上司になって部下を抱える立場になると、さまざまな悩みが出てくるものです。中でも、多くの企業が導入している人事考課制度や目標管理制度の運用に不可欠な、部下との面談に対し、苦手意識を持っている方は多いと思います。ではなぜ、部下との面談が必要なのでしょうか？
今回は、面談の必要性と実際に面談を行う際のポイントについて詳しく解説していきます。
部下との面談の種類
上司が部下に行う面談の種類には主に以下の4つがあります。それぞれの内容を詳しく見てみましょう。
目標設定面談
経営管理方式のひとつである「目標管理制度」を導入している場合に行う面談です。部下が達成すべき仕事の目標について、部下の意思を反映しながら決めていきます。
中間面談
目標設定面談で決めた部下の目標について、その進捗状況を確認するために必要な面談です。目標設定からこれまでの取り組みを部下とともに振り返り、結果が伴わない場合には改善策などを一緒に考えていきます。
自己評価申告面談
自分の仕事に対してどのように取り組んだか、目標達成ができたか、業務の成果はどうかという項目に対して社員自身が自己評価をし、それを上司に申告するための面談です。
フィードバック面談
人事評価の結果を上司から部下にフィードバックするための面談で、評価面談とも言われています。上司はなぜこのような評価になったのかを、部下が納得できるようにしっかりと説明しなくてはいけません。結果のフィードバックはもちろん、来期の目標や課題の検討も併せて行います。
部下との面談での目的の考え方
上記のように、面談にはさまざまな種類がありますが、実際に上司として面談を行う立場にいる人の中には、こうした面談に対して苦手意識を持っている方も少なくはありません。では、なぜこのような面談を行う必要があるのでしょうか。
それぞれの面談の共通の目的はやはり、「社員の仕事に対するモチベーションを上げること」です。ひとりひとりの社員に与えられている役割や達成すべき目標、その進捗状況や問題点などを上司と部下で細かく共有することで、最適なタイミングで適切なアドバイスをすることができます。
企業規模が大きかったり、業務が忙しくなったりすると、つい不足してしまいがちな部下とのコミュニケーションも、定期的な面談によって解消することも可能になるのです。
面談を進める際のコツ
面談では部下からできるだけ多くの話を引き出すことが大切です。そのためには、上司が一方的に話をしたり説明をしたりしないこと、威圧的な態度をとらないこと、部下の話を頭ごなしに否定しないことなど、上司としての心構えも必要になってきます。
面談を上手に進めるためのコツとしては、「部下の話に関心を持っていることが伝わる態度で」、「まずは部下の話を認めて共感を示し」、「できるだけ具体的に長所を褒め」、「頭ごなしに𠮟るのではなく上手に忠告する」ことが大切です。
面談をする際の注意点
面談を行う際には、その面談が何のために行われているのか、面談を行うことでどのようなゴールを目指すのかを、事前に上司と部下とで共有しておくことが大切です。面談では極めて繊細な内容を話すケースも多いため、他の社員に話が聞こえないよう、周囲と隔離されている場所を選ぶことも大切です。
面談というのは、日頃なかなか会話をする時間がない部下と、ゆっくり本音を話すチャンスでもあります。貸し会議室やレンタルスペースなどを上手に活用して、落ち着いた場所で面談に時間をかけてみてはいかがでしょうか。
周囲と隔離することで面談を充実した時間に過ごすことができます。
社内で行うことだけを考えず、社外の貸し会議室やレンタルスペースを利用することも検討してみてはいかがでしょうか？
スペイシーでは面談にも最適な貸し会議室・レンタルスペースをご用意しているので、活用にしてみてください。
