社内SNSが失敗する理由を解説！導入メリットは何か？
社内の風通しを良くするために、社内SNSの導入を考えている方は多いのでないでしょうか？社内SNSをうまく導入すれば、社員同士のコミュニケーションが活発になり、仕事のモチベーションの向上に繋がります。
ただし、社内SNSは失敗しやすいので注意する必要があります。そこでこの記事では、社内SNSのメリットや成功させるポイント、失敗する理由を失敗事例を交えて紹介します。
社内SNSの意味と導入メリット
まずは、社内SNSの意味や導入するメリットについて紹介します。
企業内や職場で使われるSNSのこと
社内SNSとは、企業内や職場で使われるSNSのことです。そもそもなぜ社内SNSが注目されるようになったのでしょうか？それについて時代背景を基に説明します。
近年はスマートフォンやモバイル端末などの普及によって、働く場所がオフィスだけではなく、在宅勤務も可能となりました。このようなワークスタイルの変化により、直接顔を合わせるコミュニケーションからモバイルコミュニケーションへと変化したのです。
さらに、新型コロナウイルスや若者の飲み会離れの影響もあり、コミュニケーションのあり方が大きく変化しています。このような影響によって、社内SNSが注目を集めているのです。
導入メリット①円滑なコミュニケーションに繋がる
社内SNSを導入する一つ目のメリットは、円滑なコミュニケーションに繋がることです。社内SNSのチャット機能を使えば、メールのように無駄な挨拶などをつける必要ありません。
そのため社員同士で気軽にコミュニケーションを取ることができます。「いいねボタン」などの気軽なリアクション機能を使用できることもメリットの一つといえるでしょう。
導入メリット②情報共有を効率化することができる
社内SNSを導入する二つ目のメリットは、情報共有を効率化できることです。電話やメールを使えば情報共有を行うことができます。
しかし、今のビジネス環境はスピードが重要なので、情報共有のスピードを格段に速くする必要があるのです。社内SNSなどのチャットツールを用いれば、伝えたい内容だけを簡潔にやり取りすることもできるので業務を効率化できます。
導入メリット③仕事のモチベーションアップに役立つ
社内SNSを導入する三つ目のメリットは、仕事のモチベーションアップに役立つことです。社内SNSをうまく導入できれば、社員同士のコミュニケーションが活発に取れるようになります。
その結果、社内の風通しも改善され、社員のモチベーションアップを期待できるでしょう。また、部署ごとに固まりがちだったコミュニケーションが、部署を超えて行われるようになることも期待できます。
社内SNSが失敗する理由
社内SNSを導入した企業の中では「思ったように結果が出ない、失敗した」と悩んでいる話は少なくありません。ここでは、社内SNSの失敗する理由について紹介します。
目的が明確化されていない
社内SNSが失敗する理由として、そもそも導入する目的が明確化されていないことが挙げられます。時代背景に合わせて「とりあえず社内SNSを使ってみよう、導入してから今後の方向性を立てよう」と目標が定まっておらず、勢いで導入することは得策といえません。
試すことに否定はありませんが、目的を明確化しておけば、利用しながら改善点を見つけることも容易になる可能性が高いのです。そのため、社内SNSを利用するときは失敗しないように目的を定めておきましょう。
他のツールとの使い分けができていない
社内SNSは、他のツールとの使いわけができていないと必ず失敗します。仕事でコミュニケーションを取るときは、メールやチャットツールなど複数のツールを使っている企業が多数存在するでしょう。
こうした組織では人や状況によって使われるツールが異なってしまうので、社内SNSを導入したところでコミュニケーションの円滑化が達成しにくくなってしまいます。社内SNSを利用するときは、目的を明確化して何の専用ツールとして活用していくのか具体案を出す必要があります。
業務に関係ない情報が増える
社内SNSは、業務に関係のない情報が増える可能性が高いため要注意です。日々の会話まで社内SNSを使用してしまうと、重要な情報を見落としてしまう危険性があります。
もちろんコミュニケーションの活発化のために、社内SNSはハードルを低いものにしなければなりません。ただし、どんなことでも気軽につぶやけるツールになってしまうのは考えものです。
利用者が限定されている
社内SNSは利用者が限定されてしまい、失敗してしまうケースが多いです。社内SNSを導入するときは、利用できる人をチームリーダー以上にするなど、利用者を限定してはいけません。
利用者が限定されてしまえば、それだけ情報の質と量も限定的なものとなってしまいます。社内SNSはその名のとおり、開かれたコミュニティになる必要があるのです。
利用者が偏ってしまう
SNSが失敗する理由の一つとして、利用者が偏ってしまうことが挙げられます。日常的に利用する社員だけの偏ったコミュニティが形成されると、他の社員は疎外感を抱きます。
その結果、ますます社内SNS離れが加速し、使いたい人だけが使うものになるでしょう。SNSが好きな社員のための趣味の延長にしかなりません。
社内SNSの失敗事例
続いて、社内SNSの失敗事例について紹介します。同じような失敗をしないように、よく理解して読み進めましょう。
失敗事例①強制力がない
社内SNSの失敗事例として、強制力がないことが挙げられます。社内SNSは全員が投稿する必要はなく、自主的に投稿するのが一般的でしょう。よって、社内SNSへの投稿は毎日のタスクに割り当てられることもありません。
つまり別に書かなくてもいい社内SNSは、業務の後回しになることが多く強制力がないのです。忙しい社員や会社に帰属意識のない社員は見向きもしないかもしれません。
失敗事例②趣味の延長になってしまう
社内SNSの失敗事例として、ある特定の社員の趣味の延長になってしまうケースがあります。先ほども説明したとおり、社内SNSは「毎日投稿しなければならない」という強制力はありません。
そのため、普段からSNSが好きな社員が趣味の延長戦で社内SNSを使ってしまうケースが発生するのです。
失敗事例③プライベートネタによるSNS離れ
社内SNSの失敗事例には、プライベートネタによるSNS離れが挙げられます。社内SNSが盛り上がるためには、できるだけ多くの社員に投稿してもらう必要があるでしょう。そのため会社は自由に投稿するように働きかけます。
その結果、一部の社員によるイベントのPR活動や興味のない自社の部活動の報告など、業務に関係のない情報が増えてしまいます。そのため社内SNSをめんどうに感じてしまい、次第に見なくなるというSNS疲れを引き起こすのです。
社内SNS導入を成功させるポイント
続いて、社内SNS導入を成功させるポイントを4つ紹介します。導入を失敗させないためにも、成功させるポイントをよく理解しましょう。
ポイント①目的を明確にする
社内SNSの失敗する理由でも紹介したとおり、目的を明確化しておくことが大切です。例えば企業内の業務効率化をするために、社員のノウハウを共有したいと考えている企業があります。
このようにして目的が異なると、SNSの使い方も変わるのです。そのため導入前には、利用目的や方針を具体的にしておく必要があるでしょう。
ポイント②社員に使い方を説明する
全社員に対して社内SNSの使い方をレクチャーする必要があります。例えば従業員の中にITリテラシーが低い人がいる場合、使い方を説明してあげないと情報共有ができません。他にもSNS慣れしていない社員の方もいるでしょう。社員が社内SNSを効率的に使用できるような操作方法を教育するための研修や勉強会を設けるといいでしょう。
ポイント③ルールを決めて社員に周知する
社内SNSを導入するときは、ルールを決めて全社員に周知することも大切です。ルールを設定することは、予期せぬトラブルを未然に防ぐことができます。
特にルール化しておきたい項目は、雑談の範囲です。SNSのコミュニケーションを活発化させるために雑談は必要ですが、雑談ばかりでは情報共有の妨げになることもあります。他にも「業務上の叱責など他人を非難することは禁止する」など従業員が委縮しないためのルールも必要でしょう。
ポイント④投稿しやすい環境を作る
社内SNSの理想は全社員が会話に参加して、会社全体のコミュニケーションが活発化することです。そのためにも全従業員が発言しやすい環境を意識して作る必要があります。
役職が高い人がどのように関わるかは難しい判断になると思いますが、役職や立場を問わずに自由に発言できるという安心感が得られる環境を作っておきましょう。
社内SNS導入の効果を高める方法
ここでは、社内SNSを盛り上げるための方法を紹介します。
投稿者の意見を記載する
何か情報を共有する場合、投稿者が自分の意見を記載するように心がけることが大切です。有益な情報のリンクや資料と一緒に、自分の意見をコメントで残すといいでしょう。
情報を横流ししただけでは自分の記憶にも残りづらいので、アウトプットすることが重要なのです。情報共有時に投稿者のコメントがあることで、その後の議論の活性化につながります。
プロフィールを充実させる
社内SNSも他のツールと同様にプロフィールを充実させることも大切です。規模が大きい会社であればあるほど、自分と関係のある社員以外のことはわからない人が多いでしょう。
そのためプロフィール欄を充実させることによって、投稿者の人物像を知ることができるのです。そうすることによって、投稿された内容への理解も深まります。
社内SNS上で目標やKPIの進捗を共有する
社内SNS上で目標やKPIの進捗を共有する方法もおすすめです。ただし、KPIの数値だけを共有すると非常に読みづらく、興味をなくす人が多いかもしれません。
そのため、数値と一緒に目標やKPIに対して関係のある社員について投稿するなど、従業員の興味を引く内容と紐づけるといいでしょう。
投稿の時間帯と内容を意識する
投稿の時間帯と投稿内容を意識することも重要です。時間帯によって投稿内容を分けるといいでしょう。例えばプライベートの時間帯に難しい業務の内容を投稿しても、興味を持つ社員が少ないことが予想されます。
このように勤務中や出勤中など、時間帯によって社員の求める情報は異なるのです。そのため、時間帯を意識した投稿を心がけるようにしましょう。
社内SNSにおすすめのコミュニケーションサービス
最後に、社内SNSにおすすめのコミュニケーションサービスを紹介します。
Slack
Slackとは、米国の「Slack Technology」社が開発し運営しているSaaS型のビジネスチャットツールです。Slackは世界中でも大人気のビジネスチャットツールであり、150ヶ国以上の国に利用されています。2019年9月時点での日間アクティブユーザーが1,200万人を突破しています。
みなさんの中には既にSlackを使用している方も多いのではないでしょうか。Slackの最大の魅力は外部のWebサービス群と連携する機能です。具体的には「Googleカレンダー」「 Googleドライブ」「Trello」など、さまざまなサービスと連携させることができます。
Workplace
WorkplaceはFacebook社が提供しているコミュニケーションツールです。具体的にはFacebookの画面や仕様をそのまま活用し、ビジネスに関するさまざまな機能を詰め込んだビジネス用のSNSになります。無料プランでも十分使用できますし、Facebookを使ったことがある人なら馴染みがあるので使いやすいでしょう。
Yammer
Yammerは、Microsoft社が提供している企業向けのソーシャルネットワークです。Twitterと同じように利用できるサービスなので使いやすいです。また、社内メンバーしか投稿内容を閲覧できないため、企業向けTwitterともいわれています。
Beat Shuffle
Beat Shuffleは、国内シェアNo1の次世代型の社内SNSとして注目されています。ビジネスチャットはもちろん、スケジュール機能や情報共有できる機能、会社の情報を集約できるWiki機能など、あらゆるシーンで活用できる機能が満載です。料金体系はビジネス用なら月額540円で使用できます。導入前後の充実したサポートも魅力的です。
社内SNSによる失敗を避けよう！
ここまで、社内SNSのメリットや成功させるポイント、失敗する理由を失敗事例を交えて紹介してきました。社内SNSはうまく運用しないと必ず失敗します。
相手の発言に嫌な気分になったり、気を使いすぎて発言ができなくなったりと、利用するにあたってストレスを感じる人も多くいるのが現状です。今回紹介した成功させるポイントや効果を高める方法を効果的に利用しましょう。
