タイムマネジメントの意味や管理する時のコツは何か？
ビジネスパーソンにとって重要なスキルであるタイムマネジメントとは、どのようなものなのでしょうか。この記事では、タイムマネジメントで生産性を向上させるために、上手く管理するコツや方法を解説します。また、タイムマネジメント力が求められる背景や、スケジュール管理との違い、具体的な実践方法も紹介しています。
タイムマネジメント力を身に付けると、仕事だけではなく、プライベートも充実した時間を過ごすことができます。ぜひ、この記事を参考にタイムマネジメント力を身に付け、生産性の向上や、仕事の効率化に役立ててください！
タイムマネジメントとは？
まず初めに、タイムマネジメントとはどのようなものなのか、言葉の意味やタイムマネジメントスキルが求められる背景について解説。さらにスケジュール管理との違いについても説明します。
タイムマネジメントの言葉の意味
タイムマネジメントとは「すべきことに対して、時間の使い方（時間配分）を効率よく改善すること」を意味します。限られた時間を有効活用して業務を遂行するために、時間の使い方によって生産性の向上を図ることが目的です。
例えば、同じ時間あたりで10の成果しかあがらなかった、20の成果があがるようになったり、同じ時間当たりで10の成果をあげていたものを、半分の時間で上げられるようになった、などです。
タイムマネジメントが求められている背景
昨今、タイムマネジメン力が強く求められるようになった背景には、少子高齢化による労働人口の減少があります。今後の労働人口は、40年後には現在の三分の二程度に減少すると予想されています。
減少していく労働人口の中で、いかに組織の生産性を向上させるかがカギとなり、限られた時間を有効に活用するタイムマネジメント力が求められているのです。
スケジュール管理との違い
タイムマネジメントと同じ意味だと捉えられがちな言葉に「スケジュール管理」があります。スケジュール管理とは、その名の通り、日程や予定を管理することを意味しています。これに対し、タイムマネジメントは、「行動をマネジメントする」ことまでが、その意味に含まれます。
予定に対して、優先順位や目標を設定し、振り返りを行うなど、生産性を高めるマネジメントを行うところまでを含めてが、タイムマネジメントなのです。
タイムマネジメントにおける生産性向上のパターン
ここからは、タイムマネジメントにおける生産性向上について、具体的なパターン別に考察しますので、事例を参考にしてください。
投入時間を変化させない場合
生産性の定義について、元マッキンゼー・アンド・カンパニーの伊賀泰代氏は、「生産性＝投入した資源÷得られた成果」としています。この式に当てはめる場合、投入した資源、つまり投入時間を変化させないで生産性を向上させるには、成果の数値を上げることが必要です。
具体的には、業務時間は変化させずに、業務の効率化や従業員のスキルアップなどにより、成果の量や質を向上させ、生産性の向上につなげる方法です。
投入時間を減らした場合
では、投入時間を減らして、成果は変化させないパターンはどうでしょうか。生産性＝投入した資源÷得られた成果の式にあてはめてみると、投入した資源（時間）は減って、成果は変わらないので、生産性は向上します。ただ、投入時間を変えずに同じ成果をあげるためには、やはり 業務の効率化や従業員のスキルアップ が重要です。
投入時間を増やして成果物の総量を大幅に増やした場合
次に、投入時間を増やして、成果物の総量を大幅に増やした場合を式にあてはめてみます。投入時間を増やして成果物の総量も大幅に増やせば、生産性は向上させることができます。それでは、成果物を大幅に増やすためには、増やした時間をどのように使えばよいのでしょうか？
増やした時間を、ただ今まで通りの業務に費やしてしまっては、成果物を大幅に増やすことは難しいでしょう。投入時間を大幅な成果物の増大につなげるためには、ポイントを絞って、成果の見込める業務に時間を投入することが有効です。
投入時間を大幅に削って成果物の総量も減らした場合
最後に、投入時間を大幅に削って成果物の総量も減らした場合を式にあてはめてみます。投入時間を削って、成果物も減らせば、生産性は低下します。これは、一つの業務としてとらえた場合には、生産性の低下となります。しかし、企業全体でとらえてみると、また違ったとらえ方ができます。
成果のあらわれにくい業務への投入時間を大幅に減らし、その時間を成果につながりやすい業務へ投入することで、企業全体の生産性を向上させることができます。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントスキルを向上させると、スケジュール管理だけでは得られないメリットを得ることができます。ここでは、タイムマネジメントを取り入れることによるメリットを紹介します。
メリット①重要度の高いタスクをこなすことができる
タイムマネジメントでは、効率よく時間を使って行動するために、重要度の高いタスクから優先順位を付けて時間を使います。このためタイムマネジメントスキルを身に付けると、必然的に重要度の高いタスクをこなせるようになり、ただ漠然と取り組むより、成果につながりやすいでしょう。
メリット②残業時間が減る
タイムマネジメントでは、必要なタスクを洗い出し、何をいつまでに進めるのか目標設定を行います。このことで作業全体にかかる時間を見通すことが可能となり、残業が発生している（しそうな）業務を見直し、残業が発生しないように修正することができるのです。
メリット③仕事とプライベートの両立が可能
タイムマネジメントスキルを身に付けて残業時間が減ることで、仕事が終わってからの時間も計画的に活用できるようになります。仕事でもプライベートでも時間が計画的に使えるようになると、上手に両立することも可能となってきます。時間に余裕ができて、新しい事にチャレンジしたり、より充実した時間を過ごすことができるでしょう。
メリット④精神的な余裕が生まれる
終わりの見えない業務や、先の見通せない生活は、不安感や圧迫感をもたらします。タイムマネジメント力を身に付けて、タスクを把握して見通しがつけられるようになると、精神的な余裕を持てるようになります。
タイムマネジメントの実践方法
ここからは、効率的に時間を使って行動するための、タイムマネジメント力の具体的な実践方法を紹介します。
実践方法①やるべきことを洗い出す
効率的に時間を使って行動するためには、まず、成果に結びつけるために必要なタスクをすべて把握することが大切です。必要なタスクが把握できていなければ、効率的に組み立てることもできません。ロジックツリーなどを使って、やるべきことをすべて洗い出してみましょう。
実践方法②アイゼンハワーマトリクスを活用する
アイゼンハワーマトリクスとは、アイゼンハワー元アメリカ大統領が考案した時間管理の方法です。アイゼンハワーの法則、緊急度重要度マトリクスとも呼ばれるこの方法は、タスクの優先順位付けや仕事量の管理に役立ちます。
このマトリクスのポイントは、タスクを緊急度と重要度の面から評価するという事。それぞれのタスクを4つの領域に分類し、取り組み方を判断します。第一領域は、緊急かつ重要。ここに分類されるタスクは最優先されるべきタスクです。すぐに着手・対処が必要です。
第二領域は、重要だが緊急ではない。ここに該当するのは、重要度の高い長期目標などです。重要ですが、急いで取り組む必要はないタスクです。第三領域は、緊急だが重要ではない。緊急性があるため、時間を使ってしまいがちな項目ですが、自分が取り組むべきタスクなのか考える必要があります。
ここに当てはまる業務は、定型業務であれば、ほかのメンバーに依頼することも考えましょう。第四領域は、緊急ではなく、重要でもない。ここに分類されるタスクは、可能な限り避けるべきタスクです。このマトリクスを活用すると、必要なタスクに優先順位を付けて、効率的に取り組むことができるようになります。
実践方法③フィジビリティスタディを活用する
フィジビリティスタディとは、新規事業などでの実行可能性や採算性などを、事前に調査することという意味があります。「実行可能性調査」「企業化調査」「採算性調査」とも呼ばれ、F／Sと表記されることもあります。
このフィジビリティスタディを活用することで、事前に実行可能性や採算性のあるプロジェクトかどうかを見極めることが可能です。
実践方法④目標を持って行動する
タイムマネジメントでは、タスクの重要度を振り分けたら、そのタスクに目標設定を行います。そのタスクを「どれくらいの精度で」「いつまでに」終了させるのかを設定するのです。具体的な数値を目標とすることで、タイムマネジメントを生産性の向上に結び付けることが出来るでしょう。
実践方法⑤タスクを細分化する
タスクを「どれくらいの精度で」「いつまでに」終了させるか目標設定を行ったら、そこからさらに細分化して詳細な時間軸に落とし込んでいきます。月・週・日・時単位まで時間軸を細分化し、行動を落とし込むのです。
例えば、今月に終えるべき業務がある場合、そのためには、今週どこまで達していなければならないのでしょうか。そうすると、今日はどこまで終えなければならないのかという事が、細分化することで明確になってきます。
タイムマネジメントを上手く管理するコツ
ここからは実際にタイムマネジメントを上手に管理するコツを、それぞれのポイントごとに解説します。
達成すべき目標を数値化する
タイムマネジメントの目的である、時間当たりの生産性を向上させるためには、明確な目標設定がポイントとなります。目標を明確にするには、目標を数値化することが有効です。ただ単に「先月より売り上げを伸ばす」という目標より、「先月より3件契約を多く取る」という目標の方が、具体的な計画も立てやすくなります。
なんとなく苦手意識を持っているものでも、具体的に数値化してみると、やるべきことが見えてきて、苦手を克服する糸口になることがあります。目標を具体的に数値化することが、成果へとつなげるコツなのです。
締め切り期日を短く設定する
明確な締め切りがないタスクや、雑務のようなものでも、締め切りを設定しておくことで、ヌケモレや準備不足を防ぐことができます。
このとき、重要度が低いからと期限を長くすると、終了していないタスクが蓄積し、精神的に負担となります。重要度が低くても、不要に期限を長くせず、タスクを蓄積させないことが、タイムマネジメントを上手に管理するコツです。
優先度の高いタスクは午前中に終わらせる
午前中は脳が疲れておらず、効率的に作業が進められる貴重な時間です。この時間をうまく活用し、優先度の高いタスクを午前中に終わらせることも、重要なタイムマネジメントのコツのひとつです。
難易度の低いタスクから開始する
いくら作業効率の高い午前中でも、いきなり難しい作業から取り組むのでは、なかなか取り掛かりずらいものです。そういった場合には、まず、取り掛かりやすい簡単なタスクから片付けるのも良い方法です。勢いに乗ったところで、本命のタスクに取り掛かるのが、上手なタイムマネジメントのコツです。
高すぎる目標を設定しないようにする
高すぎる目標設定は、到達までのイメージが設定しにくく、到達できずに諦めてしまうこともあります。到達する計画の立てられないような高すぎる目標は、立てても意味がありません。目標はあまり高くせず、自分の力より少し上くらいにこまめに設定すると、何度も達成感を味わうことができて、生産性の向上につながるでしょう。
タイムマネジメントが学べる本
ビジネス書の中には、タイムマネジメントを扱ったものが多くあります。ここでは、タイムマネジメントが学べる本を3冊紹介します。
エッセンシャル思考 最小の時間で成果を最大にする
著者のグレッグ・マキューンは、シリコンバレーのコンサルティング会社THIS Inc.のCEOです。アップル、グーグル、フェイスブック、ツイッターなどの有名企業井アドバイスを行っています。
エッセンシャル思考とは、効率的に出来ることを増やすのではなく、本当に重要なことを見定めて、やることを減らし、大切なことに集中しようという考え方です。つい、効率的なつもりで、あれもこれもと詰め込んでしまいがちな思考に、大きな気付きを与えてくれる一冊です。
減らす技術
こちらの著書も、言わんとする根源は同じでしょうか。シンプルライフを提唱するカリスマブロガー、レオ・バボーダ著。人生はシンプルなほどいい。「大切なこと」だけに集中して、それ以外は取り除く。マルチタスクよりも、タスクを制限して集中することで、生産性があげられると説いています。
仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版
英国のビジネス・コーチ、マーク・フォースター著。「忙しいだけの仕事」を捨てて、チャレンジングな「本当の仕事」に集中せよと説いています。この本でも、一つの仕事に集中すること、シングルタスクの重要性が説かれています。「今日予定していなかった仕事は明日やる」という、目からウロコの仕事術も紹介されています。
タイムマネジメントのスキルを身に付けよう！
タイムマネジメントの意味や実践方法を解説し、タイムマネジメントのスキルを身に付けることは、仕事だけではなく、プライベートの時間の有効活用にもつながることを説明しました。タイムマネジメント力を向上させて仕事とプライベートの両立が上手に図れるようになると、生活が充実し、精神的にも余裕を持つことができます。
ぜひ、この記事のタイムマネジメントのコツなどを活用してスキルを身に付け、限りある時間を有効活用し、生産性の向上に役立てましょう。
