メールで懇親会の案内やお礼を送る時の文例を紹介
これから新しい親睦を深めるのが目的の懇親会の案内は、元々親睦のある人達の集まる親睦会とは違い、細かい気遣いが必要です。以前は上司や取引先への懇親会の案内状は紙媒体で送るのが基本でした。
しかし、最近は返信のしやすさからメールで案内を出すのが主流になってきました。案内を出すタイミングにも配慮し、重要事項を中心に懇親会の意味や目的をしっかり伝え、相手に失礼のない文面の案内を出すようにしましょう。
メールで懇親会の案内をする時のポイントと文例
ポイント①メールを送るタイミング
懇親会の案内メールを出す際は、1～2ヶ月前には送ることがおすすめです。早めにメールを送ったほうが参加者はスケジュールを合わせやすくなるので、参加率が高くなり、準備にも余裕ができます。
ポイント②メールの送り先
懇親会の案内は、社内メールで一斉送信をすることが、一般的になってきました。失礼でないか心配な時は、宛名に上司や主賓の名前を記載するようにします。社内でメールを出すときに大切なのは、会社の慣例に従うことです。上司に相談してから送信するのがよいでしょう。
ポイント③メールの件名と本文
懇親会案内メールの件名は、一目で何のメールか分かることが大切です。特に出欠の締切日を強調して前の方に記載すると、返信率が高くなります。
本文には、懇親会の目的、日時、場所、会費、幹事の連絡先、出欠連絡の方法などを記載します。社内メールの場合、できるだけ簡潔な文面で内容を伝えましょう。
文例①社内宛のメール
件名：【〆X/XX】出欠連絡のお願い 【懇親会のご案内】
本文：○○部の皆様
本年度入社する仲間の歓迎懇親会を下記の通り開催いたします。ぜひ、ご参加ください。
日時・会場・会費・「幹事氏名」（メールアドレス、電話番号）
出欠の連絡につきましては【○○/○○】までに下記URLの出欠表にご記入ください。
「URL」
会費は当日徴収します。よろしくお願い致します。
https://magazine.partyhunter.jp/know-how/1085/#i-5
社内宛てメールはその会社の社風などによって異なりますが、簡潔に要点をまとめて、短時間に読み手に伝わるメールが良いでしょう。
文例②上司宛のメール
件名：懇親会の連絡【◯/◯までにご返信ください】
■■部長
お疲れ様です。○○部の△△です。歓迎懇親会を、下記の通り開催します。
1. 日時 2. 場所 3. 参加費
ご多用とは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。よろしくお願い致します。
https://kaijosearch.com/article/endparty-annai/#i-6
できれば上司に手間のかかることをお願いしない方が望ましいため、メールに返信してもらい、幹事が出欠表に入力するようにしましょう。上司宛のメールではできるだけ簡潔にまとめ、言葉遣いに注意が必要です。
文例③出欠確認のメール
件名：【出欠連絡 ◯/◯〆切】懇親会のご案内
○○部の皆さま
お疲れ様です。この度、○○部の懇親会を下記の通り開催いたします。ご多用のところお手数ですが、出欠のご入力をお願いいたします。
1. 日時 2. 場所 3. 参加費 4. 出欠：〇月〇日までに右記のURLよりご回答ください（URL）
https://event.spacemarket.com/magazine/know-how/biz/get-together-information/
懇親会への出欠確認のメールでは、件名の一番初めに出欠連絡の締切日を明記します。件名はメールを受け取った人が初めに目にするので、印象に残るようにするとよいでしょう。
文例④日程調節のメール
件名：【日程調整〇/〇〆切】懇親会の日程に関して
社員の皆さま
お仕事お疲れ様です。お忙しいところ恐縮ですが、参加可能日程を下記専用システムに入力してください。入力方法が不明な方は、メールにご返信をお願いします。
「専用システムURL」
日程や会場、参加費については、皆様の回答から検討し、改めてご連絡しますのでよろしくお願いいたします。
https://event.spacemarket.com/magazine/know-how/biz/get-together-information/
懇親会の日程調整のメールも締切日を明確にすることが大切です。人数が多い場合は専用システムのURLを案内しますが、苦手な方はメールでの返信も可能にしておくと親切でしょう。
懇親会の案内メールに返信する時のポイントと文例
ポイント①早めに返信する
懇親会の案内メールへの返信は、期限にかかわらず早めに出すのがおすすめです。幹事の人は早く参加人数が分かると、準備に余裕ができます。幹事が上司の場合は、2,3日以内に返事を出すようにし、もし予定が未定の場合はその旨を伝えておきましょう。。
ポイント②「Re.」を付けたまま返信する
懇親会の案内メールに返信する時、参加・不参加に関わらず、件名は「Re.」を付けたままで送信します。メールを受け取った人は「Re.」がついていることで、何のメールかが件名だけでわかり、見分けがつきやすいです。
また、「Re.」のメールには過去のやり取りの文章が引用されています。どのようなやり取りをしたか後で確認したいときに便利ですので、消さずにそのまま残しておきましょう。
ポイント③宛名を明記する
メール本文の冒頭には宛名を省略せずに丁寧に明記するのがマナーです。先方の「会社名→部署名→役職名→氏名」の順に記載し、氏名はフルネームにしましょう。
ポイント④お礼と出欠の意思表示をする
懇親会の案内メールへの返信では、まず案内状を送ってもらったことへのお礼の言葉を述べます。次に参加・不参加の返事をしますが、不参加の場合は簡潔に理由も伝え、謝罪の気持ちを伝えましょう。不参加の返事の最後には次回への参加意欲の言葉を加えておきます。
ポイント⑤あいさつ文は相手によって言い回しを変える
懇親会案内の返信メールの文頭挨拶文は相手によって変えます。社内の人や普段から親交のある相手の場合は「お疲れ様です」、社外の人や上司の場合は「お世話になっております」などの言い回しがよいでしょう。
文例①参加の場合【社内宛】
件名：Re.懇親会のご案内
○○部△△△△様
お疲れ様です。■■です。お忙しい中、懇親会のお誘いを頂き、ありがとうございます。
喜んで参加させて頂きます。
手伝いが必要な時は、遠慮なくお声掛けください。当日はよろしくお願いいたします。
署名：■■■■
https://magazine.partyhunter.jp/party/1514/
参加の場合の返信メールでは、懇親会の案内を送ってもらったことへの感謝の気持ち、出席の意思、幹事の方への気遣いの言葉などを伝えましょう。幹事が上司の場合、返信メールも評価の１つになるので気を付けましょう。
文例②不参加の場合【社内宛】
件名：Re.懇親会のご案内
○○部△△△△様
XX部の■■です。幹事役、お疲れ様です。この度は懇親会のご連絡をいただき、大変うれしく思います。
大変残念なのですが、懇親会の開催日である○日は外せない用事があり、欠席させていただきます。せっかくのお誘いですが、申し訳ございません。
またこのような機会がありましたら是非とも参加致します。よろしくお願いします。 ■■
https://bizushiki.com/konsinkai-hensin
まずは懇親会案内メールへのお礼と不参加の理由を簡潔に伝えます。プライベートの用事で不参加の場合は「諸事情のため」や「所用により」などとしておくのがおすすめです。そして、謝罪の気持ちと次回への参加意欲を示しましょう。
文例③参加の場合【社外宛】
件名：Re.懇親会のご案内
株式会社○○
XX部△△課
課長 □□様
平素より大変お世話になっております。XX株式会社の■■です。この度は懇親会のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ぜひとも参加させて頂きます。
皆様とお会いできる日を楽しみにしております。引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。
署名：■■ ■■
https://bizushiki.com/konsinkai-hensin
社外の企業宛の懇親会案内の返信メールでは、社内のメール文よりもビジネスマナーを意識することが重要です。参加の場合は懇親会を楽しみにしている気持ちを伝えましょう。
文例④不参加の場合【社外宛】
件名：Re.懇親会のご案内
株式会社○○
XX部△△課
課長 □□様
平素は格別のお引き立てをいただき厚くお礼申し上げます。XX株式会社の■■です。この度は懇親会のお誘いを頂き、誠に有難うございます。
懇親会が開催される●月●日はあいにく所要のため欠席とさせて頂きます。せっかくお誘いいただいたにも関わらず、申し訳ございません。
次回またこのような機会がございましたら、是非お声掛け頂けましたら幸いです。
メールでのご連絡で大変恐縮ではございますが、ご盛会を心よりお祈り申し上げます。
https://magazine.partyhunter.jp/party/1514/
社外向けのメールで懇親会への不参加の返事をする時は、特に気遣いが必要です。始めに日頃の取引の感謝の気持ちと懇親会への誘いのお礼を伝えます。次に不参加の表明とともに、理由を簡潔に明記し、謝罪の気持ちを述べましょう。最後に懇親会の成功への祈りの気持ちを添えるようにすると心遣いが伝わります。
メールで懇親会のお礼を送る時のポイントと文例
ポイント①翌日までにメールを送る
懇親会に参加した後は、なるべく早くお礼のメールを送るのがマナーです。特に取引先から招かれた懇親会の場合は、24時間以内にメールを送りましょう。
できるだけ懇親会が終わった直後に作成し、失礼がないか確認したうえで送信するのがおすすめです。ただ、仕事のメールを携帯に転送している人もいるので、あまり遅い時間や休日に送るのは避けます。
ポイント②分かりやすい件名にする
懇親会のお礼のメールでは、件名を分かりやすくすることが大切です。「何に関するメールなのか」を記載した後に自分の名前を明記すると、比較的分かりやすくなります。
ポイント③懇親会の内容にも触れる
懇親会のお礼メールの内容は、参加したことに対してのお礼だけではなく、懇親会の具体的な内容に関する感想を伝えることが重要です。
懇親会での会話の内容、食事の感想などを盛り込むことがおすすめです。懇親会を通じて得たことを書き添えると相手に感謝の気持ちが伝わるでしょう。
ポイント④送り先の人物との関係性にも注意する
取引先など社外の人に懇親会のお礼のメールは、ビジネスマナーに気を付けましょう。企業名や宛名は略さず敬称は正しく使い、締めの挨拶や署名を忘れないようにしましょう。
最後に、誤字脱字がないように必ず見直してから送信します。あまり長い文章は、相手に迷惑になることもありますので感謝の気持ちを簡潔にまとめましょう。
文例①社内宛のお礼メール
件名：懇親会のお礼 XX部■■
△△部○○さん
お疲れ様です。■■です。昨晩の懇親会、ありがとうございました。美味しいお食事と共に貴重なお話を頂くことができ、感謝しております。この経験を今後の仕事にも生かしていきたいと思います。
まだまだ未熟者ですが、今後とご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
署名 ■■■■
https://magazine.partyhunter.jp/party/1514/
社内の上司宛の懇親会のお礼メールは、感謝の気持ちを伝えるとともに、これからの仕事に対する意気込みを述べると良いでしょう。
文例②社外宛のお礼メール
件名：懇親会のお礼 XX株式会社 ■■ ■■
株式会社○○○○代表取締役 △△ △△様
平素よりお世話になっております。XX株式会社の■■です。昨日はお忙しい中懇親会にお招き頂きまして、誠にありがとうございました。
お洒落な雰囲気のお店で美味しいお食事を楽しませていただきました。心からお礼申し上げます。
また、皆様から貴重なお話を頂戴し、大変充実した時間を過ごすことができました。△△様のお心遣いに感謝申し上げます。
弊社共々、今後とも変わらぬご交誼をいただきますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。
簡略ではございますが、メールにて取り急ぎお礼申し上げます。
署名 ■■ ■■
https://bizushiki.com/social-gathering
社内の懇親会はコミュニケーションの一つですが、社外の場合は営業の意味も含んでいることを忘れないように丁寧にお礼を伝えるようにしましょう。
懇親会のメールの書き方を覚えておこう！
最近は、懇親会の案内などビジネスシーンでの連絡をメールで行うことが、世間一般になってきました。そのため、メールの文面によって、印象が決まってしまうこともあります。
懇親会の案内メールや返信、お礼のメールでもマナーに沿ったメールを送ることが大切です。相手に失礼と思われない懇親会案内メールの書き方を覚え、今後の親睦や取引に繋げていきましょう。
