会議というのは、参加する人たちの大切な時間を使って行われるものです。毎日の営業活動や、クライアントとの打ち合わせ、お客さまの接客をしたり、報告書類を書いたり、働く人たちは分刻みのスケジュールで仕事をこなしているわけですから、無駄を省いて効率的・効果的な会議にしたいものです。今回は、目的に合わせて会議を行うことの大切さとそのポイントについて詳しく解説します。
なぜ会議に「目的」が必要なのか
会議を行う際には目的を決めておくことが必要だと言われています。例えば、15人が参加する会議を1時間行った場合、15時間分の労働力を使っていることになります。ダラダラと会議が長引いてしまえば、その分滞ってしまう仕事もあるでしょうし、会社にとって良いことなどひとつもありません。反対に短時間で有意義な会議を行えば、仕事の効率や生産性が向上することもあるのです。
では、決められた時間のなかで充実した会議を行うためには、どうしたら良いのでしょうか？ 最も大切なのは会議の「目的」を明確にしておくということです。ただし、会議を進行する人だけが目的を把握していたのでは意味がありません。進行役の人はもちろん、参加者全員がどのような目的で会議を行っているのかを共通の認識として理解することで、それぞれの参加者が求められている意見をしっかりと準備することができますし、お互いの意見を活発に交わすこともできます。そして、参加者が積極的に意見を発言することで、会議を短時間で終わらせることもできるのです。
会議の種類
会議というのは目的によってさまざまな種類に分けられます。主な会議の種類とそれぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
報告・連絡をする会議
既に決定している事柄を伝えるのが目的の会議です。参加者たちがお互いに情報を共有し合うことで、その内容の方向性など細かな部分までを共有できるのが特徴です。決定事項を伝達するだけであれば、一斉メールなどで配信することもできますが、実際に集まって会議をすることで、参加者の反応なども直接感じることができるというメリットもあります。このような報告・連絡を目的とした会議は、ぱっと集まって短時間で終わるのが理想です。
物事を決める会議
議題に対して、何らかの判断を下して決定することを目的とした会議です。参加者からできるだけ多くの意見を抽出することが必要なため、進行役やリーダーなど影響力のある人はできるだけ発言を控えるのもポイントです。事前に話し合うべき内容や参考資料などを配布しておくと、より活発な意見交換が行えるでしょう。
問題点を見つける会議
トラブルなどが発生した際に、その原因を見極めてできるだけ早急に問題を解決するための会議です。社内での立場や力関係などにとらわれず、参加した人たちが思っていることを率直に発言できるように工夫することが大切でしょう。
アイデアを出す会議
参加者それぞれが持っている情報を集めて、自由な発想でアイデアを出し合ってもらうことが目的の会議です。相手の発言を否定しない、気楽にたくさん意見を言うなど、あらかじめルールを設定しておくと、お互いに刺激を受け合いながらさまざまな意見を集めることができるでしょう。
会議を効率的に行うためには、会議の議題（アジェンダ）を事前に出席者へ配布しておくことも大切なポイントです。何のための会議なのかを参加者全員の共通認識とすることで、活発な意見交換ができるでしょう。
上記で説明している通り、会議の種類は目的によって分けられます。貸し会議室で会議を行う際には、それぞれの会議の目的にふさわしい場所を選ぶことも重要です。ス
