テレワークやリモートワークの効率アップに繋がる工夫を紹介！
本記事では、テレワークやリモートワークの効率アップ方法を紹介します。新型コロナウイルスの影響で、テレワークやリモートワークで仕事をする企業が増えてきました。
また、テレワークやリモートワークでは、コミュニケーション方法が変わります。テレワークやリモートワークで快適に業務を行うための工夫と、おすすめのツールを掲載しているので、参考にしてください。
テレワークとリモートワークを快適にする工夫
まずは、テレワークやリモートワークを効率よく快適にする工夫を紹介します。テレワークやリモートワークは、会社に出社しないで仕事をするため、自分の過ごしやすい環境で業務が行えます。また、お気に入りの音楽を聴きながら、仕事ができるので、ストレスを軽減できるでしょう。
少しフォーマルな服に着替える
テレワークやリモートワークは、自宅で業務を行うため、フォーマルな服で仕事ができます。テレワークやリモートワークは、ビジネスウェアを着る必要がないため、パジャマで仕事をする人もいます。
しかし、普段家にいる時の服装だと、気持ちが緩んでしまい、仕事に影響が出る可能性があるので、注意が必要です。少しフォーマルな服に着替えると、気分が仕事モードになるので、気持ちが切り替わるような服装がおすすめです。
趣味を楽しんで気分転換する
テレワークやリモートワークは、仕事場にいる雰囲気とは違い、気持ちの切り替えが難しいです。家にはパソコンやテレビ、スマホや趣味の道具などに囲まれているので、仕事の集中力が無くなります。
集中できない時は、あえて趣味の時間を作って気分転換しましょう。仕事の休憩時間を作り、趣味を思いっきり楽しんで仕事に戻れるのも、テレワークやリモートワークの強みです。ただし、勤務時間と休憩時間の管理はしっかり行いましょう。
適度に運動する
テレワークやリモートワークで業務を行う際は、適度に運動しましょう。家で仕事をすると、体の管理が難しく、運動不足になりがちです。運動を行わないと、エネルギーを消費しないため、寝つきが悪くなります。
また、体を動かさないと、気持ちもネガティブになってしまい、ストレスを感じてしまう可能性があります。テレワークやリモートワーク中は、ストレッチなどの軽い運動を行いましょう。
お気に入りの音楽を聴く
テレワークやリモートワークで業務を行う時は、お気に入りの音楽を聴きましょう。適度な音量で音楽を聴くと、仕事の効率が上がります。また、自分の好きな音楽を聴くと、気分も落ち着くので、ストレス解消になります。お気に入りの音楽は仕事の環境も変えられるので、おすすめです。
食生活や睡眠時間の管理に気を使う
テレワークやリモートワークで仕事をする時は、食生活や睡眠時間の管理に気を使いましょう。テレワークやリモートワークで仕事をすると、出勤時間がないので、業務開始時までゆっくり寝られます。
そのため、夜遅くまで起きてしまい、時間の管理ができず、不規則な生活になる可能性があるので注意が必要です。また、1人で過ごす事が多くので、お昼時間の管理が曖昧になる事もあります。
テレワークやリモートワークは、効率良く仕事ができ、ストレスを軽減できるメリットがあります。しかし、体を壊してしまう可能性もあるので、健康管理には気を使いましょう。
仕事の状況や予定を共有する
テレワークやリモートワークで業務を行う際は、仕事状況や予定を共有しましょう。テレワークやリモートワークでは、実際に業務を行っている状況が見えません。そのため、相手が何をしているのかが分からないと、効率も悪く、ストレスが溜まります。
ストレスを溜めずに効率良く業務を行うためにも、進捗状況の管理が必要です。また、予定の共有や体調不良などを早めに報告すると、仕事の時間管理もスムーズに行えます。
レスポンスを素早く行う
テレワークやリモートワークで仕事をする際は、レスポンスを素早く行いましょう。レスポンスが速いと、作業効率も上がり、生産性が向上します。また、質問や意見を求められた場合、通常よりも早く返信しましょう。
テレワークやリモートワークで返信するのが苦手な人は、他の人のレスポンスを参考にして、練習すると自然にできます。早く返事が欲しい場合は、回答期限を決めておくと、トラブルが少ないです。
箇条書きで要点を伝える
テレワークやリモートワークで業務を行う際は、箇条書きで要点を伝えると良いでしょう。テレワークやリモートワークでは、メールやチャットでコミュニケーションを取ります。その際、文章だけを書いて伝えると長くなってしまい、読みづらいです。
相手に読みやすくするためにも、自分が話したい事や聞きたい事を箇条書きにして伝えましょう。
Web会議でビデオをONにする
テレワークやリモートワークでWeb会議をする際は、ビデオをONにしましょう。仕事の管理や効率を上げるには、Web会議は欠かせません。会議を参加する時は、映像無しでも問題ないですが、できるだけONにしてコミュニケーションを取りましょう。
顔が確認できると、自分だけではなく、相手にも安心感を与えられます。また、テレワークやリモートワークでは分かりづらい、メンタルや体調なども確認ができます。
業務と関係のない雑談を取り入れる
テレワークやリモートワークで業務を行う際は、仕事と全く関係ない雑談も取り入れましょう。雑談を取り入れると、メンバー同士のコミュニケーションが取れるので、の信頼関係も深まります。
また、テレワークやリモートワークで煮詰まった気分もリセットできます。テレワークやリモートワークの不安や孤独感を減らすためにも、積極的にコミュニケーションを取りましょう。
テレワークとリモートワークの工夫に必要なもの【在宅】
次は、テレワークやリモートワークの工夫に必要なものを紹介します。在宅でテレワークやリモートワークの環境にストレスを感じている人は、参考にしてください。
体に負荷を与えにくいデスクとイス
テレワークやリモートワークを行う際は、デスクとイスが必要です。テレワークやリモートワークが短い期間だけであれば、リビングのテーブルで十分です。
しかし、長期間や業務形態がテレワークやリモートワークに変わってしまった場合は、デスクやイスの工夫が必要です。長い時間座って業務を行う場合は、体に負担のかからないデスクやイスを用意しましょう。仕事向きのデスクやイスを用意すると、作業の効率も上がります。
使いやすいPCモニターや周辺機器
テレワークやリモートワークで仕事を行う際は、PCモニターや周辺機器を工夫しましょう。長い時間パソコンで作業をしていると、手や腕が疲れやすく、作業効率が下がります。
初めから付いているキーボードが合わない場合は、使いやすい別売りの商品を使いましょう。また、テレワークやリモートワークだと、画面が小さくて作業効率が下がる場合は、別売りのPCモニターがおすすめです。
会議や打ち合わせで活用できるイヤホンとマイク
テレワークやリモートワーク中は、Web会議が主流です。そのため、会議やミーティングの際は、イヤホンとマイクが必要です。PCに内蔵されているマイクや、PCのスピーカーだけでミーティングや会議はできます。
しかし、設定や使い方が上手くできないと、相手の声が聞き取りづらくなり、音声が繋がらなくなる場合があります。スムーズなコミュニケーションを取るためには、イヤホンとマイクが重要です。
テレワークとリモートワークの工夫に必要なもの【在宅以外】
次は、在宅以外でテレワークやリモートワークをする際に、必要なモノを紹介します。テレワークやリモートワークは、自宅で作業する事がほとんどですが、カフェやシェアオフィスで仕事する人もいます。
セキュリティ面が安心できるWi-Fi環境
外でテレワークやリモートワークをする際は、セキュリティ管理とWi-Fi環境が重要です。カフェなどには、フリーのWi-Fiがあり、誰でも使えます。しかし、お店によって電波の強さが異なるため、テレワークやリモートワークには不向きです。
データや大切な資料が破損しないように、セキュリティの管理がしっかりしているWi-Fi環境で仕事をしましょう。
モバイルバッテリーや充電アダプタ
外でテレワークやリモートワークをする際は、モバイルバッテリーや充電アダプタを持ち歩きましょう。外で長い時間作業をすると、充電切れになる可能性があります。充電切れを避けるためにも、アダプタを持ち歩きましょう。
また、コンセントが無い場所でテレワークやリモートワークをする際は、あらかじめ充電してあるモバイルバッテリーを使いましょう。
持ち運びしやすいイヤホン
外でテレワークやリモートワークをする際は、持ち運びやすいイヤホンを使いましょう。ワイヤレスイヤホンは、コードがないため、作業の邪魔になりません。
また、イヤホンを持っていると、スマートフォンで会話する際に、両手が使えるため、話を聞きながら作業が可能です。テレワークやリモートワーク中に、周りの声や音が気になる時に、好きな音楽を聴いて集中する事もできます。
セキュリティ対策になるのぞき見防止フィルター
外でテレワークやリモートワークを行う際は、のぞき見防止フィルターを使いましょう。カフェやシェアオフィスでは、PCの画面をのぞき込まれる可能性があります。
重要な書類やデータを他の人に見られないようにするには、のぞき見防止フィルターや画面防止機能を使用すると良いでしょう。また、指紋認証や画面ロックなども活用して、セキュリティ管理をしっかり行いましょう。
テレワークとリモートワークの工夫におすすめのツール
次は、テレワークやリモートワークの工夫におすすめのツールを紹介します。テレワークやリモートワークには、チャットが必須です。また、ミーティングを行う際は、Web会議システムを使いましょう。
ビジネスチャット
テレワークやリモートワークを行う時は、ビジネスチャットが必要です。ビジネスチャットは、若い世代やパソコンに不慣れな人でも、使いやすいコミュニケーションツールです。
また、グループを作ってチーム全体でチャットができるため、話の内容やデータの共有がすぐにできます。さらに、業務用と雑談用のグループを分けておくと、楽しく会話ができます。
Web会議システム
テレワークやリモートワーク時にミーティングや会議を行う時は、Web会議システムは必須です。ビジネスチャットでもコミュニケーションを取る事ができます。しかし、文字だけだと、相手の表情や声が聞けません。
Web会議システムを導入すると、相手の表情や資料の共有も話しながらできます。自宅でも楽しく仕事をするためにも、Web会議システムを導入しましょう。
ナレッジマネジメントシステム
テレワークやリモートワークを導入する際は、ナレッジマネジメントシステムを使いましょう。ナレッジマネジメントシステムは、業務のナレッジや社内のルール、テンプレートなどをデータベース化する事ができます。
テレワークやリモートワークを行っていると、「このデータはどこにあるのか」「次は何をするのか」など疑問が出てきます。疑問に対して質問しても、返信が来るまで作業ができません。すぐに疑問を解決するためにも、ナレッジマネジメントシステムを導入しましょう。
テレワークとリモートワークの工夫に関する企業事例
次は、テレワークやリモートワークの工夫に関する企業事例を紹介します。テレワークやリモートワークを導入した企業を3社にまとめました。
企業事例①楽天コミュニケーションズ株式会社
楽天コミュニケーションズ株式会社は、楽天グループの子会社です。主に、クラウドサービスやモバイルなどの業務を行っています。テレワークやリモートワークを導入して、不安を改善するために「1on1ミーティング」で社員同士のコミュニケーションを取っています。
企業事例②日本マイクロソフト
日本マイクロソフトは、働き方改革をする前からテレワークやリモートワークを導入しています。導入した当初は、自宅でテレワークやリモートワークは週3回でした。
しかし、最近では、仕事の場所が自由になり、テレワークやリモートワークの利用制限が無くなっています。導入当初とは違い、現在では、社員が自由に働ける環境に変わっています。
企業事例③株式会社ガイアックス
株式会社ガイアックスは、アプリやソーシャルメディアの事業を行っている企業です。テレワークやリモートワークを導入して、働きやすい環境にした結果、社員の離職率が0％になりました。さらに、会社の売り上げを5倍に増やし、効率良く業務を行っています。
テレワークやリモートワークを快適にする工夫を取り入れよう！
テレワークやリモートワークは、会社に行かなくても仕事ができます。長時間自宅で仕事をする際に、体に負担がかかるデスクやイスだと、疲れてしまいます。
また、自宅にはスマホや趣味の道具など、様々な物があるので、誘惑が多く集中力が続きません。テレワークやリモートワークを快適にするためにも、自分に合った環境を整えましょう。
