ミーティングの意味や効率的なやり方などを紹介！
社会人になってよく口にすることや耳にすることが多いミーティングという言葉。普段何気なく使っていますが、ミーティングの本当の意味とはどのようなものなのでしょうか。そこで本記事では、ミーティングの意味や効率的なやり方について紹介！会議やカンファレンスとの違いも解説するので、ぜひ参考にしてください。
ミーティングの意味とは？
ミーティングとは、集まって話し合うことをいいます。そのため、何かを決めるための話し合いではなく、情報の共有のため場所と捉えると分かりやすいです。また、打ち合わせもミーティングと同じ意味を含みます。
さらに詳しくミーティングについて見ていきましょう。ミーティングを行う意味、会議やカンファレンスとの違いを解説します。
アイデアを引き出すことができる
ミーティングをすることにより、一人では思いつかなかったアイデアを引き出すことが可能です。他の人と話したり、自らの意見を言葉にしたりすることで頭の中が整理されます。それによってボヤーっとしていたアイデアがまとまり、新しいアイデアが浮かびやすくなります。
ただの話し合いと思わず、積極的に他人の意見を聞いたり自ら発言したりすることで、新しいアイデアを引き出すことができるかもしれません。気になったことは細かくメモに取ると良いでしょう。
お互いの意見や認識を深めることができる
普段あまり接点のない人ともミーティングを通して話をすることで、お互いの意見や認識を深めることができます。「今回のミーティングはとことん話し合う日」と決めて話す場を作ることで、今抱えている問題を解決する糸口を見つけられるかもしれません。そのために、どの課題について話すのかを事前に決めてからミーティングすると良いでしょう。
仕事の進捗具合などを伝える役割がある
ミーティングは、仕事の進捗具合などの情報共有を一度に行えます。みんなで共有することで情報の違いが生まれなくなり、「言った」「言わない」などのトラブルを防ぐことも可能です。特にリモートワークで仕事を進めている場合、個別に仕事の進捗具合を確認しているととても時間がかかってしまいます。
ですが、リモートワークでもミーティングをすることで、それぞれの表情や反応を確認しながら進捗状況を全員に伝えられ、情報共有もすぐに行えるというメリットがあります。
意思決定を行う場でもある
先ほどミーティングは話し合いの場と説明しましたが、ただダラダラと話しているだけでは意味がありません。そのため、何のことについて話し合いをするのかを決めておくことが重要です。また、どのような着地点にするのかも決めておくと、ミーティングでの話し合いが進みやすくなります。
会議との違い
話し合いを目的としたミーティングと違い、会議では意思決定が重要です。そのため、”〇〇会議”と議題が決められているものが多く、企画内容や予算などを決定する場とされています。
カンファレンスとの違い
ミーティングとカンファレンスでは、参加する人数で異なります。参加する人数が数百人から数千人、多いところでは数万人で行なうのがカンファレンスで、比較的少人数で数人から多くても数十人で行うものがミーティングです。また、人の多い医療関係やスポーツ業界、規模の大きい会社などでよく行われます。
ミーティングの効率的なやり方
次は、効率的なミーティングのやり方を紹介します。ダラダラと話をするだけのミーティングにならないよう、しっかりとポイントを抑えておきましょう。
事前準備をする
効率的なミーティングをするために事前準備がとても大事です。作成した資料を前もって配布・目を通してもらうことで、ミーティング中にこれらを行なう時間を取られることがなく時間を有効的に使うことができます。また、最初から情報共有をしておくことで、開催するミーティングで何について話をするのかを決めておくことが可能です。
共通認識を持つ
話し合いや情報共有をするミーティングですが、何かの目的を果たすことが理想です。そこで、参加者全員がミーティングの意味やそれぞれの位置付け、ミーティング後の行動がイメージできるように共通意識を持つ必要があります。ですが、定期的なミーティングではだらけてしまう習慣があるため、席替えや参加者の見直しを行なうようにしましょう。
時間を決める
効率的にミーティングを行いたい場合、人間の集中力が持続する30分から限界の90分までに抑えるようにしましょう。時間を決めて行なうことでしっかりと決められた時間に集中することができ、発言する量も増えて生産性が良くなります。話が進まなくなり、長引くようであれば、状況を見て途中で休憩を挟むといいでしょう。
座席配置を工夫する
座席次第でミーティングの雰囲気が変わります。例えば、緊張感がほしい場合は対面、和やかな雰囲気がほしい場合は円状、たくさんの人に発言してほしい場合はホワイトボードやモニターに向かって座るなど、普段のミーティングを思い出し、欠けている部分を見つけて座席の配置を工夫するといいでしょう。
議事録を取る
意味のあるミーティングにしたい場合、議事録を取るようにしましょう。しっかりと議事録が書かれていれば、次に行なう行動について書かれているはずです。書かれた内容は参加者との合意が取れたという判断材料にもなります。また、議事録を取るにあたって、誰がどのような目的で見るかによって書く内容を変えることも重要です。
参加した人がミーティングを振り返るための議事録であれば決定事項のみ、参加した人以外も見る場合は誰が・どのように・発言・決定したのかを明確に書き出す必要があります。
参加者を少人数にする
もし、ミーティングの議題と関係のない人が参加していた場合、”発言しなくてもいい”という雰囲気が自然と出てくることもあるでしょう。
そうなると、その人の作業時間が無駄になったり、意見がまとまりにくくなったりなどの影響が出てきます。そのため、参加者は議題に関係のある人のみを選ぶことで、効率的なミーティングを行なうことが可能です。
決定事項を分かりやすくする
どこまで話をしたのかを明確にするために、話していることや決定事項をホワイトボードに書き出したり議事録をモニターで映し出したりするようにしましょう。常に進捗状況や決定事項が見えるようにしておくことで、話が逸れていくのを防ぐこともできます。また、時間を有効的に使うことができ、参加者のモチベーションのも繋がります。
積極的に発言する
発言しない人がいないように参加者全員がまんべんなく発言するようにしましょう。発言しない人がいる場合、ミーティングの進み具合が悪くなり、ダラダラと時間だけが過ぎていきます。その場合、発言しにくい雰囲気が出ているのか、自分より偉い人や知識のある人がいる場合に多いです。
もしどうしても発言しない雰囲気が漂っている場合、付箋やメモに意見や考えを書き出して全員から見えるホワイトボードなどに貼り付けてから話し合うといいでしょう。声を出して発言するよりも書くほうが自分の気持ちを書きやすくなり、匿名性も出てくるので個人の意見を述べやすくなるといったメリットがあります。
ミーティングを効率的に進めよう！
ミーティングの意味から効率的なやり方、会議やカンファレンスとの違いも紹介しました。普段何気なく行っているミーティングでも、参加者一人一人が事前準備や発言などを意識するだけで内容の濃い、充実した時間を過ごすことができます。本記事のやり方を参考に、ミーティングを効率的に進めましょう！
