テレワークやリモートワークの効率を上げる方法を解説！
近年「働き方改革」などによるライフスタイルの多様化に伴い、テレワークやリモートワークなどの在宅ワークの導入が進んでいます。それらをいかに効率化するかは、現代のビジネスにおける大きな課題です。
効率を上げるコツを掴み、便利なツールやグッズを使うことによって、集中力をアップして生産性を上げることができます。在宅ワークがしやすい環境を作り、作業を効率化しましょう。
テレワークやリモートワークの効率を上げるコツ
コツ①対面式の朝礼を行う
仕事とプライベートの切り替えが難しいことが、在宅ワークの悪い点です。そこで、毎朝ウェブ会議システムのツールを利用して対面式の朝礼を行うことで、仕事開始のメリハリがつき、効率的に仕事ができます。
また、朝礼で意見の交換をすることによって、在宅ワークのデメリットであるコミュニケーション不足も補うことができ、仕事の効率化が図れるでしょう。
コツ②意思疎通をスムーズにする
リモートワークやテレワークの悪い点は、報告・連絡・相談が気軽にできないことです。その課題の解決に便利なのが、いつでも気軽に利用できるビジネスチャットツールでしょう。
SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールをうまく利用して効率よく意思疎通することが、リモートワークの効率を上げる鍵になるでしょう。
コツ③働きやすい環境を整える
リモートワークの効率を上げるポイントの１つが働きやすい環境を整えることです。集中できない環境での仕事は、生産効率を低下させてしまい会社の業績に悪い影響を与えてしまいます。
パソコン周りの機器を購入したり、疲れにくい机やイスを購入できるように、テレワーク手当を支給して、少しでも集中できる環境を整えることが作業効率をアップするためには必要でしょう。
コツ④メンタルヘルスを適切にケアする
テレワークによるコミュニケーション不足は、社員のメンタルにも悪い影響を与えます。メンタルヘルスケアにおすすめなのが、仲間や社員同士で感謝の気持ちを伝え合うピアボーナスです。ピアボーナスによって、やる気がアップし、信頼関係も強くなり、効率化に繋がります。
悩んだ時に利用できる、チャットの無料カウンセリングを社員が利用できるような環境を整えたり、会社で補助金を支給してオンライン飲み会ができるような環境を作ることで業務の効率化が実現できるでしょう。
テレワークやリモートワークに最適な業務効率化ツール
Zoom
リモートワークの業務効率化の代表的なツールが、Web会議システムのZoomです。40分までのグループミーティングであれば無料で利用でき、ホストから送られるURLを共有するだけで誰でもWeb会議に参加できるので、使いやすさで人気です。
また、Web会議の動画や音声はクラウドに記録ができるので業務の効率化を図ることができ、パソコン以外にもスマホやタブレットでも利用できるので便利です。また、接続が安定しているのでストレスなく使用でき、背景を変えることができるのプライバシーも守れます。
Google Workspace
Googleが提供するビジネス向けクラウドツールであるGoogleWorkspaceもリモートワークの強い味方です。インターネット接続環境とデバイスだけあれば利用できるので、初期導入コストがほとんどかかりません。
統合型のワークスペースなので、ファイルを同時に編集や共有でき、作業の効率化が図れます。Googleのデータセンターを使用するのでセキュリティも安全です。
Microsoft365
Microsoftが提供するサブスクリプションサービスであるMicrosoft365もリモートワークを効率的に行うためのツールが揃っています。ワードやエクセルなどビジネスに欠かせないoffice製品は常に最新のものが利用可能です。
加えて、チャットやオンライン会議、ファイル共有などワークスペースの共有ができるTeamsも使用できるので、業務の効率化とコミュニケーションの強化が図れます。
サイボウズOffice
使い勝手の良さで中小企業に人気のグループウエア「サイボウズoffice」もテレワークの業務効率をアップするのに便利なツールです。インターネットのリテラシーが低い人にも使いやすいように、サポート体制が充実しているのが特徴です。
テレワークやリモートワークの効率をアップさせるグッズ
パソコンテーブル
テレワークの作業効率をアップするには、自分に適した作業環境が必須です。とくにパソコンテーブル選びは重要なポイントでしょう。自分に合ったデスクやテーブルは疲労を軽減し、集中力をアップします。できれば高さの調節ができるテーブルがおすすめです。
快適に仕事をするには、日当たりや窓からの景色なども大切です。パソコンテーブルは、効率的に仕事ができる置き場のレイアウトも考えて、部屋のサイズにあったテーブルを選びましょう。
イス
リモートワークで最近注目されているのが、疲れにくい椅子です。テレワークでは、同じ体制での業務が多くなります。そのため、合わないイスを使っていると、腰痛や肩こりなど身体に悪い影響を与え、作業の効率が下がるでしょう。
また、在宅ワークでは運動不足も気になりますが、座っているだけでカロリーが消費できるイスもあります。自分の体型や目的に合わせて最適なイスを選びましょう。
多機能デスクライト
長時間の仕事による眼の疲れは集中力を下げるので、作業の効率化を妨げます。暗い場所での仕事は目に悪い影響を与えるので、目に優しいLEDのライトを用意するのも大切です。仕事場の照射範囲に合ったライトを選びましょう。
どうせなら、USBポートやスマホスタンド、ペン立てなども兼用しているものだと、効率的です。充電式のライトだと、停電時の非常用ライトとしても使えます。
卓上加湿器
在宅ワークで気になるのが部屋の乾燥です。乾燥すると病気にかかりやすくなり、健康にも悪いので、仕事の効率が下がります。卓上のコンパクト加湿器なら、コンパクトで場所を取らず、安価なのでおすすめのグッズです。
テレワークやリモートワークの効率を上げよう！
テレワークやリモートワークが進む社会で、いかに業務の効率化を図るかが、会社の業績を左右する時代になってきました。在宅ワークのデメリットを回避することで、効率のアップを実現できます。
また、業務効率化ツールや自分にあったグッズを上手に使って、気持ちよく仕事をし、テレワークやリモートワークの効率をアップをしていきましょう。
