タスクフォースの意味や構築方法などを解説！
複雑な課題や、早急に目的を達成するために招集される、タスクフォース。タスクフォースは、問題解決だけでなく事業推進でも立ち上げる組織が増えています。
本記事では、タスクフォースの意味やメリット、デメリットをまとめました。構築方法や導入するポイントについても解説しているので、タスクフォースの立ち上げを検討している人は、参考にしてください。
タスクフォースとは？
タスクフォースの言葉の意味
タスクフォースは、ある課題や目的を速やかに解決・達成するために集められた集団を意味します。タスクフォースを構成する際、各部署や専門機関から適任者が選出されます。この特別なチームは、仕事内で発足されることは少なく、通常の仕事内容とは切り離して行われることがほとんどです。
タスクフォースの目的
タスクフォースは、ある課題や目的を迅速に解決する目的があります。目的や課題がある場合にのみ発足するため、常に何かの目的を達成するために動いています。あるプロジェクトの予算削減に関するチームが発足した場合、通常の仕事や業務をこなしながら、予算削減に向けた業務を行います。
プロジェクトチームとの違い
タスクフォースと同じ意味で捉われがちな、プロジェクトチーム。プロジェクトチームも、ある目的を達成するために集まるチームです。しかし、プロジェクトチームとタスクフォースは、目的を達成するまでに与えられる期間が異なります。
プロジェクトチームは、長期にわたって目標達成を目指します。一方、タスクフォースは緊急性のある課題や目標が多いため、短期間で目標達成を目指します。意味の異なる2つの言葉ですが、これらを使い分けいる企業は、まだ少ないと言われています。
ワーキンググループとの違い
特定の課題を解決するために集まったチームを意味する、ワーキンググループ。ワーキンググループは、ある目的を持った集団の主体的な組織で、その中で細分化された目的を達成するために設けられたチームが、タスクフォースになります。
同じ意味で使用される2つの言葉ですが、ワーキンググループの目的とする課題の中でも、専門的な分野の目的を達成するために作られるチームが、タスクフォースとなります。
タスクフォースのメリット
メリット①緊急性の高い問題を解決することができる
タスクフォースのメリットとして、緊急性の高い問題を解決できるという点が挙げられます。タスクフォースは、各部署から専門知識を持つものがけが集められている組織。問題を解決するために必要なスキルを兼ね備えた人が多いため、問題を早急に解決できます。
また、既存の仕事と切り離して行われることがほとんど。タスクフォースの課題に注力できるため、通常の仕事をこなしながら、迅速な対応が可能となります。
メリット②組織横断型プロジェクトの推進に役立つ
タスクフォースは、課題解決だけでなく新商品開発など、組織横断型のプロジェクトが発足する際にも召集されます。各部署から専門知識を持つものが集められるため、さまざまな意見を取り入れて商品開発が行えるメリットも。
また、タスクフォースとしての仕事を行ううちに仲間意識が芽生え、各部署の抱える問題も共有できます。全員で各部署の課題を共有することで、解決の糸口を見つけます。このように、組織全体の問題を把握できるというメリットもあります。
メリット③経営幹部の育成やチーム力の向上に繋がる
タスクフォースは、経営幹部の育成やチーム力の向上に繋がるというメリットも。複数のチームに所属させることで、さまざまな検討責任が生じます。また、チーム内で、責任を感じながら仕事をこなすことで、スキルアップだけでなく、リーダーシップの強化にもつながります。
タスクフォースのデメリット
デメリット①知識が活かしづらくメンバーの選び方が不明確
タスクフォースは、チームの招集から解散までの期間が短く、チーム内で得た知識を他の仕事では活かしずらいです。タスクフォースの課題達成で得た知識を活かせるような、組織づくりが重要となります。
また、メンバー内の対立の原因のひとつとなるのが、メンバーの選出方法が不明確であること。どのような基準で選ばれたのか明確にしていない場合、選出方法が原因でメンバーが緊張したり、不満を抱えることも。特に、社外からチームに招く場合は、協力方法など考える必要があります。
デメリット②サポート不足になりやすい
サポート不足になりやすいという点も、デメリットのひとつ。タスクフォースには、経営陣やトップ層からのサポートが必要不可欠です。トップ層からのサポートがないと、リソース不足など新たな課題が発生します。
また、通常業務と並行してタスクフォースでの業務を行うため、通常業務のフォローが必要です。通常業務を行える時間の確保も、忘れずに行いましょう。
デメリット③目標や課題が共有しにくい
タスクフォースには、さまざまな専門知識を持った人が集まるため、通常のプロジェクトチームに比べると、課題を共有しない傾向にあります。課題の共有をせずに作業を進めることは、タスクフォースが失敗に終わる原因にもなります。
課題を共有しなければ、チームに一体感は生まれず、個人プレーになりやすいです。また、課題を共有しないと解決がしにくくなります。このチームに所属するメンバーの仲間意識を芽生えさせるためにも、課題や情報を共有できる時間を設けることは重要です。
タスクフォースの構築方法
構築方法①タスク遂行に必要な権限を与える
タスクフォースという組織を立ち上げる場合、まず初めに、タスク遂行に必要な権限を与える必要があります。大規模な課題を解決するために、強力な権限が必要。ひとつひとつ上司に確認を取りながら進めていては、目的が達成できないことも。
そのため、タスクフォースのメンバーには、タスク遂行に必要な権限を付与することが重要。権限を付与する場合は、内容をしっかり確認し、緊急性を理解してから行いましょう。
構築方法②課題とスケジュールを明確にする
問題や課題を素早く解決するためには、課題とスケジュールを明確にする必要があります。通常の仕事と同時進行して行わなければならないことも多いため、スケジュールを管理は重要。
課題とスケジュールを明確にしないまま問題解決に取り掛かっても、時間がかかり解決が遅れます。まずは、課題や内容、期間をしっかりと確認したうえで、スケジュールを組んでください。
構築方法③適正なメンバーやリーダーを選ぶ
課題やスケジュールを明確にしたら、タスクフォースに適したメンバーとリーダーを選出します。メンバーは問題解決に必要なスキルを持った各部署から選出しましょう。
リーダーは、タスクフォースのメンバーをまとめられる力を持った人を選ぶ必要があります。リーダーには、マネジメント能力も重要。課題を迅速に解決でき、高い技術やスキルを持った人を選びましょう。
構築方法④施策を実行する
緊急性の高い課題の解決を目指す、タスクフォース。会社の危機に関連する課題を任されることも少なくありません。速やかに問題を解決するために、メンバーとリーダーを選出した後は、直ちに施策を実行します。課題は変容していくため、スピーディーかつ柔軟性を持って解決にあたる必要があります。
タスクフォースのメンバーが気軽に発言できるような雰囲気をつくり、チームワークを確立することも重要。チームワークの確立は、なるべく早い段階で行われるのが望ましいとされています。
構築方法⑤モニタリングを実施する
施策を実行したら、モニタリングの実行を始めます。この段階では、課題が現在どのような状態であるか、どの程度解決できているかを、その都度モニタリングする必要があります。複数のタスクフォースをモニタリングすることで、会社としてもタスクフォースメンバーの強化にもつながります。
構築方法⑥実施した施策を振り返る
タスクフォースの成果を会社全体に共有しにくいというのは、デメリットとしても挙げられています。タスクフォースをして活動した後は、しっかりと実施した施策を振り返る時間を設けてください。
チームとしての活動を無駄にしないためにも、活動を引き継ぐ新たな組織を構成したり、解決した課題を社内研修に活用しても良いでしょう。施策は、いろいろな方法で振り返りできるため、会社の方針に合わせて検討してください。
構築方法⑦ノウハウを社内で共有する
タスクフォースの活動中に得たノウハウや情報は、社内組織に共有することが重要。優秀な人材を集めて構成されているにもかかわらず、過去の解決方法と同じ活動をしていては会社も成長しません。ノウハウを組織全体で共有し、戦略的な組織解決に努めてください。
タスクフォースを導入する時のポイント
ポイント①戦略タスクフォースリーダーを育成する
タスクフォースを取りまとめるリーダーの存在は重要。タスクフォースを導入する時、高度なスキルとマネジメント能力を持った、リーダーを育成しておく必要があります。リーダーの育成は、個人でスキルアップさせることはもちろん、会社全体でバックアップすることが重要。
自社の教育プログラムだけでなく、社外の研修制度を利用しても良いでしょう。また、社員のスキルやマネジメント能力を把握している、人事部門が率先してリーダー選出を行う方法もあります。
ポイント②スピードと柔軟性を重視する
タスクフォースメンバーが招集されるということは、緊急性の高い課題が発生したということ。企業の抱える課題は、日々変化し複雑化しているため、スピードと柔軟性を重視することが重要。
不祥事やトラブルが起こった場合、タスクフォースの対応が遅れると会社の不利益につながることも。会社がリスクを負うことがないように、スケジュールや課題を明確にしておくことが求められます。スケジュールを明確化しておくことで、解決までのスピードも早くなります。
ポイント③有用な知識や情報を蓄積する
タスクフォースは1つの課題を解決するために、一時的に集められた集団です。そのため、タスクフォースで問題解決の際に得た知識や情報は、今後の経営に活かされないまま終わることも。
タスクフォースは、社員のモラル低下などが原因で発足されることが多いです。そのため、チームとしての活動で得た知識や情報を蓄積し、再発防止することが重要。有用な知識や情報を、しっかりと蓄積、社内で共有していくことで会社の組織強化にもつながります。
タスクフォースの導入事例
導入事例①マクドナルド
マクドナルドは過去に、異物混入などがあり、世間から多くの注目を集めました。このとき、異物混入の原因、品質保証やお客様対応を目的とした、お客様対応プロセス・タスクフォースを設置。このチームは、マクドナルドの各部署から代表を集めて構成されています。
マクドナルドのタスクフォースは、顧客からの問い合わせのプロセスを検証し、問題を洗い出すことから始まりました。
その後、お客様対応を迅速に、丁寧に行えるようなサービス品質を向上させるアドバイスを提示。このタスクフォースを設置した結果、異物の取り扱いの見直し、顧客満足度の向上を実現しています。
導入事例②味の素
味の素が導入したタスクフォースが、全社オペレーション変革チームです。食材を多く扱う、味の素が発足したタスクフォースは、食と健康の課題解決を目的としていました。食と健康の課題解決と同時に、個人の能力開発も目的としています。
導入事例③内閣府
内閣府のタスクフォースは、2020年までに600兆円の財政健全化を目標としています。内閣府のタスクフォースは、現在は苦しい経済状況ですが、活気のある未来を実現するために発足したチームとなります。2030年ごろまでに、あるべき姿を描き、政府が一体となり活動しています。
タスクフォースを導入して問題をいち早く解決しよう！
タスクフォースは、緊急性の高い課題を解決するために欠かせないチームのひとつ。仕事と同時に業務を行う必要があるため、導入する企業はまだ少ないと言われています。しかし、タスクフォースから得た知識や情報を社内全体に共有することで、会社全体の成長にもつながります。タスクフォースを導入して、問題を迅速に解決しましょう。
