大人数の打ち合わせや、社内の会議室が使用できなかったときなどに便利な「貸し会議室」。部屋の広さやレイアウトなど、さまざまな種類がありますが、最適な会議室を選ぶためには、どのような点に気をつけたら良いのでしょうか。今回は、貸し会議室を選ぶ際のポイントについて、詳しく解説します。
参加人数はどうか?
貸し会議室を選ぶ場合には、まずは参加人数を明確にすることが大切です。特にセミナーなど大人数が参加する場合には、この部分を見誤ると参加者に迷惑をかけてしまうことも……。実際の参加予定人数よりも多い人数が収容できる部屋を選んでおくと安心でしょう。会議でも研修でも、参加人数がある程度確定しなければ借りる部屋を決めることができませんので、人数の把握は最優先事項と考えておくようにしましょう。
予算はどうか?
金額に応じてレンタルする会議室を選ぶというのも方法のひとつです。レンタル会社によって基本料金に含まれているものが異なりますので、室料以外に何がついてくるのか、オプション料金にどの程度かかるのかをあらかじめ確認しておくようにしましょう。特にプロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどを使う場合や、什器などを使う場合には、料金の確認が必須です。早期予約割引、複数割引、直前割引など、条件に応じたサービスを提供しているところもありますので忘れずにチェックしておきましょう。
立地はどうか
貸し会議室を選ぶ際に最も重視したいポイントのひとつが立地条件です。参加者の立場になって、どういった立地が便利なのかを検討しましょう。重要度の高い会議や、大人数が多方面から集まるセミナーなどでは、交通の便が良いことが必須です。駅からの距離だけでなく、最寄り駅に複数の路線が乗り入れているかどうかなども確認しておきましょう。ただし、一般的に立地条件の良い貸し会議室は、繁忙期に予約が集中してしまう傾向にあります。年度の始まりや、年末など企業のイベントが多い時期には早めに予約をしておくことも大切です。
設備はどうか
社内のちょっとした会議、大規模なセミナー、クライアントを招いての商談など、会議の目的によって必要な設備は異なります。貸し会議室を選ぶ際には、必要な備品や機材が揃っているかどうかの確認も忘れないようにしましょう。まずは、どんなものが必要なのかをあらかじめリストアップしておくと安心です。自分でパソコンを持ちこんでプレゼンなどをする場合には、貸し会議室の機材と規格が合うかどうかの確認も忘れずに。
雰囲気から選ぶ
オーソドックスな会議室、カジュアルな会議室、アットホームな会議室など、会議室の雰囲気も重視したいポイントのひとつです。どんな目的で、誰が参加するのかによって、最適な種類を選んでいきましょう。例えば、得意先との商談を行うのであれば、重厚感のある応接室のようなスペースでも良いでしょうし、クリエイティブな会議をするのであれば、デザイン性の高いお洒落な会議室もおすすめです。
貸し会議室を利用する場合には、あらかじめ実際の会議をシュミレーションしておくことが大切です。誰が、どんな目的で、どんな進行で会議やセミナーを行うのかを細かくイメージして、必要な空間や設備を確認しておきましょう。
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