KPI管理が重要な理由や具体的な管理方法を知りたい！
本記事では、KPI管理が重要な理由について紹介します。KPI管理は、企業の目標を達成する際に使われます。また、KPI管理はマーケティングにも使われる事が多く、重要な指標です。
KPI管理の言葉の意味や、メリットについてまとめました。さらに、KPI管理を活用する際のポイントやおすすめのツールなども掲載しているので、参考にして下さい。
KPI管理とは？
まずは、KPI管理について紹介します。KPI管理の言葉の意味やPDCAサイクルとの関連性についてまとめました。また、KGIやCSFとの違いや、KPI管理の具体例なども掲載しているので、参考にしてください。
KPIを達成するためにアクションをとること
KPI管理は、KPIを達成する事を目標にし、それに対してアクションを取ります。また、目標を達成するためには、KPIを設定して、途中結果を報告します。KPI管理は、目標を達成するために、一連のプロセスを測定や記録し、それに対して行動を取る事です。
KPIは、あくまでも目標に対しての中間的な指標で、今までの行動に対して問題がないかを分析する手法です。この指標管理の事をKPI管理と言います。
KPIの言葉の意味
KPIとは、「Key Performance Indicator」の頭文字を取っています。KPIは、別名「重要目標評価指標」や「重要業績評価指標」と呼ばれています。KPIは、企業の最終的な目標を達成するためのプロセスを分析する指標です。
KGIとの違い
KGIは、「Key Goal Indicator」の頭文字を取っています。別名「重要目標達成指標」と呼ばれています。KGIは企業の最終的目標を達成するための指標です。一般的に利益率や売上高を指します。KPI管理は、目標達成するまでのプロセスの指標です。
一方で、KGIは、最終目標の指標なので、KPI管理とは違います。例として、スマホゲームは、利用者から課金をしてもらい、ビジネスが成功します。ゲームを作っている企業は、課金してもらうために、様々なツールやコンテンツを作るでしょう。その時の課金率が「KPI管理」で、売上高が「KGI」となります。
CSFとの違い
CSFは、「Critical Success Factor」の頭文字を取っています。別名「重要成功要因」と呼ばれています。CSFは管理する項目を示した手法です。 KPI管理やKGIは定量的な手法なので、CSFとは異なります。KGIは目標を達成するための指標で、その中にCSFがあります。そして、そのプロセスを評価するためにKPI管理があるイメージです。
PDCAとの関連性
PDCAは、有名な用語で、「Plan」「Do」「Check」「Action」の頭文字を取っています。訳すと「計画」「実行」「評価」「改善」です。この4つの行動を一つのサイクルとして、継続する事で、業務内容を改善していきます。
KPI管理は、重要業績評価指標で、目標を設定するだけでは効果がありません。KPI管理をして、PDCAを実行する事で目標達成に近付きます。
トップダウンやボトムアップとの関連性
トップダウンやボトムアップは、意思決定をする際の流れの事です。トップダウンは、上層部や経営者などが意思決定をして、下の社員に指示を仰ぎます。
それに対してボトムアップは、現場が下した意思決定を上層部に報告して承認してもらいます。トップダウンかボトムアップにするかによって、KPI管理が変わるため、しっかり確認しましょう。
KPIの具体例
KPI管理の具体例を見ていきましょう。年度末までに売上1000万円達成をするKPIを設定します。売上を提案した数量×平均販売単価×受注率で分解します。2つ以上のサービスを提供すると、受注率が10～20％向上する結果になりました。
結果を元に「2つ以上のサービスの提供」をCSFとして設定し、KPI管理を実行します。KPI管理をして、達成するために、CSFを何回実行するのかを計算します。平均販売単価は20万に設定します。目標金額1000万÷単価20万÷受注率20％＝250です。250人に2つ以上のサービスを提案するプロセスがKPIになります。
KPI管理が重要な理由
次は、KPI管理が重要な理由について紹介します。ビジネス環境が複雑化している現在では、KPI管理はとても重要です。また、生産性の向上や人材に対してもKPI管理が必要です。
ビジネス環境が複雑化しているため
KPI管理は、複雑化しているビジネス環境に重要な指標です。現在のビジネスでは、新たな製品やサービスを提供しようとしている一方で、システムが複雑になっています。会社のシステムは使いやすかったけど、データ量が増えてきてしまい、複雑化していくケースが多いです。
その結果、一つひとつの物事が複雑になり、誰でも簡単に業務をこなす事が難しくなりました。誰でも様々な業務ができるためにはKPI管理が重要です。KPI管理をする事によって、目標達成のために長期的に動く事ができ、社員のスキルも上がります。
生産性の向上が必要になっているため
KPI管理は生産性を向上する際にも利用できます。KPI管理の指標をしっかり設定すると、生産性のない会議やミーティングが無くなります。そのため、チーム内のやる気も上がり、会社全体の環境も良くなります。
また、テレワークが多くなってきている現代では、生産性をどのように向上するか重要です。KPI管理をしっかり実行して、生産性を上げましょう。
人材が多様化しているため
KPI管理をすると、人材の多様化にも対応が可能です。現代では、性別問わず、様々な人が働いています。また、海外から来ている人材や、定年退職後に働く人もいます。
たくさんの人が働いている現代に対応できるように、KPI管理は重要です。KPI管理をしっかり整えて、人材を動かせれば、ビジネスで優位に立つでしょう。
KPI管理のメリット
次は、KPI管理のメリットを紹介します。KPI管理のメリットを4つにまとめました。
メリット①行動の明確化に繋がる
KPI管理をすると、目標を達成するための行動が明確になります。社員がどのような行動をしているのかが把握できると、自分のやるべき事が見つかります。また、成果の目安が分かるので、目標達成までのプロセスが明確です。
しかし、自分達だけではなく、チーム全体で行動を理解して達成率を把握しないと、KPI管理の意味がないので注意しましょう。
メリット②目標達成までのプロセスを可視化することができる
KPI管理は、目標達成までのプロセスを可視化する事が可能です。KPI管理は、重点的に取り組む課題を明確にする事です。目標達成するために、明確性や実現可能性、期限の設定や軽量性などの要素をしっかり決めましょう。その要素に合ったプロセスを実行して、目標を達成しましょう。
メリット③組織全体の能力を向上することができる
KPI管理をすると、組織全体の能力を向上する事ができます。KPI管理は、社員は業務の目的や行動が共有が可能です。また、今まで曖昧だった指標や評価基準が分かります。
評価基準や指標が分かれば、目的達成のためのプロセスを考えて行動できるでしょう。そして、組織全体の能力が上がり、スキルが向上します。
メリット④評価基準の統一に役立つ
KPI管理をすると、評価基準を統一するのに役立ちます。評価基準が曖昧で、目的や数値が良く分からないまま業務を行っているケースがあります。
KPI管理で客観的な指標を設定をすると、評価基準の統一ができるでしょう。また、業務の進捗具合も定量的に分析できます。さらに、チーム内の社員に対して平等に行えるので、評価や業務を細かいチェックが可能です。
KPI管理の具体的な管理方法
次は、KPI管理の具体的な管理方法を紹介します。KPI管理を行うと、KGIとのギャップを把握する事が可能です。そして、その後の行動や目標設定に役立ちます。
管理方法①KGIを確認する
KPI管理を行って、KGIを確認しましょう。KGIは最終目標で、KPIはそこに至るまでのプロセスを指します。そのため、KGIをしっかり設定する事が大切です。スマホゲームを例として見ていきましょう。まず、売上高をはじめとした目標を設定します。
そして、「目標の売上高になるには、どのくらいの課金率が必要なのか」を設定します。ユーザーが利用する課金率をKPIに設定しましょう。
管理方法②KGIとのギャップを把握する
最終目標を設定したら。KGIとのギャップを把握しましょう。目標を設定すると、現状との間にギャップが生まれます。そのため、KGIを設定した後、どのくらいギャップが開いているかを確認しましょう。
そして、そのギャップを埋める事が可能かどうかを判断します。ギャップを埋める事を見極めるためにも、KPI管理が重要です。
管理方法③ギャップを埋める戦略を決める
KPI管理でKGIとのギャップを見極めたら、それを埋めるための戦略を考えましょう。ギャップを埋めるためには、要素の分解が重要です。
最終目標までの要素を分解して、そこにたどり着くためには、どのような行動をすれば良いのかを想定します。KGIを逆算して、どのように行動すればたっせできるのかを考えましょう。
管理方法④CSFを設定する
KGIをしっかり確認したら、それを達成するための行動としてCSFを設定しましょう。CSFの設定は、考え方によって異なりますが、現状を分析し、戦略を探してから絞り込んでいくと失敗が少ないです。
企業の置かれている状況を、SWOT分析で把握する事も大切です。「強み」「弱み」「機会」「驚異」の4つに分けて分析しましょう。
管理方法⑤KPIを設定する
目標を確認して、達成するまでのプロセスを考えたら、KPIを設定しましょう。スマホゲームを例えると、目標の売上高がKGI、課金システムがCSF、課金率がKPIです。KPIを設定したら、それをもとに業務を改善し、目標を達成します。
KPI管理を活用する時のポイント
次は、KPI管理を活用する時のポイントを紹介します。KPI管理のポイントを5つにまとめました。
ポイント①各指標との整合性を確認する
KPIと各指標の整合性を確認しましょう。KPI管理の数値が変わった際に、各指標がしっかり反映されているかがポイントです。スマホゲームのを例とした場合、「利用者の課金率」のKPIが変化したら、「売上高」のKGIも変わります。
KPIが変化しているのに、KGIがまったく変わらない場合は、整合性がありません。その場合は、速やかにKPIを見直しましょう。管理をする前に、設定したKPIは適正かどうかを必ず確認する必要があります。
ポイント②達成度が評価できる仕組みを作る
KPI管理の達成度が評価できる仕組みを作りましょう。意思決定が上層部にあった場合でも、業務を行うのはその事業に関わっている社員です。社員のモチベーションを上げるためにも、KPIの達成度を評価できる仕組みを作りましょう。例として、毎月設定した目標と実際の数値を照らし合わせます。
そして、目標を達成したかどうかの評価をします。そして、その評価をチームで共有しましょう。もし、目標が達成できていなければ、「もう少し頑張ろう」と気持ちを入れ替える人も出てきます。
社員に現状を把握させる事はとても重要です。達成度が評価できる仕組みを作る事で、社員のエンゲージメントが高まります。
ポイント③目標が達成できないケースを想定しておく
KPI管理の目標が達成できないケースも想定しておきましょう。達成できない場合の対処法も考えておくと、万が一の時に対応ができます。実際に達成できなかった場合は、最終責任者に意思決定を委ねます。その時の、最終責任者を誰にするのかをチーム全体で話しておきましょう。
ポイント④数値設定の合意を取っておく
KGIやKPIなどの数値の設定に対して、チーム全体で合意を取っておく必要があります。合意を取っておかないと、意思決定時に問題が発生します。合意が得られたら、会社全体にアナウンスしておきましょう。また、実際に業務を行っている、社員にもしっかり共有しましょう。
上層部が意思決定しても、実際に業務を行うのは、現場の社員です。現場にしか分からない事がたくさんあります。そのため、現場の社員とのコミュニケーションも意識しましょう。
ポイント⑤定期的に振り返りや改善を行う
KPI管理を定期的に振り返って、改善を行いましょう。計画して実行したら、その結果に対して、しっかりチェックしましょう。そして、改善できるポイントは共有して、KPIに加えましょう。
目標を設定したのに、できなかった場合は、どうして達成できなかったかを分析する事が重要です。分析して改善し、新しいプロセスを速やかに実行できるかで、企業は大きく変わってきます。
KPI管理の失敗例
次は、KPI管理の失敗例を紹介します。KPI管理は、複数設定していると失敗しやすいです。また、環境の変化に対応する事も重要です。
失敗例①KPIを複数設定している
KPIを複数設定していると失敗する可能性が上がります。目標を達成するためには、KPI管理が大切です。しかし、複数設定すると、業務に対して柔軟性が失われてしまい、社員のモチベーションが下がります。KPI管理を行って、最終目標にたどり着くためにも、1つに絞りましょう。
失敗例②行きすぎたKPIマネジメント
行きすぎたKPIマネジメントは、失敗する可能性が高いでしょう。例えば、クレーム発生率をKPIとして設定します。クレームの発生率が少ない社員は高い評価を得られます。高い評価を得るために、他の社員はクレーム発生率をゼロにするために頑張るでしょう。
しかし、クレーム発生率をゼロにする事がに意味はありません。例として、現在のクレームの発生率が7％だったとしても、0％にするために行動しますが、その行動は最終目標ではありません。
社員の行動一つひとつをKPIで制限すると、その事だけを考えてしまいます。KPIに基づいて社員は行動してくれますが、行き過ぎた行為は止めましょう。
失敗例③環境の変化に対応できていない
環境の変化に対応できていないKPI管理は、失敗する可能性があります。KPI管理設定を間違えると、環境の変化に対応できなくて、会社全体のモチベーションが下がる事もあります。
会社の成長に合わせることも大切ですが、今のビジネスがどのようになっているか調べる事も大切です。常にビジネスに対して関心を持ち、自社と時代に合ったKPIを設定しましょう。
KPI管理のおすすめツール
次は、KPI管理のおすすめツールを紹介します。KPI管理を効率よく使うためのツールを5つにまとめました。
おすすめツール①Analytica
Analyticaは、KPI管理におすすめの内部分析ツールです。株式会社ヴィクセスが提供しており、ITサービスや事業会社、業者などが利用しています。操作は簡単で登録しているデータから見たい場所を、ドラッグ＆ドロップするだけで、すぐにチャートが作れます。
おすすめツール②DOMO
DOMOは、日本語に対応しており、KPI管理を事業向けに展開しています。Yahoo!やPanasonic、KDDIなど大手企業も導入しており、評価の高いツールです。個別のシステムで管理や分析ができるほか、グラフの作成も簡単に作れます。また、モバイルアプリもあるため、リアルタイムで確認できます。
おすすめツール③MIERU
MIERUは、無料でお試しが可能で、有料でも1ユーザー150円で利用ができます。MIERUはページを開いたらすぐに数字が見えるので、進行状況の確認が簡単にできます。
また、KPIの設定を管理画面から簡単に作成可能で、テンプレート機能もあるため、楽に登録可能です。さらに、パソコンだけではなくスマートフォンにも対応しているので、会社にいなくてもすぐに確認ができます。
おすすめツール④Goalous
Goalousは、目標を設定したら、それに対して紐づく指標を作成してくれます。業務内容を共有してくれるほか、指標を進捗させてくれるので、初めてツールを使う人にもおすすめです。また、スマートフォンにも対応しているので、投稿と閲覧が簡単に行えます。
おすすめツール⑤gamba!
gamba!は、日々の業務を目標管理で振り返り、習慣化してくれるツールです。日々の業務に数値報告が加わるため、他の社員の行動や進捗が分かります。また、契約数や売上なども掲載しているので、目標達成状況をグラフで見られます。
KPI管理を活用してビジネス環境の変化に対応しよう！
KPI管理は、生産性の向上や働き方改革の対応など、企業の成長にとても重要な手法です。しかし、KPI管理をしっかり行わないと、企業にとってマイナスになる可能性があるので、注意しましょう。
また、KPIを設定するだけでは、効果的な成果を生み出すことは難しいです。KPIを設定して、行動を起こし、現代の変化に対応しながらビジネスを運営しましょう。
