の仕方
乾杯の挨拶と締めの挨拶は短くする
乾杯の挨拶と締めの挨拶は短くしましょう。飲み会のメインは、挨拶ではなく、全員で楽しく食事をすること。挨拶が長いと、飲み会の場が白けてしまいます。少しでも多く、食事や参加者同士の会話を楽しめるように、心掛けてください。
事前に挨拶依頼をしておく
上司に挨拶を依頼する場合は、事前に依頼しておきましょう。また、歓送迎会においても、主役に挨拶を依頼します。事前に挨拶依頼をしておくことで、相手も話す内容を、じっくり考えられます。
とくに、入社したばかりの新人は何を挨拶すれば良いか分からないこともあるので、幹事がアドバイスすることもおすすめ。
挨拶を依頼するときは、口頭でお願いしましょう。どうしても社内に戻れない場合は、メールでも問題ありません。依頼する際は、飲み会の日時をしっかりと伝えておきましょう。
締めの挨拶で二次会の告知をする
締めの挨拶では、二次会の告知も行います。すでに二次会の店を予約している場合は、店の場所や行き方も説明しておきます。まだ、二次会の人数が決まっていない場合も、締めの挨拶の時に確認しても良いでしょう。二次会は、締めの挨拶までに出欠の確認をとっておくと、予約がスムーズです。
楽しい飲み会にするための幹事のやり方
楽しい飲み会にするための幹事のやり方を紹介します。幹事のやり方を覚えておくことで、全員が楽しめる飲み会が開催できます。楽しい飲み会にするためにも、幹事の振る舞いや、やり方をチェックしておきましょう。
やり方①参加者リストを作る
楽しい飲み会のやり方として、参加者リストを作ることがおすすめ。参加者リストは、エクセルを利用すれば簡単に作れます。参加者リストをつくっておくと、日程調整や会費集めがスムーズに行えます。
さらに、備考欄を作っておき、食事に関するアレルギー情報や、当日の予定などを書きこんでおいても良いでしょう。コース選びもしやすくなるため、参加者リストは作っておいてください。
やり方②最低2回はリマインドする
飲み会を忘れて別の予定を入れてしまった、ということがないように、幹事は飲み会当日までに、メールを利用して、リマインドすることをおすすめします。飲み会の1週間前と2週間前の2回程度がベター。最低2回、リマインドすることで、飲み会の参加率がアップします。
やり方③苦労を表情に出さない
飲み会幹事は、仕事も多く大変です。しかし、楽しい飲み会にするためにも、幹事は苦労を表情にださないことが重要。幹事が疲れた顔をしていると、飲み会の雰囲気が暗くなってしまうことも考えられます。
幹事が笑顔でいるだけで、雰囲気は明るくなり、楽しい気持ちになる人も多いでしょう。笑顔でハキハキと仕事を行うことが、幹事には求められます。幹事になったからといって、無理の場を盛り上げる必要もないため、暗い顔だけはしないように気を付けておきましょう。
やり方④サプライズを用意する
楽しい飲み会のやり方として、サプライズを用意しておいても良いでしょう。サプライズプレゼントをもらって、嫌な気分になる人はいません。飲み会当日に誕生日を迎える人をリサーチし、サプライズを用意します。サプライズは、幹事だけでなく、同僚に手伝いを頼んでも良いでしょう。
また、プレゼントだけでなく、手紙などを用意しても楽しんでもらえるはず。飲み会幹事は、サプライズを用意して、飲み会が楽しくなるような工夫をしてください。
やり方⑤集合写真を共有する
飲み会で集合写真を撮るのは、恒例です。飲み会幹事は、集合写真を参加者に共有する必要があります。集合写真は、なるべく早めに共有することがおすすめ。深夜にメールなどで送るのは、マナー違反ともなるため、翌日以降に共有します。
最近はSNSも普及していますが、全員がTwitterやInstagramなどのアカウントを所有しているわけではありません。そのため、SNSで写真を共有するのはやめておきましょう。
集合写真が複数ある場合は、社内のネットワークを利用して、Web上での共有がおすすめ。全員に素早く共有できる方法を確認しておきましょう。
飲み会幹事の当日の注意点
注意点①喫煙スペースの確認
飲み会幹事は、はやめに会場に向かい喫煙スペースの確認をしておきます。店内で喫煙ができず、ほとんど店の外で過ごすという失敗も。失敗しないためにも、幹事は喫煙スペースはあらかじめ確認しておきましょう。
注意点②無茶振りへの対応
幹事になると、無茶振りされて困ることも。無茶振りに対応できるように、あらかじめいくつかネタを用意しておいても良いでしょう。
特に、はじめて幹事をする場合、どのようなことをすれば良いか分からない人も多いです。以前幹事をした人に、無茶振りされた場合は、どうすれば良いかなど、相談しても良いでしょう。
注意点③消費税抜きで費用を回収するのはNG
消費税抜きの費用を回収し、支払い時に足りないということがよくある幹事の失敗のひとつ。少人数の飲み会では、すぐに回収できますが、大人数の場合、回収にも手間がかかります。
料理の価格が、税込み表示されているか、金額をメールで伝えるまでに、しっかり確認しておきましょう。キリのいい金額の場合、税抜きの可能性があるので、注意してください。
飲み会幹事を成功させよう！
飲み会の幹事で失敗しないためのポイントや、楽しい飲み会にするための幹事のやり方について、詳しく紹介しました。飲み会幹事になると、日程調整から当日の進行、会計まで、さまざまな仕事が任されます。飲み会幹事を任されたら、本記事を参考に、飲み会の準備を初めてください。よくある失敗も参考に、楽しい飲み会を開催しましょう！
