キックオフミーティングの意味や進め方を解説！
社会人になって、初めてキックオフミーティングという言葉を聞く方も多いでしょう。初めてプロジェクトに参加した際も、キックオフミーティングを行うことも。キックオフミーティングは、プロジェクトメンバーの信頼を深め、プロジェクトを成功させるために、必要不可欠です。
本記事では、キックオフミーティングの意味や目的、進め方を詳しく解説します。必要な資料や、実施する際の注意点も紹介しているので、キックオフミーティングを行う際の参考にしてください。
キックオフミーティングの意味と目的
まずは、キックオフミーティングの意味と目的を解説します。意味や目的を理解しておくことで、内容が濃く良い会議になります。
意味①計画が始まる時に行うイベント
ビジネス用語の1つとして使用されているキックオフミーティングは、プロジェクトなどの計画が始まった際に行うイベントを意味します。
キックオフミーティングは、ミーティングや会議という意味で使うことが多いですが、計画が始まった際に、メンバーの紹介や、今後の方針を説明するイベントを意味します。
意味②「kick off meeting」の略称
キックオフミーティングは、英語の「kick off meeting」の略称ですが、カタカナ語として使用されることが多くなりました。英語の「kick off meeting」も、カタカナ語のキックオフミーティングと意味は同じで、計画が始まる時に行うイベントを指しています。
日本だけでなく、英語圏でもプロジェクトが発足された際に、行われています。プロジェクトを成功するにあたり、重要な取り組みとなっています。
意味③年度初めなどに行うミーティングでもある
キックオフミーティングは、プロジェクト発足時のみでなく、年度初めや四半期初めにも行われることがあります。サッカーのキックオフと同様に、仕事のはじめに行うミーティングを指すことが多いですが、さまざまな時期に使用されることがあるので、覚えておきましょう。
目的①プロジェクトの方向性を明確にする
キックオフミーティングでは、プロジェクトの方向性を明確にする目的があります。プロジェクトを成功させるにあたって、最終のゴールを明らかにすることは重要。方向性を明確にすることで、今後起こりうる問題や筋道も予測できます。
キックオフミーティングで、プロジェクトの方向性を明確にしておくことは基本です。プロジェクトメンバーが、迷うことなく安心して仕事ができるようにしましょう。
目的②節目を作る
プロジェクトを締めるという意味でも、キックオフミーティングは重要です。節目もなく、だらだらとプロジェクトを進めていては、進捗通りに進まないことも考えられます。そのため、節目を作る目的だけでなく、プロジェクトの方向性を固めるためにも、キックオフミーティングが行われています。
目的③メンバーとの信頼感を深める
キックオフミーティングには、プロジェクトに参加するメンバーが一堂に会します。プロジェクトに規模によって、多くの方が集まり、中には初めて会う方も多いでしょう。
そのため、キックオフミーティングに参加して、メンバーとの信頼を深める必要があります。また、それぞれのメンバーがどのような仕事を行うのか明確にすることで、プロジェクトを効率よく進められるでしょう。
キックオフミーティングの進め方
次は、キックオフミーティングの進め方を詳しく紹介します。会議の進め方をしっかりと理解し、内容の深いキックオフミーティングを行いましょう。
進め方①プロジェクトの説明
プロジェクトが発足された際の第一歩となる、キックオフミーティング。キックオフミーティングの最初には、プロジェクトリーダーが挨拶をした後、プロジェクトの説明を行います。会議をスムーズに進めるために、プロジェクトの説明を簡潔に述べる必要があります。
また、プロジェクトメンバーの仕事の意欲を高めるような説明を行いましょう。プロジェクト説明の段階で、プロジェクトのゴールや期間などを明確にしておきます。
進め方②チーム編成と仕事の割り振り
プロジェクトの説明をした後は、チームの編成とメンバーへの仕事の割り振りを行います。それぞれのチームには、チームリーダーを配置し、メンバーの仕事の割り振りやチーム全体のスケジュールを把握しておきましょう。
キックオフミーティングを行う日までに、あらかじめチーム編成やメンバーの仕事内容を決めておく必要があります。キックオフミーティング当日に、メンバーや仕事の割り振りを行うと、効率よく会議が進みません。チーム内だけでなく、チームごとの情報は、メンバー全員で共有しておきましょう。
進め方③メンバー紹介
プロジェクトによっては、初めて会う方も少なくありません。キックオフミーティングでは、メンバー間の交流を深めるためにも、自己紹介は必須です。時間がある場合は、1人ずつ順番に自己紹介を行いましょう。自己紹介を行うことによって、緊張をほぐし、チームの雰囲気が良くなります。
時間のない場合は、プロジェクトリーダーから簡単にメンバー紹介を行いましょう。場の雰囲気を和ませるためにも、メンバー紹介は早い段階で行うことをおすすめします。
進め方④質疑応答
プロジェクトの説明やメンバー紹介が終わったら、質疑応答の時間を設けましょう。プロジェクトの説明に対して、メンバーの意見は必ず聞いておく必要があります。専門分野の方の意見を取り入れ、プロジェクトに反映させましょう。
質疑応答で得た意見をプロジェクトに反映させることで、メンバーの仕事への意欲を高めることにもつながります。
キックオフミーティングに必要な資料
次は必要な資料を紹介します。キックオフミーティングには、アジェンダやプロジェクト概要の書類が必要になります。アジェンダや資料に記載する内容も紹介します。
資料①アジェンダ
アジェンダとは、会議に関する情報が記載されている資料を指します。会議を行う際は、プロジェクトの議題や日程、会議の進行表などを記載したアジェンダが必要です。アジェンダは、会議を行う日までに配布しておくのが理想的です。
メンバーはアジェンダを確認してからキックオフミーティングに参加できるため、本題に入りやすくなります。また、アジェンダに沿って会議を行うことで、時間の短縮にもつながります。アジェンダは予め目を通しておく必要のある資料のため、早い段階で作成しておきましょう。
資料②プロジェクトの概要書類
キックオフミーティングをで最も必要な資料が、プロジェクトの概要が記載された書類です。キックオフミーティングでも、プロジェクトの説明を行うため、資料にプロジェクトの概要を細かく記載する必要はありません。分かりやすい資料にするためにも、要点のみを簡潔にまとめておきましょう。
資料③参加者名簿や議事録など
プロジェクトのメンバーがどの部署から招集されているのか、わかりやすくするためにも、参加者の名簿は必要です。参加者の名簿には、氏名や部署、配属するチームなどを記載します。また、キックオフミーティングで紹介するチーム編成も、資料として残しておきましょう。
また、キックオフミーティング中には議事録を作成します。議事録には、次回のキックオフミーティングの日程についても、記載しておきましょう。
キックオフミーティングを行う時の注意点
注意点①準備が不十分
資料などの準備が不十分な場合、キックオフミーティングの失敗につながります。キックオフミーティングは、しっかりと準備することで成功につながります。
キックオフミーティングで準備に必要な資料としては、誰を呼ぶか、いつ実施するかなど、キックオフミーティングの概要を考えておきましょう。キックオフミーティング当日のイメージをしっかり持って、資料などの準備を行ってください。
注意点②メンバー全員に案内を出していない
意外と多い失敗としては、キックオフミーティングの案内をメンバー全員に出していないということがあります。実際に、会議の当日にメンバー全員が集まっていないことも。
案内がなかったメンバーはプロジェクトに不信感を抱いたり、仕事への士気が下がってしまうことも考えられます。そのため、メンバー全員に案内を出しましょう。その際に、あらかじめ準備しておいた、メンバーの一覧の資料を参考にしてください。
注意点③開催するタイミング
キックオフミーティングを実施する際は、開催するタイミングも重要です。プロジェクトが開始されてからキックオフミーティングを行っては、意味がありません。
プロジェクトが決まったら、なるべく早い段階でキックオフミーティングを行いましょう。また、早めに開催日を決めておくことで、メンバーもスケジュールを把握しやすくなります。
キックオフミーティングを成功させよう！
キックオフミーティングの目的や進め方、必要な資料について詳しく紹介しました。キックオフミーティングは、アジェンダなどの資料や開催タイミングなどを意識することで、内容も濃く良いものになります。本記事のキックオフミーティングの進め方や注意点を参考に、キックオフミーティングを成功させましょう！
