シェアオフィスの意味を解説！メリットやデメリットは何か？
新型コロナウイルスや働き方改革が影響し、新しい働き方に注目が集まっています。そういった中で時間や場所にとらわれないシェアオフィスを検討してください。シェアオフィスに向いている職業やメリット・デメリットをまとめているので参考にして導入を進めましょう。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスの言葉の意味
シェアオフィスは、企業や個人を限定せずに仕事環境を共有できる場所のことです。シェアオフィスは「シェアードオフィス」が由来になっており、オープンスペースやパーティションで仕切られた場所で仕事を行うことができます。
また、個室なども用意されており、情報漏えいが起きないように気をつけながら仕事を行うことができるのです。自由にスペースを使うことができるので、リラックスした雰囲気で仕事を行えるのもメリットといえるでしょう。
シェアオフィスのニーズが高まっている背景
シェアオフィスのニーズが高まっている背景に、働き方改革や新型コロナウイルスが関係しています。従来のように自社が保有、借り上げしているオフィスで働くだけでは対応できない場面が増えてきました。
特に新型コロナウイルスでテレワークやリモートワークが推奨され、在宅勤務が重要視されたのです。同時に働き方改革により子育てなどをしながら働く層に、新しい働き方としてシェアオフィスは利用しやすい働き方になります。
少子高齢化によって労働人口が減少している中で、シェアオフィスを活用すれば、幅広い層を雇用することにもつなげられるので、シェアオフィスは多くの企業が注目している働き方です。
従来型の賃貸オフィスとの違い
従来型の賃貸オフィスにはいくつかのデメリットが存在していました。一定期間の賃貸契約を締結して借りるため、保証金などの初期費用が高額だったのです。また、使うためにデスクや椅子などのオフィス用品を用意する必要があり、場合によっては内装工事もしなければなりませんでした。
その点、シェアオフィスでは運営会社と利用契約を結んで、時間料金や月額料金を支払います。このような違いがあるため、シェアオフィスは使いたい時間や期間に合わせて契約内容を調整できるのです。オフィス用品なども事前に設置されているので、契約から利用可能になるまでの期間も短縮できます。
レンタルオフィスとの違い
シェアオフィスに似ているシステムで、レンタルオフィスが存在します。レンタルオフィスの場合は、完全個室型の貸し事務所になり、もう一つ別のオフィスが用意できるような形です。
シェアオフィスの場合は、他の利用者との共有になるため、低コストですが情報漏えいに気をつけなければなりません。もちろん、シェアオフィスの場合でも個室が利用できるタイプはありますが、より情報を大切に扱うならレンタルオフィスがおすすめになります。
コワーキングスペースとの違い
ビジネスの可能性を広げるならコワーキングスペースがおすすめです。基本的な部分ではシェアオフィスと同じですが、よりオープンなシステムになっており、利用者同士の交流やコミュニティ形成が行えます。ビジネスチャンスや知識を高める目的ならコワーキングスペースが最適です。
シェアオフィスのメリット
メリット①コミュニケーションが取りやすい
シェアオフィスのメリットとして、コミュニケーションが図れるのがポイントです。共有スペースで作業することになるので、入居者同士でコミュニケーションを取る機会が生まれます。
他社との交流から新しいビジネスチャンスが生まれるかもしれません。また、様々な業界や業種の人と出会えるので、自分の知識を広げる機会になるのです。
メリット②好立地にオフィスを構えることができる
シェアオフィスのメリットとして大きいのが、好立地にオフィスを構えられる点です。なかなか賃貸では好立地にオフィスを用意するのは高コストですが、シェアによるオフィスであれば低コストに抑えられます。
社員の通勤や業務が行いやすい場所でシェアオフィスを用意することで、モチベーションもアップするのです。また、利便性の高い場所でシェアオフィスを行うことで、企業のステータスも上がります。事業を拡大していくことを前提にし、シェアオフィスからスタートするのも選択肢です。
メリット③初期費用を大幅に削減することができる
賃貸オフィスを契約するためには、資金や礼金、保証金、オフィス用品など様々な費用がかかります。シェアオフィスを利用すれば、そういった費用を無くし、入会金や初月賃料を支払うだけで済むのがメリットです。
基本的なオフィス用品が用意されており、コピーやファクシミリなどの複合機も利用できます。すぐにでも仕事を動かしたいときにシェアで使うオフィスは、スピーディーに契約と業務開始につなげられるので参考にしてください。
メリット④月額の賃料が安い
シェアオフィスでは、事務所を共有する形になるので月額の賃料が安く設定されています。都内でも月額賃料が2～3万円台もあり、非常に安価に契約できるのです。通常の賃貸オフィスであれば、月に10万円を超えるところも多く、大きな負担になります。
シェアオフィスでは事務所を共有するシステムのため、安く借りることができるのでおすすめです。利便性も高く、アクセスもしやすいシェアのオフィスはメリットの多いサービスといえるでしょう。
シェアオフィスのデメリット
デメリット①セキュリティ面に注意する必要がある
シェアオフィスのデメリットも確認しましょう。シェアオフィスはオフィスを共有する関係上、不特定多数の人が出入りすることになります。そのためセキュリティ面には十分に注意しましょう。部外者が紛れ込まないか注意する必要があり、セキュリティレベルを高く保つ対策が必要です。
同時に、インターネット回線が共有されているため、情報漏えいにも注意が必要になります。共有しているインターネット回線を利用して、データを抜き取ったり、ウィルスを仕込まれたりする可能性があるのです。
そして、直接画面を見られることで情報漏えいが起きる危険性もあります。シェアオフィスでは、自社オフィスの何倍もセキュリティに対する意識を高くしなければなりません。
デメリット②回線速度が遅い
ITやAI技術が進化した現代において、インターネット回線は必要不可欠なシステムです。シェアオフィスの場合、ビジネスとして問題のないレベルの回線が用意されていますが、時間帯などによって速度が落ちるかもしれません。
建物で回線を共有しており、他の企業が回線に負荷のかかるようなデータ通信を行っていると速度が落ちるのです。ネット回線を使ってデータを保存するようなシステムを使っている場合、時間がかかってストレスを感じるのがデメリットになります。
デメリット③雑音や騒音が気になる
共有スペースの雑音や騒音がストレスになることがあります。シェアオフィスでは共有スペースが設置されていることが多いです。また、それぞれの企業によって作業時間が異なり、人の出入りなども頻繁になります。
通話中に共有スペースの騒音に邪魔される可能性もあるでしょう。様々な音に関する懸念は十分に検討した上で、シェアオフィスを利用することを決断してください。
シェアオフィスの利用に向いている職業
職業①コンサルタント
シェアオフィスに向いている職業では、コンサルタントがおすすめです。コンサルタントは信頼が第一な仕事なので、オフィスがどのような場所にあるかが一つのステータスになります。名刺交換の際に住所がビジネス街の中心部にあるだけで、印象が異なるのです。
また、コンサルタント業務を行う上でアクセスの良さが重要になります。都心の中心部でシェアオフィスを行っていれば移動がしやすいのもメリットです。共有スペースで人脈を広げることにもつながり、新しいビジネスチャンスにもつながるでしょう。
職業②カウンセラー
近年は心理的なストレスが原因でカウンセラーに相談する人が増えています。カウンセラーの特徴として、基本的にカウンセリング以外に個別のスペースは必要ありません。シェアオフィスの中でサイレントスペースと言われる、静かな環境で仕事を行えるスペースを用意しているものがあります。
シェアオフィスは新しい建物でオフィス空間を提供している場合が多く、カウンセリングをするための清潔できれいな空間を確保できます。相談をする人にとってアクセスが良いのもメリットがあるので、カウンセラーとして働く上でシェアオフィスを検討してみましょう。
職業③ライターやデザイナー
個人で行うフリーランス系の仕事とシェアオフィスは相性が良いです。たとえば、ライターやデザイナー系の仕事でシェアオフィスを活用しましょう。パソコンがあれば基本的な仕事をすべて行えるような職業に最適です。
共有スペースを通して新しい人脈が生まれ、そのことが仕事につながる可能性もあります。自宅ではどうしても集中力が続かない場合、格安のシェアオフィスを使って仕事に集中できる環境を作りましょう。
シェアオフィスの利用に向いていない職業
職業①税理士や行政書士
逆にシェアオフィスに向かない職業も確認してください。税理士や行政書士のような仕事は、情報漏えい防止の為にこういったサービスは向いていません。もちろん、税理士や行政書士向けのオフィスが無いわけではありませんが、長い目で見て賃貸オフィスを利用しましょう。
職業②占有スペースが必要な仕事
製造業などで大型の機械を使う場合も向いていません。これは占有スペースが広くなり、シェアの形では問題が生じるからです。大型の機械が必須な職業は、スペースの広い賃貸オフィスで仕事を行うほうがトラブルを避けられます。
職業③機密情報を扱う仕事
他の仕事にも共通しますが、機密情報を扱う仕事は自社でオフィスを用意したほうが良いでしょう。デメリットの部分で紹介したように、不特定多数の人が出入りするシェアではどのような形で情報が漏れるか分かりません。セキュリティを重視する上では、費用がかかっても自社でオフィスを用意しましょう。
シェアオフィスを選ぶ時のポイント
ポイント①設備や備品の充実度で選ぶ
シェアオフィスを選ぶ時に、設備や備品の充実度で選ぶのがおすすめです。企業で一からオフィス用品を揃えると費用がとてもかかります。複合機などのオフィス用品はもちろん、郵便物の受け取りや発送サービスがあるところがおすすめです。
ポイント②必要な広さや料金形態で選ぶ
少し余裕を持って必要な広さや料金形態でオフィスを選びましょう。作業時にかかるストレスは職場の雰囲気を悪くする原因であり、トラブルの元になります。企業は少し費用がかかっても空間的に余裕を持った部屋にしましょう。
ポイント③オプションサービスの内容で選ぶ
シェアオフィスにはオプションサービスが用意されている場合があります。法人登記登録や社名表示、電話番号の取得などのサービスが該当します。また、秘書によるサポートなど企業として必要なサービスを活用してください。
その他にも電話代行や郵便物受け取りサービスなども提供されています。フリーランスで少人数で仕事を行う場合、こういったオプションサービスがあると効率化につながって業務に専念できるのでおすすめです。
ポイント④立地条件で選ぶ
シェアオフィス選びで立地条件は非常に重要なポイントです。費用を抑えながらも立地の良い場所を選べるのがメリットであり、企業のステータスにもなります。
社員にとっても顧客にとっても使いやすい立地を選ぶと良いでしょう。特に顧客やサービスを受ける人が訪れる職種は立地条件が重要になります。費用だけでなく、使う上で快適な立地か実際に歩いてアクセスなどを体験しておきましょう。
シェアオフィスを利用して企業の効率化を図ろう！
シェアオフィスに向いている職業について解説しました。事務所を共有するサービスであるシェアオフィスは、コンサルタントやカウンセラー、ライター、デザイナーに適したオフィスです。
企業としてかかる初期費用を抑えられるのが大きなメリットであり、立地条件も良いところを選びやすくなります。テレワークなどが注目されている現代の中で、新しい選択肢としてシェアオフィスの活用を検討しましょう。
