会議をする意味や目的は何か？
意味のある効率の良い会議にするために、その意味や目的を再確認しましょう。会議をする意味や目的を知ることで、進め方やゴールを明確にすることができます。一言で会議と言ってもその種類は様々です。それぞれの会議の種類やゴールを知り、質の高い生産性のあるものにしましょう。
そのために意味のある良い会議の例や効率よく進めるためのポイントをまとめました。どこかマンネリ化していた雰囲気を打破するために、その意味や目的を再確認してください。
会議をする本来の意味と目的
議題を設けて意思決定するため
会議をする意味や目的は「議題を設けて意思決定するため」です。企業に所属するたくさんの人々の考えを集約し、一つの意思決定を行うために会議は必要になります。
企業規模が大きくなるほど考えを共有し、情報整理を行うことが求められるでしょう。現状報告や結果報告、会社の基本的な決定事項などを共有するなど議題も様々です。
仕事の方針などを伝えるため
会議における議題の種類は様々あります。たとえば、仕事の方針を伝えることも集まる意味や目的です。すでに決まっていることを担当やリーダーが全体に伝えるために招集し、意思統一を行います。
報告会議や定例会のような会議の種類がこれらに含まれており、情報共有が目的です。そのため、何かを決断することが目的ではないことがあります。大規模で行われることもありますが、少人数で短くコンパクトに済むこともあるでしょう。
情報を広げるため
新商品の企画会議やアイデア出しを目的に行う会議もあります。これは情報を広げることを目的にした会議で、自由に発言して、様々なアイデアを出し合いましょう。結論を出すことが目的ではないこともあり、意見を出しやすい雰囲気作りが重要です。
理解を深めるため
問題解決のために理解を深めることも会議の目的です。アイデアをより良いものにすることがゴール地点で、トラブルなどを解決する意味合いもあります。
また、堅苦しい場ではなく、居酒屋のようなところでフランクな雰囲気で話し合いを行うこともあるでしょう。コミュニケーションを深めて、リーダーを中心にガス抜きを行い、理解を深めてください。そして、最終的にきっちりとした形で問題解決を行うことがゴール地点です。
モチベーションをアップさせるため
決起集会やコーチング会議、そして先程のような飲み会などを利用した集まりは、モチベーションをアップさせることが目的です。
ざっくばらんな雰囲気で意見を出し合い、気持ちを盛り上げて意思統一やビジネススキルを上げましょう。このように会議の意味や目的は様々な種類があり、状況を再確認したりアイデアを出し合ったりと役割は多岐に渡ります。
意味のある良い会議の例
ゴールや進め方などが共有されている会議
意味のある会議にするためにはどういった点に注意すればよいのでしょうか？まずは、事前にゴールや進め方などが共有されていることが重要です。
事前に会議の項目や目的などがまとめられたアジェンダを作成しておくと、参加者は話し合いがやりやすくなります。ゴールや進め方が決まっていないと、意味ない話が行われて無駄に時間が伸びてしまうのです。
意味ないやり取りを減らすためにもしっかりとアジェンダを作成し、話し合いのタイムテーブルを定めておくことをおすすめします。適正な参加人数も検討し、目標設定を行っておきましょう。
発言しやすい雰囲気の会議
会議で意味ない形になってしまうのは、参加者が発言しにくい状態になっている場合です。せっかく参加しても一人、二人が発言していて意見を挟む余裕が無い状態はよくありません。
立場は異なっても会議でみんなが意見を言える状態が重要です。リーダーがうまく発言しやすい雰囲気を作ることが求められます。若手から斬新なアイデアが出ることがありますし、現場で働いている従業員しか感じていない現場の意見も出てくるでしょう。
このような意見の出しやすい雰囲気作りをするためにリーダーや中立役のファシリテーターを設置し、アジェンダを作成しておくことが重要です。意味ない集まりにならないように、発言しやすい雰囲気づくりを行ってください。
時間管理ができている会議
だらだらと意味ない話を長時間続ける会議は問題があります。そういった時間が続けば、今後の集まりもモチベーションの低いものになるでしょう。
そうならないためには、時間管理をしっかりと行ってください。意味ある会議にするためにも、タイムテーブルやタイムキーパーを用意して、メリハリのあるものにしましょう。
集中する環境が整っている会議
ゴールを明確にし、話し合いに集中できる環境にしましょう。会議の種類によってはノートパソコンや椅子などを排除して、短時間で集中して行う会議もおすすめです。種類によって不要なアイテムは設置せず、一気にゴールに向かって進めるやり方も試してください。
会議を効率よく進めるポイント
事前に目的と議題を共有する
話し合いを効率よく進めるポイントとして、事前に目的や議題を決めて参加者に共有しましょう。先に決めておくことで、そのための考えを整理して参加することができます。最初の意見の出し合いのテンポも良くなるので、進めやすい会議になるのでおすすめです。
会議時間は90分以内にする
人間が集中できる時間は90分が限界といわれています。いろいろな説がありますが、大学の講義の多くが90分に設定されているのも、それが集中力の限界なことが関係しているからです。
つまり、90分以上の話し合いを行っても意味ない集まりになります。できる限り会議のタイムテーブルは90分以内におさめるように設定してください。また、定例会議のようなものはコンパクトにまとめて30分から45分ぐらいの時間設定がおすすめです。
普段から報告や連絡を徹底しておく
いきなり集まっても情報不足で建設的な意見が出ないことがあります。これは普段から報告や連絡を行っていないことが原因です。
普段から社員と報連相を行って、問題をピックアップしておく必要があります。事実関係等を調査した上で定例会の議題にすることがおすすめです。
また、普段から報告や連絡をしやすい関係が作れていれば、相談の場でみんなが意見を言いやすい雰囲気作りにつながります。
会議には必要なメンバーだけを集める
アジェンダにも関係しますが、会議に参加するメンバーは必要な人材だけを集めましょう。人数あわせのような意味ない人がいても生産性が下がるだけです。意見を活発に出し、意思統一をしやすくするためにも参加メンバーをしっかりと検討しましょう。
会議以外に打ち合わせを活用する
話し合う内容が短時間で少人数で解決できるものは、わざわざ議題にする必要はありません。ミーティングのような形で短時間で問題を解決しましょう。
意見交換を行うとなると会議室をおさえ、みんなのスケジュールを調整して仕事を止めて集まって貰う必要があります。こういった事前準備の無駄を省くためにも、打ち合わせで処理できる場合はそちらを利用してください。
中立役であるファシリテーターを活用しましょう
話し合いを行う時にいくつかの役割を設定することも必要です。司会とは別にファシリテーターという役割を設定しましょう。ファシリテーターは話し合いにおいて中立役であり、意思統一や目的からずれないように調整する意味があります。
意見を出やすく促したり、相槌を打って雰囲気を良くすることも重要な仕事です。最終的な結論は参加者が出すもので、ファシリテーターはあくまでサポート役になります。ファシリテーターは高いスキルが必要なので、そういった人生を育成させることに投資も行ってください。
ホワイトボードなどを活用する
いろいろな意見が出る中でホワイトボードを活用し、みんなの意見を見やすく分かりやすくまとめましょう。Web会議を利用する場合でも、ツールを使えばホワイトボードのようなものを画面に表示することも可能です。
最終的には議事録とは別にホワイトボードの内容を写真で記録し、共有することをおすめします。そうすれば会議に参加していない人もどういった話し合いが行われたか後から確認できます。
オンラインツールを活用する
新型コロナウイルスが関係し、テレワークやリモートワークを利用する企業が増えました。そのためWeb会議も重要な話し合いの場になっています。
オンラインで話し合うためには、Zoomなど様々な種類のツールが存在しています。そして、通話機能だけでなく、ホワイトボードやポストイットを貼り付けるような感覚で意見を書き込めるツールもあるのでおすすめです。Zoom以外にmiroやチャットワーク、Googleカレンダーなど様々なものを利用してみましょう。
会議後の意思統一や認識確認を行う
話し合いを行った意味や目的を整理するためにも、最後にしっかりとしたまとめを行ってください。決定事項を再確認することで受け取り方のズレを修正できます。伝言ゲームのように、間違った情報がどんどん他の人に広がっていくことを防ぐことができるのが、最後の認識確認を忘れないでください。
決定したことを実行する
様々な意見を出し合い、決定したことは実行に移しましょう。また、課題や問題定義が行われたものは、それぞれのチームで話し合って、次の場で出す意見としてまとめておくことも重要です。
受け身な会議は意味ない場になるので、たくさんの意見交換を行い、会社をより良いものにしていく場にしましょう。そのためにも決定したことを素早くする実行力が求められます。
会議を行う時の注意点
注意点①方向性が決まっていない
会議を行うときの注意点を確認しておきましょう。話し合いを行うためには目標や方向性を定め、ゴールを設定しておきましょう。何のために開催し、どういったゴールを目指すのか決めないと、集まっても意味のない時間が過ぎていきます。
司会やリーダーが方向性を定め、ただの定例会にならないように気をつけてください。事前にアジェンダを作り、方向性を整理し各自に確認させた上で集まってもらいましょう。
注意点②発言しづらい雰囲気になっている
重役や上司が重い雰囲気を作って、発言しづらい雰囲気になっていないか確認してください。また、いつも同じような人がリーダーを担当し、発言をしているのも問題です。
時には開催する前に根回しが行われていて、自由な発言ができない状態になることもあります。このように集まりを開催する上で発言しづらい雰囲気にしないことが大切です。いろんな種類のアイデアがでるように、話し合いを開催する上では若手や新人、アルバイトなども意見が出せる進行にしてください。
注意点③議論の流れを断ち切る結論が出やすい
リーダーがいきなり「まっ、これぐらいで良いでしょう。結論は○○でいいですね」という状態が続くのは危険です。リーダーの鶴の一声で議論の流れが断ち切られ、結論が出されるのは意味ない集まりと同じになります。
せっかく様々な種類の意見を出していた人たちも、一気にモチベーションが下がってしまうでしょう。司会はリーダーが独善的な判断をできないようにコントロールし、ファシリテーターを活用してください。
注意点④予定時刻を過ぎても終わらない
スケジュールを守ることは重要です。本来決まっていた時間を超えて話し合いを行うことは、不満を抱かせる原因です。こちらも、アジェンダを事前に作成しておけば防げる問題点なので、それぞれの項目をどれぐらいの時間話し合うのか決めておきましょう。
この状態が放置されると、参加者は次第に「ここの会議は参加しても意味ない」と思われるようになります。司会やリーダーも時間を確認しながら時間内におさめる努力が必要です。
会議をする意味や目的を知っておこう！
会議をする意味や目的について解説しました。開催されるからただ参加するような会議にするのではなく、生産性のあり、意思決定や問題を解決する目標を設定したものにしましょう。
話し合いの目標やゴールを設定し、時間は90分以内ぐらいにおさめるのがおすすめです。目的を持った話し合いが続けば参加者の意欲もどんどん上がっていきます。会議をする意味や目的を明確にして、より良い意見交換の場にしましょう！
