採用フローのポイントを解説!課題を克服する効果的な作成法とは?

採用フローのポイントを解説!課題を克服する効果的な作成法とは?
目次

採用フローの意味や活用時のポイントを知りたい!

「なぜ自社にはいい人材が集まらないのか?」と悩んでいませんか?もしかしたらその原因は、採用フローにあるかもしれません。

会社の大切な資産となる人材の採用を成功させるためには、綿密に計画を立てた適切な採用フローを組み立てることが大切です。この記事では、採用フローのメリットや課題と改善策、新卒採用や中途採用における採用フローの流れについて紹介します。

採用フローとは?

まずは、採用フローの意味や目的について紹介します。優秀な人材を獲得するためにも、採用フローの目的をよく認識しておきましょう。

企業が実施する人材募集から入社までの一連の流れのこと

採用フローとは、企業が実施する人材募集から入社までの一連の流れのことを指します。例えば「募集活動→応募→書類選考→適性テスト→面接→内定→入社」といったものが採用フローになります。採用フローを作ることによって、選考の流れを把握しやすくなるので進捗管理をしやすくなるのです。

採用フローは新卒採用や中途採用などによって、流れが変わるケースが少なくありません。企業によって異なりますが、会社説明会や筆記試験、適性検査などを採用フローに組み立てることがあります。

採用フローを作る目的

採用フローを作る目的は大きくわけて2点あります。一つ目は採用活動の問題解決に利用できることです。採用をしている際にトラブルが発生した時に採用フローがあると、迅速に問題の所在を突き止めることができます。

二つ目は社内での認識を共有できることです。採用フローを作ることで、社員が採用までの流れと現状の認識を共有できるため、スムーズな連携に繋がるでしょう。採用活動を自社の社員に協力してもらう際などに役立ちます。

採用フローのメリット

続いて、採用フローのメリットについて紹介します。経営層や人事担当者の方は、採用フローのメリットを正しく理解して実践する必要があるでしょう。

メリット①振り返りと見直しによる最適化が可能になる

採用フローを作成することによって、採用活動の振り返りと見直しによる最適化が可能になります。採用活動がうまく行われていない場合、採用フローのどこかに必ずボトルネックが存在するものです。

そのボトルネックを改善しないと、優秀な人材を確保することが難しくなるでしょう。定期的に振り返りと見直しを行うことによって、問題点のない最適化された状態の採用フローを保つことができますよ。

メリット②育成戦略や募集職種に合った使い分けができる

採用フローは育成戦略や募集職種に合った使い分けもできます。具体的には組織の求める人物像と採用フロー、採用活動の実施結果をセットにして管理することによって、育成戦略や募集職種に最適な採用フローを使い分けることができるようになります。

採用フローをアップデートしていくと、以前の採用フローをまた使用したいと思っても正確に思い出すことが困難です。採用フローを意識的に使用することによって、その問題点を解決できるでしょう。

メリット③Win-Winな関係を構築することができる

採用フローを効果的に使用することによって、企業側だけでなく応募する人材側にもメリットがあります。エントリーする人材は採用フローを利用することによって、応募から入社までの具体的なプロセスを理解することができるので、内定に向けて具体的な計画や行動を積み重ねるようになります。

採用フローは企業側に理想的な人材が集まりやすい環境を享受し、そして応募者側には採用確率を高めることのできる情報を与えるので、Win-Winな関係が成り立つのです。

新卒採用や中途採用における採用フローの流れ

ここでは、新卒採用の採用フローの流れについて解説します。また、中途採用におけるフローについても紹介しておきます。

新卒採用の採用フロー①募集活動

まずは集客となる募集活動を始めましょう。まずは人を集めなくては意味がありません。

具体的な活動方法としては「求人サイトに自社の採用情報を公開する」「広告活動(SNSやメディア活動)」「自社の採用サイトを作って公開する」が挙げられます。インターンシップなどを行っても良いでしょう。求人サイトや自社サイトなどに求人を公開するだけではなく、SNSなどを活用して幅広く情報を発信することが大切ですよ。

新卒採用の採用フロー②会社説明会

次は集客した応募者に対して、会社説明会を開催します。一般的には自社で開催する会社説明会の他にも、合同説明会や就活セミナーへの出展する企業が多いでしょう。

会社説明会は基本的に企業と学生が顔を見合わせる場所です。自社の理解を深めてもらうために、入念に準備をして臨みましょう。最近は説明会と同時に一次選考を兼ねる企業も増えてきました。

新卒採用の採用フロー③書類選考や筆記試験

応募者の振り分けを行うために書類選考や筆記試験を行います。最近はWEBツールを使ってエントリーシートを提出させる企業が多くなってきました。

また適性試験や筆記試験についても、これまでは試験会場などで実施することが多かったですが、自宅からPCで受検できるツールを活用している企業が増えてきています。自社の求める人材像を明確にすることで、スムーズに選考を進めることができるでしょう。

新卒採用の採用フロー④面接

次は書類選考や筆記試験を通過した人に対して面接を実施します。面接にはさまざまな種類があり、個人面接やグループ面接、グループディスカッションなどがあります。面接回数は企業によって違うケースが多いですが、多くの企業は2~3回実施するのが一般的です。

自社に相応しい人材を獲得するために、面接者の態度や印象をよく確認するようにしましょう。また面接の始めに「アイスブレイク」を行うと、面接者の緊張もほぐれますよ。

新卒採用の採用フロー⑤内定

面接の合格者に対して内定を出します。日本特有の新卒一括採用については、大学4年生の10月以前に事実上の内定が決まっても、企業側は学生に対して内定通知ができないので注意しましょう。

そのため一般的には、内々定通知として合格を伝えます。多くの企業は内定通知の解禁日である10月1日に内定式を開催して正式に「内定通知」を渡しているようです。

新卒採用の採用フロー⑥入社

最後は内定者に入社してもらいます。多くの企業は、内定してから入社までの期間に内定者研修などを実施します。

実施する目的は「内定辞退を防ぐこと」や「内定者同士のコミュニケーションを積極的にとってもらうこと」です。人事部は入社後の研修などを引き続き行いますが、採用活動としてはここまでとなります。

中途採用の採用フローの流れは?

中途採用の採用フローについても見ておきましょう。中途採用の場合は新卒採用のフローとは異なり、会社説明会がありません。また、中途採用は筆記試験や適性検査なども行わないケースもあります。新卒と中途採用の活動を両方している企業は、職種や役職によって異なる採用フローを組むこともあります。

採用フローの作成手順

ここでは、採用フローを作成する手順を紹介します。

作成手順①採用計画を立てる

採用フローの作成手順の始めは、採用計画を立てます。人事部の中から採用担当者を選出し、今期の採用活動の採用する人数や職種を決定し、求人要件を決定して採用計画を組んでいきます

そして、採用計画を作成する際は募集活動の開始から面接、入社までのおおまかな時期設定を行います。あまりに詳細な計画を立てすぎないようにすることがポイントになりますよ。

作成手順②採用フローチャートを作成する

次に採用フローチャートを作成して、採用活動の流れを可視化しましょう。先ほどの採用計画よりも細分化した項目を書き出していきます。

具体的な構成項目の例としては、「募集開始」「プレエントリー」「会社説明会」「本エントリー」「書類選考」「筆記試験」「適性検査」「面接」「内定式」「内定者懇談会」などが挙げられます。

作成手順③具体的なアクションを決める

最後に採用フローチャートで構成した要素について、具体的なアクションを決めていきます。例えば内定者懇談会のアクションプランを立てる時は、実際に実施する内容や内定者への連絡など、項目ごとにアクションを決定します。

このようにして、まずおおよその採用計画を作成してから、フローチャートを作成し、具体的なアクションを細分化して決定していく流れとなります。次期の採用活動で採用フローを作成する時のために、テンプレートを作成しておくのも良いでしょう。

採用フローを活用する時のポイント

せっかく採用フローを作成しても、うまく活用できないと採用フローを作成した意味がありません。ここでは採用フローを活用する時のポイントを紹介します。

ポイント①歩留まりを算出する

採用フローのポイントの一つ目は、採用活動の各工程で歩留まりを算出することです。歩留まりとは、採用における各選考に進んだ人数の割合を指します。

歩留まりを正確に算出しておくと、どの選考がスムーズに進んで、どの選考に問題があるのかをすぐに把握することができます。採用活動の現状を理解する上では有効な手段といえるでしょう。

ポイント②歩留まりが低い工程の要因を洗い出す

採用フローのポイントの二つ目は、歩留まりが低い工程の要因を洗い出しましょう。 上記で算出した各工程の歩留まりを確認して、想定よりも大きく下がっている工程があった場合、それが採用活動のボトルネックとなっている可能性が高いです。

例えば、会社説明会の工程で大きく歩留まりが下がっているのならば、人事部の自社PRに問題があると判断できます。採用活動の各工程の実施内容を見直すためにも、歩留まりが悪い要因は何なのかをいくつかを探っていく作業が大事です。

ポイント③改善策を考えて求人をブラッシュアップする

採用フローのポイントの三つ目は、問題となる工程の改善策を考えて求人をブラッシュアップすることです。問題となる要因を洗い出せれば、どのように改善していけばいいのかを考えることができます。

問題を解決するために実施した過程や改善内容などは、次回の採用活動にも活かすことができるので、対処した内容を資料などにまとめておきましょう。

採用フローの課題と改善策

最後に、採用フローのよくみられる課題とその改善策について紹介します。

課題と改善策①応募が集まらない場合

そもそも応募者が集まらない場合は、募集活動自体に問題があります。求人サイトなどで、自社を魅力的に発信できていない可能性が高いでしょう。

改善策としては、現状の募集活動の内容を把握して、自社の魅力を再確認することです。実際に社員にヒアリングしたり、全社向けにアンケートを取ったりしながら、自社の魅力を見つけていきましょう。

課題と改善策②書類通過が少ない場合

書類通過が少ない場合は、書類選考者が複数いる場合に起こりやすいです。採用要件の認識がズレていたり、採用要件のハードルが上がっている可能性もあるでしょう。

そのため、書類選考を行う担当者の中で、採用要件の条件を再確認してすり合わせをすることが大切です。また、要件のハードルを下げるなどの対策が必要な場合もあるでしょう。

課題と改善策③面接通過が少ない場合

面接の通過者が少ない場合も書類選考の時と同様に、面接官が複数いる場合に起こりやすいです。面接官の中で見極める目線がズレている可能性があります。

そのためにも、面接官の人材を見極める項目をしっかり合わせておくことが大切です。最悪の場合、優秀な人材を獲得できないケースも出てくるので注意しましょう。

課題と改善策④内定を出しても辞退が続く場合

内定を出しても辞退が続く場合は、他社と比較されて選ばれなかったり、入社までのフォローが十分に行えていなかった可能性が高いでしょう。最終面接から内定通知までの期間が空いてしまうと、辞退に繋がりやすいのです。

そのため、内定を出した後も、内定者のフォローをしっかり行うようにしましょう。具体的には、内定者懇談会を開催したり、内定者と定期的に連絡を取るためのコミュニケーションツールを使用したりと、入社意欲を継続的に高めるためのケアを行うかが重要になってきますよ。

採用フローを活用して新規雇用の課題を克服しよう!

ここまで、採用フローのメリットや課題と改善策、新卒採用や中途採用における採用フローの流れについて紹介してきました。採用フローを作成する時は、採用計画を立てて、具体的なアクションが決めるまで落とし込むことが大切です。

企業と求職者の双方がWin-Winな関係を構築するためにも、綿密に計画を立てて適切に採用フローを組み立てましょう。

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