忘年会の案内状の書き方を紹介！
一年の苦労を忘れるために年末に催される忘年会を開催する際、重要なのが案内状の準備です。幹事の仕事としてまず初めに行う案内状の送付はその忘年会の成功のカギを握っているといっても過言ではないでしょう。
案内状は社内用と社外用で大きく異なります。ビジネスマナーをわきまえた、それぞれの書き方の例文を参考にテンプレートを活用すると良いでしょう。イラストなどもうまく利用して、多くの人の参加意欲を駆り立てる案内状を作成し、忘年会を成功させてください。
忘年会の案内状を書くときのマナーとポイント
案内状は早めに出すことが重要
忘年会の案内状は、早めに出すのが幹事のマナーとして鉄則です。忘年会の開催時期は年末の忙しい時期で、他の忘年会ともかぶりがちなので、案内状は早めに出すのが重要でしょう。
特に社外への忘年会の案内状は１ヶ月前までに届くように手配します。社内の場合も３週間前を目安に案内状が到着するように心がけましょう。
会費を明記する
いくつか忘年会に参加する予定の人にとって、会費を明記してあると参加しやすくなります。会費が必要な場合は、案内状に会費を明記し、気軽に参加できるようにしましょう。
用意する側も集める側も準備しやすいようにできるだけ税込金額で明記し、案内状に忘年会の集金方法も記載してあるとよりスムーズに会費が集められます。
出欠の返信や期限も必ず明記する
忘年会の案内状の目的の一つは出欠確認です。必ず、テンプレートは出欠の返信をもらう形にします。その際、案内状に期限も明記することを忘れないようにしましょう。
案内状の返信方法は返信ハガキや電話、FAXなど様々な方法がありますが、メールで返信してもらう方が、その後の集計作業がパソコンでできるので便利です。いずれにしても返信方法は1つに統一したほうが、忘年会の出欠を管理しやすいでしょう。
イラストが入った便箋やカードもおすすめ
郵送で忘年会の案内状を送るときは、おしゃれなイラスト入りの案内状カードにしてみると良いでしょう。コピー用紙などのイラストの無い案内状では味気ないので、少しイラストの入った便箋などで案内状を出すのもおすすめです。
社内や仲間内なら少し遊び心のあるイラスト入り案内状でも良いのですが、ビジネスの案内状の場合は華美にならないようなイラストの案内状にするように気を付けます。また、メールで取引をしていない相手の場合は、案内状に返信用はがきや会場の地図を同封しましょう。
忘年会の案内状の書き方と例文【社内用】
社内向け案内状の一般的な書き方
回覧
忘年会のご案内
拝啓 今年も残すところ後わずかとなりました。一年の反省と来年への更なる飛躍を祈念して恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。ご多忙とは存じますが、是非ご参加ください。
恐れ入りますが、◯月◯日までに各部ごとの出欠表を△△部○○まで提出して下さい。
記
日時・場所（住所、電話番号、URL・交通手段）・会費
https://letter.sincerite-shop.com/annai_ichiran/sub1.html#i4
社内向けの忘年会の案内状は日時、場所、会費などの詳細を明記し、用件を簡潔に伝えます。交通手段や駐車場の有無なども書き添えると親切です。テンプレートを作成して、上司、部下など相手によって少し変えるとよいでしょう。社内での出欠は上記の例文のように部ごとにまとめてもらうと、幹事の手間が少し省けるのでおすすめです。
ビジネス向けの一般的な書き方
社員各位
年の瀬も迫り、ご多用の日々をお過ごしのことと存じます。毎年恒例の忘年会の場所と日時が下記の通り決まりましたので、ご連絡申し上げます。年末でお忙しい時期と存じますが、是非ともご参加頂きますよう、お願いいたします。
■忘年会の詳細（中略）
参加の是非につきましては○月○日までに下記メールアドレスまでご連絡ください。
メールアドレス：
https://da-inn.com/bounenkaiannai-19998/#i-3
ビジネスマナーに気を付けたテンプレートを作成し、出す相手によって少し文言を変えます。忘年会の案内状を書面で出す場合も、返信は例文のようにメールにした方が、集計がしやすいです。ビジネスの場合は特に早めに案内状を出すようにしましょう。
社内向け案内メールの一般的な書き方
件名：【要返信○月○日まで】忘年会のご案内
各位お疲れ様です。△△部の○○です。
今年も社員間の交流を兼ねて忘年会を開催することとなりました。年末のお忙しい時期ですが、是非ご参加ください。
日時（中略）
出欠の連絡は件名を変えずにこのメールの返信にて○月○日までにお知らせください。 幹事：△△部○○
https://kurashi7.net/14053.html#i-10
社内メールで忘年会の案内状を出す場合は、例文のように件名に返信期日を記載するのがおすすめです。また、件名を変えずに返信してもらうようにすると、他のメールとの区別がつきやすく見落としを防げます。
また、メールでの案内状はテンプレートを作成して、相手によって少し書き換えるとよいでしょう。忘年会の会場のHPや地図のURLを貼り付けておくと親切です。
上司宛ての案内状の書き方
拝啓
△△の候、○○理事長におかれましては益々ご健勝のことと、お喜び申し上げます。平素は、かくも暖かいご指導を賜り、感謝いたしております。
つきましては下記の通り毎年恒例の忘年会を催したいと存じます。師走のお忙しい時期と存じますが、是非ご臨席賜りますようお願い申し上げます。
まずは取り急ぎご案内申し上げます。 敬具
日時など詳細（中略）
https://yo-hu.xsrv.jp/2532.html
出欠はできれば直接お伺いに行くか、出席の人数としてカウントしておき、返信は特に求めない場合が多いです。会社の社風によっても違うので、役員へ忘年会の案内状を送る場合は、過去に忘年会の幹事をしたことがある上司に相談するのが、無難でしょう。
忘年会の案内状の書き方と例文【社外用】
社外向け案内メールの一般的な書き方
件名：【〇月〇日】忘年会のご案内
株式会社○○ △△部 部長○○○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社○○の○○○○と申します。
この度、お世話になった取引先の皆様に感謝の気持ちを込めて、忘年会を開催することとなりました。年末でご多忙中のことと存じますが、是非ともご参加頂きますと幸いです。
詳細（中略）
※出欠は○月○日までにこのメールの返信にてお知らせください。
https://bizushiki.com/bounenkai-annai#i-9
日頃メールで取引している場合は、忘年会の案内状もメールで送っても大丈夫です。出欠は例文のようにそのまま返信という形でお願いすると、確認がしやすく、相手に手間を取らせずに済みます。メールの場合は決まっているワードをテンプレート化して利用すると便利です。
親しい関係者宛ての案内状の書き方
株式会社○○ △△部 部長○○様
平素は大変お世話になっております。株式会社○○の○○○○です。
恒例の忘年会を下記の通り開催することとなりました。年末でお忙しい時期と存じますが、是非ともご出席いただけますようお願い申し上げます 。
記 （中略）
尚、誠に恐れ入りますが〇月〇日までに同封のハガキにて御出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
https://kaijosearch.com/article/endparty-annai/#i-9
取引先の忘年会の案内状の場合、日頃メールでやり取りをしている相手以外は案内状に返信ハガキを同封するようにします。年末の忙しい時期での案内状なので、相手に少しでも手間を取らせないように注意しましょう。また、会場の地図を同封すると喜ばれます。
忘年会の案内状の書き方を覚えておこう！
社会人が一度は経験するのが忘年会の幹事です。忘年会を成功させるためには、まず、参加率を上げることが必要です。参加率を上げるには、相手が忘年会に喜んで参加したくなるような案内状が、重要な役割を果たします。社内向けの案内状は、イラスト付きのカードや便箋にすると目を引くのでよいでしょう。
送付先や目的に合った案内状の書き方を知っておくことは、ビジネスマナーとして大切です。案内状はテンプレートを上手く活用すると時間短縮できます。案内状の書き方をしっかり覚えて忘年会をスムーズに開催させ、次へのステップアップに繋げてください。
