ファシリテーションスキルの必須知識を身に付けたい！
本記事では、ファシリテーションスキルの必要知識について紹介します。ファシリテーションスキルは、会議やミーティングをスムーズに進め、生産性を高める効果があるのでおすすめです。
また、ファシリテーションスキルのコツを掴むと、オンライン上の会議でもコミュニケーションが取れます。ファシリテーションスキルの意味やコツをしっかり理解して、オンライン会議や研修で利用しましょう。
ファシリテーションスキルとは？
まずは、ファシリテーションスキルについて紹介します。ファシリテーションの言葉の意味をしっかり理解しましょう。また、ファシリテーションスキルが広まった背景や、取り入れた際の目的などもまとめました。
ファシリテーションスキルを取り入れて、オンライン会議や研修をスムーズに進めましょう。
会議やミーティングを円滑に進める技法のこと
ファシリテーションスキルは、オンライン会議や研修などをスムーズに進めるスキルの事です。ミーティングに参加しているメンバーの意見まとめて、瞬時に理解し、整理をして重要なポイントを洗い出します。
さらに、議論を広げて、最終的にリーダーが全員に納得できるようにサポートをします。
ファシリテーションスキルの目的
ファシリテーションスキルの目的は、従業員ひとり1人がしっかりと理解し、責任を持って行動が出来るようにします。参加者を、会議の目的と理由をしっかり理解し、当事者レベルで動けるような状態にしましょう。
ただ一方的に、リーダーが指示を出すだけでは、主体的に置いてくれる従業員は少ないです。コミュニケーションがしっかり取れていると、意思決定能力や問題を解決する力が高まるので、導入する企業が増えています。
ファシリテーションスキルが広まった背景
今の日本のビジネスは多様性で、オンライン上のでの会議が増えてきています。そのため、ファシリテーションスキルを取り入れる企業が多いです。もともと日本の企業は、社員や組織など、同じ部署内でリーダーを作って事業を運営していました。
しかし、近年では、文化や国籍、言語や人種など様々な人が社会に進出しています。そのため、誰かに答えを教えてもらいながら業務を遂行するよりも、従業員ひとり1人が考えて行動するように誘導する企業が多いです。
ファシリテーターの言葉の意味
ファシリテーターは、オンライン会議や研修でリーダーとして、その場をまとめて進行する人の事を言います。複数人が集まってセミナーやオンライン会議を行う場合、参加している人がコミュニケーションを取りやすいように、サポートしましょう。
研修やコミュニケーションを取る際に、意見の出し合いや、良い結果が得られるようにサポートします。また、ファシリテーターは、参加している人の意見を一致させて、従業員のやる気を向上させるように自らリーダーシップをとって動きます。
ファシリテーションスキルのメリット
次は、ファシリテーションスキルのメリットについて紹介します。ファシリテーションスキルを取り入れると研修やオンライン会議などの生産性向上に繋がります。
メリット①会議の生産性アップに繋がる
ファシリテーションスキルのリーダーは、従業員全員の意見をまとめるので、最終的に会議の生産性アップに繋がります。リーダーは時間内に参加している人全員が、納得できる結論を導き出しましょう。
そうする事で、会議の生産性が上がり、短時間でも内容の濃い議論を生み出せます。また、ファシリテーションスキルのリーダーは、会議の進行役だけではなく、準備期間も含まれます。そのため、「今回の会議は必要なのか」などの判断もしっかりと考えましょう。
メリット②アイディアの創出に役立つ
ファシリテーションスキルを取り入れると、アイディアの創出に役立ちます。今のビジネス業界では、グローバル化が進んでおり、新しいアイディアを生み出さないと生き残るのが難しいです。
そのため、企業では、ファシリテーションスキルを導入して新しいアイディアを生み出しています。アイディアを生み出すには、従業員の多様性を尊重するのがコツです。
オンライン会議やミーティングなどで、コミュニケーションが取れるようにリーダーが促し、イノベーションやアイディアの創出ができるように導きましょう。
メリット③参加メンバーのモチベーションが上がる
ファシリテーションスキルを導入すると、参加者のモチベーションが上がり、良い結果が生まれるでしょう。ファシリテーションスキルのリーダーは、参加メンバー全員の意見を尊重して、議論を促進します。
オンライン会議やミーティングに参加している人の意見を尊重して、答えを導き出しましょう。参加者全員のモチベーションが高いと、会社の目標にたどり着くために動いてくれるので、リーダーは重要なポジションです。
ファシリテーションスキルの種類
次は、ファシリテーションスキルの種類について紹介します。ファシリテーションスキルには、グランドルールやブレーンストーミングなど様々な種類が存在します。ファシリテーションスキルを取り入れて、研修やオンライン会議などでコミュニケーション能力を高めましょう。
グランドルール（円滑に進めるスキル）
グランドルールは、研修やオンライン上のミーティングで利用する際に、ルールを決める事を言います。コミュニケーションを取る際に「手を挙げてから発言する」「順番に意見を言う」など、会議で使うルールをリーダーが率先して決めます。
グランドルールを多く設定してしまうと、守れなくなってしまう可能性があるので、3～5つ程度に絞ると良いでしょう。また、ファシリテーションスキルに慣れていない人は、1～2つでも構いません。
ブレーンストーミング（発散のスキル）
ファシリテーションスキルを取り入れる際は、ブレーンストーミングが重要です。研修やミーティングで意見を出し合う際に、否定してしまうケースが多いです。相手の意見を否定しないで、うまくアイディアを出してまとめるスキルが、ブレーンストーミングと言います。
そして、その意見を参加者に分かりやすく紐解いていくのが、ファシリテーターの役割です。グランドルールにブレーンストーミングを入れると良いでしょう。
n/5投票法（合意形成のスキル）
ファシリテーションスキルを取り入れてミーティング等を行う際は、必ずn/5投票法スキルを採用しましょう。n/5投票法は、様々な意見を円滑に進めるコミュニケーションスキルです。議題に対して出された意見を「n」とし、1人当たり「n/5」の投票権を持ちます。
例として、意見が50あった場合、全員が10票分の投票権を持ちます。そして、参加者全員が投票し、数が多かったアイディアを3～5個まとめて、さらに話し合いましょう。n/5投票法を使うと、多く意見が出ても短時間で話し合えるので、おすすめです。
ファシリテーションスキルに必要な能力
次は、ファシリテーションスキルに必要な能力について紹介します。ファシリテーションスキルを取り入れると、整理する力や理解力が高まります。また、相手の意見を聴く力が身に付くので、おすすめです。
必要な能力①論点をおさえて整理する力
ファシリテーションスキルは、様々な意見をまとめて、コミュニケーションを取るため、参加者の意見を整理する力が身に付きます。
また、研修やミーティングでは、従業員が発言した意味を理解しつつ、議論に重要な内容なのかを判断する必要があります。ファシリテーションスキルは、論理的思考力を高め、シンプルに物事を考える力が重要です。
必要な能力②理解力や質問力
ファシリテーションスキルのリーダーは、参加者の意見を理解して、分からない所を質問する力が重要です。そのため、意見の内容を瞬時に理解して整理し、進行しなければなりません。
また、その中で不明な点や疑問点を、その都度問いかける必要があります。参加者は「何が言いたいのか」をしっかり理解し、質問して良い答えを導き出しましょう。
必要な能力③聴く力
ファシリテーターは聴く力が最も重要です。ファシリテーションスキルのリーダーは、「聴く力」や「理解する力」が備わっていないと、意見を言わない人も出てきます。議論をまとめるために、意見を言いやすい雰囲気作りが重要です。例として「意見を出している人の体や顔を向ける」や「頷きや相づちを入れる」などがあります。
ファシリテーションスキルを上手く使うコツ
次は、ファシリテーションスキルを上手に使うコツについて紹介します。ミーティングでは、出発点や到達点を明確にする必要があります。また、意見を発言しやすい雰囲気を作るのも重要です。
出発点と到達点を明確にする
ファシリテーションスキルを取り入れる際は、出発点と到達点を明確にするのが上手く使うコツです。研修やミーティングの際は、始まり（出発点）と、どこまで決めるのか（到達点）をしっかり決めましょう。
「この話をなぜ始めるのか」「なぜそうするのか」「それに対してどうすれば良いのか」、「誰がいつまでに何をすれば良いのか」など、結果に至るまでのプロセスを分解するのがコツです。
参加者の保有情報や立場を把握する
ミーティングをする際は、参加している人の共有認識や立場をしっかり把握しましょう。同じチーム同士のミーティングの場合は、情報や言語が共有出来ています。
しかし、他のチーム同士のミーティングの場合は、知っている情報に差が出てきてしまう可能性があるので注意が必要です。会議をスムーズに進めるためにも、情報について予測や把握しましょう。
発言しやすい雰囲気を作る
ファシリテーションスキルを実施する際のリーダーは、参加者が発言しやすい雰囲気を作るようにしましょう。参加している人の意見を引き出すためには、話しやすく興味のある話題をするのがコツです。
また、参加者の中に、意見があるけど発言が出来ない人もいるので、そこを見極める必要があります。ファシリテーターは参加者ひとり1人の発言を尊重し、十分な意義がある事を伝えていきましょう。
議論の内容が本筋と合っているか確認する
会議中は、内容が本筋と合っているかを確認しながら遂行していきましょう。様々な意見が出てくると、話が脱線してしまい、論点とズレてしまうケースがあります。ズレてしまった場合は、全員で再確認し、軌道修正していきましょう。
思いのほか話が盛り上がってしまい、軌道修正が難しい場合があります。しかし、参加者の気持ちを配慮しながら議論を切り替える行動もファシリテーターには重要です。
会議の時間管理を行う
会議をする際は、時間管理をしっかり行うのがコツです。到達点にたどり着くためには、時間管理もしっかり行う必要があります。「会議の目的の共有に5分」「議論に20分」「まとめに10分」など各ステップに時間を決めるとスムーズに物事が進みます。
ファシリテーションスキルの研修事例
次は、ファシリテーションスキルを使った研修事例について紹介します。インソースやリクルートなど、様々な企業でファシリテーションスキルは使われています。
研修事例①株式会社インソース
インソースでは、「ファシリテーションスキル研修基本編」として1日しっかり学べる時間を設けています。オンラインや講師を社内に派遣してデザインスキルや対人関係、構造化や合意形成といった4つのスキルを演習しながら学習が可能です。
研修事例②リクルートマネジメントスクール
リクルートマネジメントスクールは、会議運営に特化したファシリテーションスキルを学べるプログラムを導入しています。講義時間は3時間で、職種や階級に関係なく受講が可能です。参加費は15,000円と、比較的安い値段なので、若手社員にも人気があります。
研修事例③JMAマネジメントスクール
JMAマネジメントスクールは、「ファシリテーションスキル習得セミナー」を提供しています。2日間に渡って、ファシリテーションに必要なスキルやツールを学習し、ロールプレイをします。実践的なファシリテーションスキルを修得できるので、積極的に学ぶ社員が多いです。
ファシリテーションスキルはリーダーに欠かせない能力！
ファシリテーションスキルを身につけると、会議の生産性が上がり、新しいアイディアを創出できます。 リーダーは議論のゴールを明確にし、コミュニケーションを活性化させます。
ファシリテーターは、参加者のモチベーションを上げ、仕事にやる気をだす重要な役割です。ファシリテーションスキルをしっかりと身につけて、ビジネス業界を盛り上げましょう。
