リモートワークやテレワークで経費申請できる費用を知りたい！
新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として、リモートワークやテレワークの導入が推奨されてきました。リモートワークやテレワークなどの在宅勤務の場合には、通信費や電気料金などの費用が発生することになります。
こうしたリモートワークやテレワークにかかる費用のどこまでを会社が負担するべきなのかや、諸経費の払い出しを行うポイントについて解説します。この記事を参考にして、リモートワークやテレワークで認められる経費を整理して、覚えておきましょう！
リモートワークやテレワークで企業が負担する経費
経費①通信費
国税庁発表の「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」によると、テレワークの経費の一部は非課税になると記載されています。非課税対象となる通信費の金額は、「1ヶ月の通信費×（テレワーク勤務日数÷該当月の日数）×1／2」で算出します。
この計算式の1／2というのは、1日24時間から平均睡眠時間である8時間を除いた16時間に占める、法定労働時間の8時間の割合が根拠となっています。
例として、9月のテレワークが10日間で、9月の通信費が5,000円だった場合の非課税対象額の計算式は「5,000円×（10÷30）×1／2＝834円（1円未満切上げ）」です。
経費②水道光熱費
テレワークにかかる水道光熱費のうち、電気料金については、 「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」 に記載され、非課税対象額は次の式で算出できます。
「1か月の電気料金×（テレワークに使用した部屋の床面積÷自宅の床面積）×（テレワークの勤務日数÷該当月の日数）×1／2」
電気料金の計算式には、床面積の計算式が加わっています。この計算式で、9月に10日間、床面積10㎡の部屋でテレワークを行い、自宅床面積が50㎡、9月の電気料金が10,000円だった場合はの計算式は次のようになります。
「10,000円×（10÷50）×（10÷30）×1／2＝667（1円未満切上げ）」
テレワークにかかる通信費や電気料金については「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税関係）」 に記載されていますが、水道代については記載されていません。
しかし、リモートワークやテレワークなどには、トイレや給湯などでの水道代も発生しているため、企業には手当や補助を支給するルール設定が求められます。
経費③パソコンや周辺機器類
「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ（源泉所得税 ）」には、在宅勤務に必要な事務用品の購入費を企業が従業員に支給する場合は非課税対象であると記載されています。
この場合には精算方法として、「企業が従業員に、費用を仮払いした後、従業員が領収書等を提出して精算する方法」または「従業員が立替払いをした後、領収書等を企業に提出して費用を精算する方法」があります。
経費④ITツールの導入費
事業者が「ソフトウエア製品」や「クラウドサービス」などのITツールを新たに導入する際に申請を行うと、「IT導入補助金」を受けられる場合があります。
「IT導入補助金」は、中小企業・小規模事業者等が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する際に、補助が受けられる制度です。
「IT導入補助金」の対象となるのは、中小企業や小規模事業者で、個人は対象ではありません。また、ITツールも、「IT導入支援事業者」によって登録されたもののみが対象となります。
「IT導入補助金」の申請を行うには、まず最寄りの商工会・商工会議所にITツールの導入について相談し、ITツールやIT導入支援者を選び、必要な書類を作成して申請する流れとなります。審査を受けて、採択された後、ITツールを導入することとなります。
この補助金は個人は対象外のため、会社側で新たにITツールの導入予定があるのか、自宅での作業環境がどのようになるのか、よく確認しておくと良いでしょう。
経費⑤業務で使う文具類
オフィス勤務で通常、オフィスの物を使用していた文具類などは、リモートワークやテレワークなどの在宅勤務でも企業側が経費を負担する必要があります。
こうしたリモートワークやテレワークに必要な備品を、あらかじめ従業員宅に郵送しておいたり、必要な物を従業員が立替払いで購入し、のちに領収書で精算するなどの方法が考えられます。
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務に必要な備品類の経費の負担や精算方法のルールについても、事前に会社側とよく確認しておきましょう。
経費⑥消耗品購入費
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務では、トイレットペーパーなど、私生活との切り分けが難しいものもあります。しかし、些細な費用であっても、リモートワークやテレワークが長期間になると、やはり負担となるもの。
こうしたリモートワークやテレワークに必要な消耗品購入費についても、どこまでを会社が負担するか、精算方法はどうするのかなど、事前によく確認しておきましょう。
リモートワークやテレワークの諸経費の払い出しを行うポイント
ここでは、リモートワークやテレワークの諸経費を払い出すポイントについて、4つの項目に分けて説明します。
ポイント①諸経費に関するルールを決める
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務に関する費用について、会社がどこまでを経費と認めるのかを、就業規則や労働条件通知書等で定めて、ルールを決めることが推奨されています。
厚生労働省の「テレワークにおける適切な労働管理のためのガイドライン」にも、「あらかじめ労使で十分に話し合い、就業規則において定めておくことが望ましい」との記載があります。
ポイント②諸経費を支給する
リモートワークやテレワークにかかる諸経費の会社側と従業員側の負担が決まったら、次は諸経費を支給します。リモートワークやテレワークに必要な諸経費の払い出しには、現金支給のほかに、物品で必要な物を支給する現物支給もあります。現金支給の場合にもいくつかの方法があります。
一定の金額を毎月、在宅手当として支払う方法や、一時金を支払ってリモートワークやテレワークなどの在宅勤務環境を整える方法、従業員が立替払いで購入した分を領収書等で精算する方法などです。
ポイント③業務用と私用を切り分けて精算する
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務で、業務用と使用の切り分けが難しい物があります。消耗品などは、あらかじめどこまで会社側が負担するのか確認しておきましょう。
携帯料金については、会社から社用の携帯電話を支給し、業務に関しては社用携帯を使用することで業務用と使用を切り分けることができます。リモートワークやテレワークでは、できるだけ業務用と使用を明確に分けられるようにルールを決めておくことが大切です。
ポイント④経費精算システムを導入する
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務の経費をスムーズに精算するには、経費精算システムの導入が有効です。紙の領収証や印鑑で経費精算を行うと、出社での手続きが必要となってしまい、リモートワークやテレワークにならなくなってしまいます。
オンラインの経費精算システムであれば、領収書等も画像データとしてオンラインでのやり取りが可能となり、リモートワークやテレワークでも在宅での処理が可能となります。
リモートワークやテレワークで認められる経費を覚えておこう！
リモートワークやテレワークなどの在宅勤務で認められる経費について解説しました。リモートワークやテレワークなどの在宅勤務では、かかる費用が、業務用なのか私用なのかの切り分けが難しい部分です。
しかし、のちにトラブルとならないように、リモートワークやテレワークで会社側と従業員側の負担をどこまでとするのかをよく確認し、事前にルールを決めておくことが大切です。
この記事を参考に、リモートワークやテレワークの諸経費をスムーズに精算して、快適なリモートワークやテレワークなどの在宅勤務に役立ててください。
