在宅勤務とテレワークの問題点や課題を解説！メリットは何か？
働き方改革の推奨、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務やテレワークといった働き方が急増しています。本記事では、在宅勤務やテレワークの問題点や、実際に導入した企業をまとめました。在宅勤務を導入するメリットも解説しているので、参考にしてください。
在宅勤務とテレワークの問題点や課題【企業側】
問題点や課題①セキュリティ面に不安がある
在宅勤務とテレワークの問題点や課題として、セキュリティ面が挙げられます。テレワークや在宅勤務では、外部から会社のネットワークにアクセスして行うことがほとんど。
そのため、業務に関わる情報が外部に流出する恐れもあります。企業が在宅勤務やテレワークを導入する時は、セキュリティシステムを強化するなどの対策が必要。
従業員に対しても、しっかりとセキュリティ面を意識してもらうことも大切。研修を通して、社内のパソコンを公共のフリーWi-Fiに接続しないなど、初歩的な指導から行いましょう。
問題点や課題②適切な労務管理を確立する必要がある
在宅勤務やテレワークはオフィスを離れるため、通常の労務管理では性格な労働時間を把握できません。
そのため、在宅勤務やテレワークに特化した勤怠管理システムを導入する必要があります。テレワークや在宅勤務において、就労時間や休憩時間は社員の自己申告となります。
テレワークや在宅勤務といっても、支払われる給与や残業代、手当などは通常と同じように支払う必要があります。企業側は、従業員の時間申告をもとに、パソコンのログイン履歴やメールの送受信時間などをもとに、実際の就労時間を計算します。
また、在宅勤務やテレワークで長時間残業が発生していないか調査する必要があります。フレックスタイム制などを導入している企業は、制度自体を見直しが必要になる場合もあります。
問題点や課題③オフィス勤務とは異なる経営管理が必要となる
オフィスで仕事をする際、上司が実際に部下の働きを見て評価できます。しかし、在宅勤務やテレワークは働きぶりを目で確かめられません。部下を信頼することは大切ですが、管理と放任どちらかに偏ることも。
離れた場所でも上司と部下の良い関係を築いていくためには、目標を定め、業務の見える化を行う必要があります。目標に関してどう動くのか、タスクなどの共有も効果的。成果物を提出するだけでなく、成果物を完成させるまで過程を提示しましょう。
問題点や課題④人事評価制度の再構築が必要となる
人事評価制度といえば、仕事への姿勢や成果物だけでなく、コミュニケーション能力も対象。テレワークは離れて1人で仕事をするため、コミュニケーション能力を評価することが困難です。
そのため、人事評価制度にコミュニケーション能力を取り入れている場合は見直しが必要。しかし、成果物と勤務時間が必ずと比例するわけではありません。成果ベースで評価を行う際も、注意が必要です。
問題点や課題⑤組織力や生産性を高める取り組みが必要となる
テレワークは個人で仕事を進めるため、従来の働き方とは異なり、企業の社風に触れながら業務を進めることができません。そのため、企業側が積極的にコミュニケーションの活性化を促す必要があります。
テレワークは、1人でただ仕事を行うという意識を持つ従業員も多いため、結果として組織力が低下する恐れも。生産性をアップさせるために導入したテレワークですが、最近の調査ではオフィスでの生産性100％に対し、テレワークでの生産性は84％という結果も出ています。
新型コロナウイルスでテレワークを余儀なくされたが、環境が整わないことのストレスが影響していると考えられます。企業はテレワークでも組織力や生産性が高められる取り組みを考える必要があります。
問題点や課題⑥導入コストがかかる
テレワークや在宅勤務の問題点として、導入コストがかかるという点も挙げられます。テレワークや在宅勤務を導入する際は、セキュリティ面の強化、マネジメント育成体制の構築などにコストがかかります。
また、仕事を行うためのデバイスも従業員に支給しなければいけません。また、テレワークや在宅勤務をするために環境を整える手当の支給など、さまざまな面でコストがかかります。
在宅勤務とテレワークの問題点や課題【従業員側】
問題点や課題①孤立感を抱きやすくなる
テレワークや在宅勤務を行う際の、従業員側の問題点や課題として、孤独感を抱きやすくなる点が挙げられます。テレワークや在宅勤務で、他の従業員をコミュニケーションをとる際は、チャットツールなどオンラインで行います。
最近は、様々なオンラインコミュニケーションツールが普及していますが、オフィスで行うコミュニケーションとは異なります。また、オンラインツールでは業務上の話はしやすいですが、プライベートな会話へのハードルが上がります。
気軽に会話ができないため、孤独感を抱く従業員も少なくありません。上司がオンラインで気軽に会話できるグループを作り、従業員同士のコミュニケーションを活性化させましょう。
問題点や課題②自己管理が難しい
テレワークや在宅勤務は、自立した働き方が求められます。オフィスは仕事を行うためだけの場所ですが、在宅勤務やテレワークは生活と仕事を同じ場所で行います。そのため、オンオフの切り替えがうまくできず、ダラダラと仕事をしてしまうことも。
集中力が切れないように、つい見てしまいがちなテレビやスマホなどは、視界に入らない場所に置きましょう。また、一定時間がたったら、定期的にストレッチするなど、工夫が必要です。
問題点や課題③長時間労働になりやすい
テレワークや在宅勤務は、業務中の姿を実際に見れないため、成果物や申告された労働時間で状況の把握を行います。成果をあげようとするあまり、つい長時間労働してしまう従業員も少なくありません。
テレワークや在宅勤務は、場所を選ばずに働けるというメリットがありますが、働きやすい環境から長時間労働になりかねません。
問題点や課題④環境作りや情報漏洩に気を配る必要がある
どこでも仕事をできるというメリットがある在宅勤務ですが、どこでも仕事ができるというわけではありません。テレワークや在宅勤務は、オフィスのように仕事しやすい環境作りをする必要があります。
また、情報漏洩のことも考え、安全なネットワークに接続できる環境が必須。このような環境作りはすぐにできるわけではないため、企業と協力して環境を整える必要があります。
家族と同居している場合は、テレワーク用のスペースを確保しなければならず、テレビ会議などの時間帯を気をつけなければなりません。また、第三者がいる場所でテレワークを行うと、情報漏洩の恐れもあるため、注意しましょう。
問題点や課題⑤運動不足になりやすい
通勤時間を短縮できるというメリットのあるテレワークや在宅勤務ですが、運動不足になりやすいという問題も。オフィスに出勤する際、強制的に体を動かして出勤しなければいけません。しかし、テレワークや在宅勤務の移動は、自宅内のみ。
テレワークや在宅勤務は座りっぱなしの時間が長いため、慢性的な運動不足を引き起こします。慢性的な運動不足は、健康を害する病気を引き起こすこともあるため、定期的に体を動かす時間を設ける必要があります。
在宅勤務やテレワークを導入するメリット【企業側】
メリット①離職率の低下に役立つ
在宅勤務やテレワークの導入は、企業の離職率の低下につながるというメリットも。テレワークは、自宅内で完結するため、それぞれの家庭や事情に柔軟に対応できます。
従来であれば、配偶者の転勤で退職しなけらばならないケースも多くありましたが、テレワークは配偶者の転勤や介護、育児など、さまざまなライフスタイルに対応しています。テレワークは優秀な人材の確保にも有効的で、深刻化する人手不足問題も解消できます。
メリット②採用力を強化することができる
多くの人は働きやすい環境を求めて、転職活動を行っています。テレワーク制度は働きやすい制度のひとつで、今まで、距離的な理由で就職を諦めていた人も積極的に採用できます。
また、採用するターゲットは国内だけでなく、国外まで広げられます。なかなか人の集まりにくい、エンジニアなどの業種はテレワークを導入することで、採用力の強化につながります。
メリット③リスクの分散が可能になる
自然災害や感染症などが広がり、会社に出勤できずに仕事ができないという人も少なくありません。テレワークや在宅勤務を導入することで、業務の機能を滞りなく継続させられます。このように業務のリスクの分散させられることも、テレワークや在宅勤務のメリットのひとつ。
メリット④固定費を削減することができる
テレワークや在宅勤務を導入することで、固定費を削減できます。従業員がオフィスで仕事をする際、従業員の交通費やオフィスの賃金が必要。多くの企業でテレワークが導入されていますが、中には全社員リモートワークを行う企業も。
リモートワークの環境を整えるために、リモートワーク手当を導入する企業もあります。テレワークを導入することで、従業員にデメリットが生じる場合は、企業側も配慮が必要です。
メリット⑤企業イメージの向上に繋がる
企業イメージを向上させるためにも、テレワークの導入は有効的。特に近年の働き方改革で、テレワークの導入が注目されています。テレワークは、従業員を大切にしていると企業ブランディングにもなります。
在宅勤務やテレワークを導入するメリット【従業員側】
メリット①時間の有効活用が可能になる
テレワークのメリットとして、時間の有効活用が可能になるという点が挙げられます。テレワークを導入し、自宅で仕事をすることで通勤時間が削減されます。これまで通勤にかけてきた時間を、家事やプライベートの時間にあてられます。
都市部への通勤が時間がかかることも多く、人も多いため、毎日の通勤がストレスになることも。在宅勤務やテレワークは、このようなストレスからも解放されます。
また、移動の多い営業職は、オンラインで商談が可能に。移動にかかる時間を削減できるため、長時間労働や時間外労働の短縮になります。
メリット②仕事に集中することができる
オフィスで仕事をしていると、電話対応や来客対応を行う必要があるため、業務を中断しなければならないことも。テレワークでは、電話対応や来客対応の必要がないため、仕事に集中できるというメリットがあります。
特に、じっくりと考えて行う業務の場合は、静かな場所でじっくりと考えられ、生産性を高められます。また、自宅で集中できない場合は、仕事に集中できる場所を探すこともできます。
メリット③ストレスの軽減に繋がる
通勤時の混雑、長時間労働などは従業員にとって、大きなストレスとなります。特に満員電車や渋滞は、心身的な負担が大きく、業務のパフォーマンスを低下させます。テレワークは満員電車を利用する必要もないため、ストレスを軽減させられます。
メリット④子育てや介護との両立が可能になる
子育てや介護を理由に、企業を退職する人も少なくありません。テレワークは、子育てや介護を両立できるというメリットも。在宅勤務を活用することで、育児や介護の合間にできた時間を仕事にあてられます。
また、育児や介護だけでなく、怪我で通勤ができなくなった場合も、テレワークは効果的。テレワークは、オフィス出勤にとらわれない、働き方が可能です。
メリット⑤自分が住みたいと思う場所で仕事ができる
働く場所を選ばないという点も、テレワークや在宅勤務のメリット。インターネット環境が整っている場所であれば、どこでも仕事ができるため、国内だけでなく、海外でも仕事が可能に。
場所を選ばない在宅勤務は、配偶者の転勤に付き添えるだけでなく、自分が住みたいと思う場所で仕事ができます。気候や言語など、自分好みの場所を選び、気持ちよく仕事ができます。
在宅勤務とテレワークの問題点や課題を解決する方法
テレワーク業務を段階的に導入する
在宅勤務制度やテレワークを一度に導入しようとすると、膨大な費用がかかります。そのため、テレワーク業務は、段階的に導入することがおすすめ。
一部の部署から在宅勤務を導入し、在宅勤務やテレワークを導入する際に発生するデメリットを洗い出します。課題を発見したら、都度問題点を解決していきます。また、初めは週に1回～2回など、日数を限定して行うことが効果的。
段階的にテレワークや在宅勤務を導入することで、自社が抱える課題や問題点も明確になります。在宅勤務やテレワークを経験した従業員を対象にアンケートを実施するなど、組織の状態を定期的に確認しましょう。
コミュニケーションツールを活用する
近年、テレワークや在宅勤務を対象とした、コミュニケーションツールが多く普及しています。オンライン上で多くの情報を一気に伝えられるツールや、快適にオンライン会議を行えるツールも多いです。
コミュニケーションツールをコミュニケーションに役立てるためには、企業側も工夫が必要。例えば、文字や音声だけでのやりとりにならないよう、顔社員などを共有できるようにしても良いでしょう。
企業内の評価制度を見直す
テレワークや在宅勤務という働き方を取り入れる際は、企業内の評価制度を見直す必要があります。テレワークや在宅勤務の導入にあたって、今まで通りの評価制度で問題ないか見直していきます。
従業員が不安に感じないように、企業と従業員の両方が納得できるように評価制度を作りましょう。双方が納得する制度をすぐに作ることは大変困難ですが、定期的に評価制度を見直し、ブラッシュアップしましょう。
サイバー攻撃に対応できる高度なセキュリティ対策を施す
在宅勤務やテレワークで重要な情報をやりとりする場合、さまざまなサイバー攻撃に対応できる、高度なセキュリティが必要。また、良いシステムを導入しても、従業員のセキュリティに関する意識が低いままでは意味がありません。
従業員の危機感や、リテラシーを高める教育も必要です。社内のセミナーや新人教育に、セキュリティに関する講習も取り入れましょう。
在宅勤務やテレワークの成功事例
成功事例①株式会社リコー
複合機やテレビ、プリンターを製造している株式会社リコーは、従業員の3分の2が在宅勤務を行っています。株式会社リコーの在宅勤務制度は、本来、介護や育児との両立を目的として、2016年4月に導入されました。
在宅勤務制度を導入にあたり、全マネージャーにワークショップを行い、人事評価制度も見直しました。また、コミュニケーションツールも整備し、常にチャットを起動しておくルールをつくり、コミュニケーションを活性化させています。
成功事例②株式会社キャスター
オンラインアシスタントなど、人材事業を運営する、株式会社キャスター。株式会社キャスターは、リモートワークを当たり前にするというミッションをかかげ、創業以来、全社でフルリモートワークを導入しています。
自宅、旅行先すべてが職場となっており、リモートワーク実施率は97％。評価制度は、勤務場所で区別されない数値化された評価制度を導入しています。
成功事例③株式会社ポニーキャニオン
音楽レーベルとして有名な株式会社ポニーキャニオンは、テレワークや在宅勤務を導入する際、社員にポケットWi-Fiを支給。誰でもアクセスできるフリーWi-Fiは、セキュリティ面で不安があります。
このようなフリーWi-Fi経由で不正アクセスを受けないように、ポケットWi-Fiを付与しています。ポケットWi-Fiを利用してデータにアクセスすることで、安全なセキュリティを確保しています。
成功事例④パーソルホールディングス株式会社
パーソルホールディングス株式会社は、テレワークや在宅勤務を推奨しています。この企業では、実際の労働時間とパソコンの稼働時間を照合できる可視化ツールを導入。このツールによって、在宅勤務を活用して働く従業員の勤務状況を把握しています。
どのような仕事をしているか、企業側も把握できるため、人事評価もしやすくなります。生産性向上と働き方改革の両立が実現されています。
成功事例⑤システージ株式会社
セキュリティ対策事業を手掛ける、システージ株式会社は、離れた2拠点がコミュニケーションを円滑に行えるように、Web会議システムを導入。上司が離れたオフィスにいる部下、4人～6人のマネジメント行える体制も構築しました。
成功事例⑥株式会社ソニックガーデン
アプリの開発を手掛ける、株式会社ソニックガーデン。株式会社ソニックガーデンは、在宅勤務やリモートワークを行う社員で構成されたリモートチームが、新しい働き方に取り組んでいます。
株式会社ソニックガーデンが大きなマンションを借上げ、社員が使えるコワーキングスペースをつくり、テレワークを実施しました。かならず使用しなければいけないわけではなく、気が向いたときに使用できます。
一部の社員がオフィスではない、違う場所で仕事をするため、完全なリモートワークではありませんが、従業員同士が業務以外でもコミュニケーションをはかれ、チームビルディングも可能となります。
成功事例⑦株式会社HBLab
歌舞伎町HBLabは、コミュニケーションツールとして、チャットワークを導入。チャットワークのユーザー名にニックネームを付けるなどして、従業員同士が業務以外でも、手軽にコミュニケーションがとれる仕組みづくりをしています。
在宅勤務とテレワークの問題点や課題を解決しよう！
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