サービスオフィスの特徴やメリットなどを解説！
本記事では、サービスオフィスの主な特徴や、レンタルオフィス、シェアオフィスとの違いについて紹介します。また、サービスオフィスを利用する際の、メリットやデメリットについてまとめました。
さらに、サービスオフィスを利用する時の選び方についても掲載しています。サービスオフィスを利用して、仕事がしやすい環境にしましょう。
サービスオフィスの特徴と他のオフィスとの違い
まずは、サービスオフィスの特徴と、他のオフィスとの違いを紹介します。サービスオフィスを始め、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、数多くのオフィスが存在します。自身の業務内容に合わせたオフィスを見つけましょう。
サービスオフィスの主な特徴
サービスオフィスとは、通信環境やオフィスに必要な家具など、会社を運営していく上で必要な設備が用意されている場所です。また、サービスオフィスは個室で貸し出しをしているところが多く、秘書や受付業務を行うスタッフが常駐しています。
そのため、丁寧なサポートが受けられるので、取引先にも良い印象を与えられます。さらに、サービスオフィスの施設内には、会議室やロビー、ラウンジなどビジネスに必要な設備が揃っています。設備の充実やサービスの良さが、サービスオフィスの最大の特徴です。
レンタルオフィスとの違い
レンタルオフィスとサービスオフィスとの違いは、受けられるサービスです。レンタルオフィスは、サービスオフィスと同じで、月々の利用料を支払って利用します。しかし、レンタルオフィスは、受付業務や秘書などの事務代行がついていません。
そのため、コストをかけずにオフィスを借りたい人は、レンタルオフィスがおすすめです。
シェアオフィスとの違い
シェアオフィスは、複数人がシェアをして、利用するタイプのオフィスです。運営会社によって個室を用意しているオフィスもありますが、サービスオフィスやレンタルオフィスのように個人的に契約できるスペースはありません。
そのため、サービスオフィスやレンタルオフィスと比較すると、シェアオフィスはかなりリーズナブルです。ただし、シェアオフィスは、レンタルオフィスやサービスオフィスとは違い、人の出入りが激しいのでセキュリティには注意しましょう。
バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスは、サービスオフィスとは違い、オフィスで業務を行うのではなく、法人登記用に住所や電話番号などの登録用に使われます。自宅での作業がメインだけど、家の住所を法人登記したくない人におすすめです。
取引先など第三者に自宅を知られたくない人は、バーチャルオフィスを利用しましょう。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースは、シェアオフィスと似ており、アドレスフリーのオープンな空間です。また、会議室や個室は、個別に契約できる場合があります。
基本的にコワーキングスペースはサービスオフィスとは違い、利用者同士が交流を図り、ビジネスに活かすコミュニティを作る場所としてよく使われます。
インキュベーションオフィスとの違い
インキュベーションオフィスは、起業家をサポートするためのレンタルオフィスです。地方自治体などの公的機関や、民間企業が貸し出している場合が多いです。インキュベーションオフィスを利用するには、企業前であることが条件です。
また、中には将来見込みのある事業への投資を目的としたオフィスもあります。起業して軌道に乗ると、数年以内にオフィスを移転する決まりがある場所も存在します。そのため、他の貸し出しオフィスとは違い、利用期間が限られる場合が多いので注意しましょう。
サテライトオフィスとの違い
サテライトオフィスは、企業または団体の本社から離れた場所に設置されたオフィスです。一般的には都内に本社があり、地方にサテライトオフィスを借りて利用する企業が多いです。
しかし、近年では、少しでも通勤や移動の時間を短縮する目的として、本社の周辺にサテライトオフィスを借りて利用するケースもあります。
サービスオフィスのメリットとデメリット
次は、サービスオフィスのメリットとデメリットについて紹介します。サービスオフィスは、建物の一室だけを借りることができるので、コスト削減につながります。
しかし、サービスオフィスは建物全体が自分の場所ではないため、用途や業種が限られるデメリットがあります。
メリット①コスト削減に繋がる
サービスオフィスを利用すると、コスト削減に繋がるメリットがあります。サービスオフィスは、設備や通信環境がある程度揃っているので、内装やセキュリティシステムに悩む必要がありません。場所によりますが、初回契約時にクリーニング代や入会金等の支払いだけで利用できます。
メリット②ビジネスの質が向上する
サービスオフィスを利用すると、ビジネスの質が上がります。サービスオフィスは、フロントで受付スタッフが常駐しているので、細かい受付業務や事務作業をやる必要がありません。
利用者宛の郵便物や宅配便の受け取り、取引先等の対応も行ってくれます。また、テナント同士の交流会や、セミナーの段取りも対応してくれるサービスもあるので、仕事に集中できます。
メリット③利用スペースの拡大や縮小に対応できる
サービスオフィスは、契約内容を変更するだけで拡大や縮小の対応が可能です。事業拡大や一時的なスタッフの増員など、短い期間だけオフィスを広げたい場合も柔軟な対応をしてくれます。
また、リモートワークやテレワークを利用してオフィスを縮小したい場合もすぐに変えられるので、気軽に利用可能です。
デメリット①用途や業種が限られる
サービスサービスは、用途や業種が限られてしまうデメリットがあります。サービスサービスは、オフィス内を自分の好みや事業に合わせて改装できません。大きな特殊な機材を持ち込みたい場合や、商品の販促グッズ等の在庫スペースが欲しい場合は、スペースを別に確保しないと難しいです。
デメリット②Wi-Fiの通信速度が遅くなることもある
サービスオフィスのデメリットは、Wi-Fiの通信速度が遅くなる可能性もあります。サービスオフィスでは無線LANを共有して利用します。ラウンジスペースや会議室等は多くの人が出入りするため、通信速度が遅くなる場合があるので注意しましょう。
また、海外でのやり取りが多い場合は、接続が不安定な状態で行うと、ストレスになるため注意しましょう。
サービスオフィスを選ぶ時のポイント
次は、サービスオフィスを選ぶ時のポイントについて紹介します。サービスオフィス以外でも、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、自分に合ったオフィスを選んで使いやすい職場にしましょう。
ポイント①自宅からの距離
サービスオフィスを選ぶときは、自宅から通いやすい距離にオフィスを構えましょう。自宅の近くにサービスオフィスを契約すると、毎日通えるため便利です。もし、自宅から離れている場所にオフィスを構えると、電車乗り継ぎや長時間の移動で通うのが苦痛になる場合があります。
ポイント②サービスの充実度
サービスオフィスを利用する際は、サービスの充実度も重要です。自身が欲しいサービスが充実してい場所を選ぶのがポイントです。また、自分の欲しいサービスが月額料金に含まれているのか、それともオプション費用がかかるのか、など細かくチェックしましょう。
ポイント③会議室の有無
サービスオフィスを選ぶときは、会議室の有無を確認しましょう。仕事で会議室をよく利用する人は、オフィスを借りる際にかなり重要です。会議室の広さは、ホームページ上の写真と実物では違う場合があるので、自分の目で設備や大きさを確認しておくと安心です。
ポイント④初期費用の確認も重要
サービスオフィスを探すときは、初期費用の確認をしましょう。企業や独立した際はお金がかかるので、費用をしっかりと把握しておく必要があります。予算をあらかじめ決めておき、オーバーしないように気をつけましょう。
オプション費用がかかる場合は、しっかり見積もりを計算してもらってから決めると失敗が少ないです。
サービスオフィスで仕事の効率を上げよう！
サービスオフィスは、シェアオフィスやレンタルオフィスの進化版として、ビジネスに集中できるサービスが整っています。特に少人数や個人で仕事をしている人にとっては、他の職業の人と交友関係やビジネスを広げられることでしょう。
移動時間の削減や仕事の効率化、コスト削減などサービスオフィスには様々なメリットがあります。働きやすい環境を整えてビジネスを成功させましょう。
