社内で情報共有するメリットやおすすめツールについて考える
社内の業務効率化を進める上で、情報共有を円滑に行うことが重要です。情報共有が円滑に行えると、生産性の向上やコスト削減につながります。しかし、実際にどのような形で社内の情報共有をスピード化すればよいのでしょうか？社内の情報共有におすすめなツールやポイントを解説します。
社内で情報共有するメリット
メリット①無駄なコミュニケーションの削減に繋がる
社内で情報共有を効率化するメリットは、無駄なコミュニケーションの削減につながります。普段から社内で必要な情報が共有されていれば、それぞれがスピーディーに動くことができるでしょう。わざわざ社内で担当者を探す必要がなくなり、休日に会社から電話がかかってくることも減ります。
また、社内で人事異動や転職などが起きても、情報共有するためのシステムやツールが構築されていれば迅速に対応できるのです。社員それぞれが必要な情報を社内に共有させることで、無駄を減らし必要なコミュニケーションに時間を避けるようになるでしょう。
メリット②迅速な施策立案が可能になる
社内で必要な情報が共有されていれば、迅速な施策立案が可能になります。情報共有の仕組みを導入することで、顧客の状況や現在の社内のプロジェクトの進行など、様々な情報に素早くアクセスできるのがメリットです。
また、情報の見える化を進めることで、いつでもダイレクトに必要な情報を得られます。社内のそれぞれの部署の顧客データを把握できるので、新しいプロジェクトを進めるときにも便利です。クラウドツールなどを活用して、社内の情報共有を進めましょう。
メリット③トラブルを素早く解決することができる
情報共有が行えているメリットとして、トラブルを迅速に解決できるのがメリットです。社内の状況をすぐに確認できれば、プロジェクトの進捗状況や顧客のクレーム対応などをいち早く確認できます。
そして、トラブルが起きた状況も整理されてまとめられているため、「いつ」、「どこで」、「どんな」という情報をわざわざ担当社員に聞く時間も省けるのです。
また、基本的な情報を先にチェックしてから、直接詳しく聞くなど対応の仕方にも幅を生み出せるようになります。こういったメリットを社内にもたらすために、情報共有のシステムやツールを導入していきましょう。
社内での情報共有が不足することで起こる問題点
問題点①業務効率が悪化する
社内で情報共有が満足に行えていないと様々な問題が発生します。社内で情報が整理されていないと、業務効率化は低下して、スピーディーに仕事を進められません。また、社内で起きたトラブルを共有できていないと同じようなミスを繰り返してしまうのです。
その他では、仕様変更などの情報共有が行われていないと、現場で大きなトラブルが発生することにつながるでしょう。伝達ミスなどのヒューマンエラーを防止するためにも、社内で情報共有をシステム化することは非常に重要です。業務効率を悪化しないためにも情報ツールを活用しましょう。
問題点②業務が属人化する
情報共有が行えていない状態では、社内で属人化した社員が増えます。属人化は、特定の社員が担当している業務や進め方を当人以外が分からなくなってしまう状態のことです。つまり、その人に聞かないと仕事が進められないような状態であり、当該者が退職するときの大きな問題になります。
こういった業務の属人化を防ぐためにも、社内で情報共有できる環境を整備しましょう。担当者が急病で欠席しても、他の人間がバックアップできるような状態にするのが理想です。普段から効率的な方法や知識のノウハウを社内で共有できれば、トラブルに強い企業になるでしょう。
問題点③社員のチームワークが悪化する
社内の情報共有に問題があると、チームワークの悪化につながります。営業を行う時に必要な情報がまとまっていないと、トラブルのときに責任の押し付け合いになるかもしれません。営業担当やその他の担当者などが必要な情報を社内に共有していれば、共有漏れを防げます。
社内で情報共有する時のポイント
ポイント①情報の伝え方を工夫する
情報共有を行う時のポイントについて確認しましょう。社内では様々な社員が働いており、事務や営業担当など部署も異なります。そのため、基本として5W1Hを守ることが重要です。これは「いつ」、「どこで」、「誰が」、「何を」、「どんな目的で」、「どのように」を意識することを意味します。
たとえば、営業で訪れた取引先に関する情報を5W1Hを意識して、社内で情報共有するようにしてください。この基本的なルールを守るだけでも、社内の情報に対する取り扱いの意識が変化します。誰が確認しても同じように受け取るような表現を使うことも大切です。
ポイント②情報を整理して活用しやすいようにする
後ほど紹介する社内での情報共有におすすめのツールにも関わりますが、情報は整理して活用しやすいようにしてください。情報ツールを活用するために、検索性やカテゴリー分類が重要になります。
必要な情報にダイレクトにアクセスできるように整理できれば、作業の効率化につながるのでおすすめです。また、階層分けをうまくできると、社内全体やプロジェクトの進捗状況を把握しやすくなります。
ポイント③情報共有しやすい環境を作る
情報共有しやすい環境作りを整備しましょう。社内に明確な情報共有のためのルールを設定し、基本になるフォーマットを用意してください。新入社員や若手社員が積極的に情報共有を行えるようにサポートすることも大切です。
ポイント④情報共有する人を評価する
社内で情報共有を積極的に行う人を評価してください。丁寧に整理されたものを情報共有することで、仕事の効率化につながります。社内で情報共有が上手な人をお手本にし、そういった人を評価するようにしましょう。
ポイント⑤情報共有ツールを導入する
事務や営業担当など、様々な人が社内で情報共有をできるようにツールを導入しましょう。次に紹介する社内での情報共有におすすめなツールを活用すれば、情報の見える化につながります。ツールを活用することで分かりやすく、そして素早く必要な情報にアクセスできるのでおすすめです。
社内での情報共有におすすめのツール
Chatwork
チャットをメインで使うならChatWorkがおすすめです。重要なメッセージは未読機能を使って通知を残し、見やすいインターフェイスで情報共有が活発に行えます。社内の情報共有ツールをお手軽に導入したい場合におすすめです。
Stock
ノート機能を搭載しており、情報が流れるのを防げるのがStockです。チャット機能ではどんどん新しい情報が書き込まれていき、見落としの原因になります。そこでStockのノート機能を利用すれば、要件などのテキスト情報や画像を簡単に残すことが可能です。
シンプルな見た目になっているので、あまりパソコンが得意ではない人も活用しやすくなっています。情報ストックとタスク管理に最適なツールといえるでしょう。
NotePM
ページを閲覧したメンバーや参照時間の履歴を確認するならNotePMが最適です。確認作業を減らすことで業務を効率化できます。また、検索機能が充実しているので、社内で情報共有されているものに素早くアクセスできるので活用してください。
Yammer
Windowsを運営するマイクロソフト社が提供しているのがYammerです。伊藤忠商事やシャープが導入している情報共有のツールで、セキュリティの高いシステムになります。
電子メールアドレスのドメインによって認証を行い、プライベートなSNS空間のような活用ができます。共通の関心を持つコミュニケーションを作れるので、そこでアイデアやフィードバックを集めて新しい企画に活かすことも可能です。
SONR.
SONR.の特徴は、既読したメンバーが分かりやすい「了解」ボタンです。メッセージを投稿した人が既読にしたメンバーを把握しやすく、反応したメッセージはホーム画面で表示にできます。そのため、すぐに確認すべき情報がわかりやすいのがメリットです。
その他にもアドレス帳機能があり、営業担当などが顧客の情報を登録して連絡を取りやすいように記録できます。グループ機能では、プロジェクトに参加しているメンバーを登録できるので、他社メンバーや取引先なども明確に確認できるので活用しましょう。
社内の情報共有は営業活動の効率化に必要不可欠！
社内の情報共有に関する情報を紹介しました。情報共有を積極的に行うことで、業務の効率化や伝達ミスを減らせます。また、社内の情報共有のためにツールを導入すれば、より効率的に作業を進めます。
人材不足の現代において、情報の見える化は必要不可欠です。事務や営業担当の負担を減らすためにも、積極的に社内で情報共有を行っていきましょう！
