事務所でできる経費削減のアイデアのご紹介

経費削減は企業にとって常に気になる課題の1つです。事務所でできる経費削減方法にはどのようなものがあるのか、ここでは経費削減が可能な代表的な項目について、実用的なアイデアをご紹介しましょう。

1. 経費削減を行うメリット
2. 備品の経費削減方法
3. 事務所の賃料削減
4. 事務所にかかる費用の削減方法

経費削減を行うメリット

改めて、企業が経費削減を行うメリットとは何でしょうか。最も大きいのは言うまでもなく、純利益が増えることです。また、経費を削減することはムダを省くことであり、業務効率化につながります。それ以外にも、目標を設定し、社員全員で努力することで一体感が増し、意欲がアップする効果も期待できます。日頃からコスト意識を高め、組織として課題に取り組むことを、人材教育の一環として役立てることもできるでしょう。さらに、経費削減によって生じた利益の一部を賞与などに反映できれば、社員のモチベーションも向上するはずです。

備品の経費削減方法

では具体的に、経費を削減するにはどのような方法があるのでしょうか。最初に手を付けやすく、モデルケースともしやすいのは、事務用品をはじめとする備品に関する経費削減です。大量に必要なものは、部署または会社全体で一括購入するようにしましょう。担当者を決めて消費状況を管理することも必要です。逆に使用頻度がさほど高くない備品は、部署やフロアごとに共同で使う仕組みにし、使用し終わったら必ずもとにあった場所に返すことにします。これも管理者を決め、声をかけて利用する方式にするか、貸出台帳に名前を記入する方式にすれば、備品がどこに行ったかわからなくなるといった事態が防げます。

事務所の賃料削減

毎月掛かる経費の中でも大きいのは、事務所の賃料です。事務所の賃料は毎月売り上げに関係なく一定して支払う固定費のため、これが下がると非常に経費削減の効果が高くなります。
そのため、事務所の家賃を引き下げ交渉ができないかと思っている方も少なくありません。必ずできるわけではありませんが、景気や人気によって賃料は変動するものなので、家主さんに交渉してみることは可能です。とくにオフィス賃料は変動が激しいため、近所の空きオフィスの賃料をチェックしておきましょう。交渉時のネタとなるかもしれません。

もしも、交渉しても引き下げが難しく、業務や社員人数とオフィスの広さが見合っていないと感じた場合は、思い切って事務所移転を考えてみるのもひとつの手段と言えます。
なかなかいい物件が見つからなかったり、まだ引越しの時期ではないというときには、会議室の使用しない時間などを外部へ貸し出しを検討してみることもおすすめです。事務所の賃料が無駄にならない工夫をしてみましょう。

事務所にかかる費用の削減方法

水道光熱費は使用状況を把握し、提供各社が用意する割引プランを比較して最適な契約プランを選びたいところです。エアコンの設定温度の見直し、フィルターの洗浄、照明器具のLED化、蛇口に節水コマを使用するなどの細かい工夫も水道光熱費削減に役立ちます。また、電気料金は使用状況をモニターできるチェッカーを使用して、具体的に何にどれくらい電力が使われているかを測定してみることもできます。

電話代もいくつかのコストダウンの方法があります。光回線でインターネット回線を高速化するとともに、電話回線を一本化し、オフィスに使用できるひかり電話などのIP電話を導入することで通信費を抑えることができます。事務所の固定電話と携帯電話間の通話料を無料にするプランを検討するのもいいでしょう。

また、ITインフラ、基幹業務システム、PC、ソフトウェアといったITコストの削減も課題となります。これらは専門知識がなければスリム化のポイントがわかりづらいのがネックでしょう。電話・通信を含めたITの利用状況を調べて、経費削減プランを提案するサービスを行うSIer（システムインテグレーター）の会社もあります。無料診断サービスなども用意されているので、これらを利用するのも1つの方法です。

オフィスにおける経費削減はできるところから始めてみるというやり方、思いきって根本的な部分にメスを入れて一気に変革するというやり方の2通りがあります。自社の現在の状況に合うのはどちらかを考えながら、どのような経費削減策を講じるのかを検討してみてください。