新しいオフィスへ移転が完了するまでには、非常にたくさんのやるべきことが待っています。通常の業務をこなしながら、スムーズにこのプロジェクトを進めていくには、早くから計画を練り、入念に準備を進めていくことが求められます。ここでは、オフィス移転の計画を立てる上で知っておくべきことをご紹介します。
オフィス移転の際に考えるべき目的
オフィス移転の目的は何でしょうか。まずこのことを明確にする必要があります。事業拡大や人員増加に対応するためという理由のほか、分散していた拠点の統合、アクセスの良さやIT設備の充実、耐震性に優れたビル、賃料の安いところを求めて……ということもあるでしょう。いずれにしろオフィス移転を成功させるには、移転によって何を実現するのかという目的をはっきりさせておくことが肝心です。目的によって探すべき物件の条件、整えるべき設備も変わってきます。移転した結果、以前よりも仕事環境が悪くなったり、仕事効率や業績が落ちてしまうようなことがないよう、十分なシミュレーションを行い、しっかりとした移転プランを立てましょう。
オフィス移転の流れ
滞りなくオフィス移転を果すために、オフィス移転までの一連の流れを理解しておきましょう。
入居中オフィスの契約内容確認
現在、入居しているオフィスの契約書の確認。解約予告期間、預託金の返還額、原状回復条件などは必ず把握しておきましょう。
オフィス選び
移転先の物件を選びます。立地、設備、必要な工事内容、賃料・敷金・保証金、その他コストについても詳細に確認し、検討してください。
移転手続き・庶務業務
オフィス移転業者への見積もりの依頼をします。廃棄物の処分手続き、電話回線の移転、郵便物の移転、インターネットのプロバイダへの連絡、リース契約をしている機器に関する手続きなどを確認。取引業者への連絡と通知書類、移転挨拶状の作成も必要です。
オフィスプランニング
レイアウトを決めます。電気工事、内装工事、電話工事、LAN工事、セキュリティ工事、空調工事などの依頼も行いましょう。これらもオフィス移転業者に任せることができます。
引越作業
引越作業当日は旧オフィスと新オフィスそれぞれに人を配置し、鍵の開閉や作業の指示などにあたります。
関係官庁への届け出
法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所などへの手続きも忘れずに行いましょう。
旧オフィスの原状回復
移転するときは、オフィスを入居前の状態に戻す必要があります。入居後に設置した設備などを撤去するのはもちろん、壁面、天井、床などの汚れを落とし、修繕箇所があれば改修も行わなければなりません。
また、原状回復した後、引き渡しまで期間がある場合には、その間、オフィスをレンタルスペースや貸し会議室として有効活用するのがおすすめです。短期間であっても、貸し会議室などはもともと単発の需要が多いので利用者が現れる可能性は十分にあります。部屋を貸し出すには、貸し会議室・レンタルスペースの予約サイトに登録し、情報を掲載するだけでできます。
新オフィスでも空室活用を
新オフィスではしばらくの期間、社員や設備が完全には整わず、空きスペースが生じることがあるでしょう。会議室の稼働率もまだそれほど高くないかもしれません。こうしたスペースやアイドルタイムがある場合は、やはりレンタルスペースや貸し会議室として活用することができます。
オフィス移転には相当なコストがかかるものです。しかし、移転に伴って生じるリソースを有効活用すれば、いくらかでも利益を得ることができます。こうしたアイデアも移転計画の中に組み入れてみてはいかがでしょうか。
オフィス移転をしたのち失敗したと思わないためにも事前の計画は非常に大切です。
オフィス移転後に余ったスペースがあったり、使用頻度が少ないスペースがある場合には貸し会議室としての活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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