オフィスの移転時にやることや注意点を解説！
オフィスを移転する際にやることについて解説していきます。会社の規模が大きくなった際や更新時期に移転を検討する人も多いでしょう。そのときに必要な手続きやかかる費用、そしてスケジュールなどやることは多数あります。オフィスを引っ越しする上で必要なことに関してまとめているので、ぜひ参考にしてスケジュールを組み立てていきましょう。
オフィスを移転する主なメリット
メリット①モチベーション向上と通勤時間の短縮
では、オフィスを移転する主なメリットから解説していきます。スタートアップ向けオフィスであれば、費用などを抑えて場所を選んだかもしれません。そういった初期の仕事場から、よりアクセスしやすい場所に変わると、モチベーション向上と通気時間の短縮が行えます。
通勤時間が短いことは体力的にも精神的にも負担が軽減され、ビジネスに使える時間も増えます。若い社員の中には自分の時間をしっかりと確保したい、という考えも多いので地方からより都会に近くなることは、気持ちの面の変化が大きくなるでしょう。
メリット②コミュニケーションが活性化する
会社の環境が変わることで、新しい雰囲気がうまれます。また、職場のレイアウトも変わって従業員のコミュニケーションが活性化することにもつながるのです。
小さな仕事場ではごちゃごちゃとして、コミュニケーションも自由に取りにくい雰囲気になってしまうこともあります。移転する際は会社の手続きはもちろんですが、しっかりと仕事場のレイアウトを考えて、コミュニケーションを取りやすい環境にしてあげてください。
メリット③会社のイメージアップに繋がる
スタートアップ向けオフィスから新しい場所に引っ越した際、しっかりと関係各所に連絡をしておきましょう。そのお知らせを見て、会社に訪ねて来る人もいるかもしれません。
そのときに新オフィスの雰囲気をチェックして、社員のコミュニケーションが活発で雰囲気も良ければ、会社のイメージアップにつながります。業績が好調なことも伝われば、安心して契約を続けてくれることでしょう。
メリット④優秀な人材が集まりやすい
就活生や転職先を探している人たちにとって、新オフィスというのは魅力的な要素です。きれいで整った場所で働くことに憧れる人も多いでしょう。清潔な会社は優秀な人材を集めるための宣伝効果もあります。
会社が人を選ぶのではなく、働く側が会社を選ぶこともあるので、清潔感があって働きやすい環境を整えることも大きなメリットにつながっていきます。
メリット⑤女性の定着率も高くなる
より良い環境づくりは女性の定着率をアップさせます。男性と比較すると女性のほうがオフィス環境を重視するという声もあるので、定着率を上げるためには気をつけたいポイントです。女性の定着率が悪かったり、新しい応募が少ないという場合は、オフィス環境が良くないのかもしれません。
移転先を決めるときに、女性社員の意見も参考にしながら、みんなが働きやすい環境を作ることも大切です。会社の中だけでなく、近所に美味しいランチが食べられる場所などがあるか、という点もチェックしておくとよいでしょう。
オフィスを移転する時にするべきこと
移転目的を明確にする
オフィス移転でするべきことをまとめたのでチェックしてください。引っ越しはやることが非常に多くあるので、タスク管理をしっかりと行って、スケジュールに遅れが出ないようにしましょう。
最初に必要なことは移転目的を明確にすることです。なぜ契約更新ではなく移転することに決めたのか、従業員にもしっかりと説明してください。目的が明確になれば、自然とやることもリストアップしていけます。
旧オフィスの解約手続き
やることをリストアップしたら、しっかりとタスク管理を行っていきましょう。まずは、旧オフィスの解約手続きを進めてください。契約内容の書類を確認して、解約に関する重要事項をチェックしましょう。
通常の賃貸とは異なり、会社の場合は退去する3ヶ月から半年前には解約の手続きを行う必要があります。ビル管理会社やオーナーと連絡を取り、解約通知を送付してください。また、新オフィスの入居日も確定させて、そこに向けてやることを従業員と話し合うことをおすすめします。
旧オフィスの原状回復工事
従業員とやることの役割分担を決めて、オフィスの原状回復を行っていきましょう。場合によっては原状回復のための工事を行う必要もあります。契約内容に原状回復を行うための指定業者が記載されている場合は、そちらに連絡をしましょう。
指定業者がない場合は、自分たちで業者を探して工事を依頼します。原状回復工事の連絡は、移転の段取りの中でも早めにやることをおすすめします。
新オフィスの物件探し
新オフィスの物件探しも早期にやることの一つです。条件をしっかりと設定して、見積もりを行って費用を計算してください。都内はもちろん、地方に移転して賃料の費用を浮かすことも選択肢です。
オフィスの広さだけでなく、通勤時間や周辺環境も必ず自分で現地を確認して決断しましょう。また、時間帯によって街の雰囲気は大きく変わるので、女性社員の安全面でも問題がないか見回ることをおすすめします。
新オフィスのレイアウトの検討
無事、物件が決まったらレイアウトを検討してください。それぞれの部署によって必要となるスペースも異なります。また、応接室や休憩室なども重要なスペースです。
レイアウトを決める上で動線を意識しましょう。後から動かせるものは良いですが、固定するような設備は動線の邪魔にならないことが重要です。実際に部署ごとの担当者と話し合いを行って、レイアウトを決めていきましょう。
工事業者の選定
基本的なレイアウトが決定したら、工事業者を手配してください。繁忙期になる前に業者との連絡を開始し、費用に関する話し合いも進めましょう。
会社に関する工事では先程説明した原状回復工事に始まり、新しい場所の内装工事や電気工事、そして通信設備工事などが必要となります。しっかりとタスク管理を行ってスケジュールを明確にし、業者との連絡は密に行ってください。
オフィス家具などの選定
せっかくの新しい働き場なので、オフィス家具もいろいろとチェックしましょう。もちろん費用との兼ね合いはありますが、便利なオフィス家具が多数販売されています。
費用を抑えるなら元の職場から持っていくことも検討してください。OA機器は使い慣れているもののほうが引越し後も安定して仕事をスタートできます。全部を変えてしまうのではなく、仕事をする上で変えてはならない部分も再確認しておきましょう。
引越し業者の選定と打ち合わせ
どんどんスケジュールが決まっていく中で、引越し業者の選定と打ち合わせも行ってください。費用のことを考えて、複数業者から見積もりを取っていきましょう。
あまりにも安すぎるところは他に比べて何かデメリットがあることも考えて、平均的な相場を踏まえて決断してください。できれば他の会社移転経験者に相談したり、ネットのレビューなどを含めて、多面的に情報を得ましょう。
また、廃棄するものに関しても相談して、引っ越しと一緒に行ってくれるか確認してください。廃棄は別になる場合は廃棄物の引き取りを行ってくれる業者にも連絡しておきます。
移転連絡とマニュアル作成
新しい職場が決まったら、移動する1ヶ月前を目安に移転連絡を行っておきましょう。元と新しい住所を間違えないように記載し、案内状を送付してください。
また、社内向けの移動に関するマニュアルを作成して、スケジュールや段取りを再確認しておくのがおすすめです。廃棄物品などもリストアップさせることを伝えておいて、それぞれがマニュアルを確認しながら作業を進めていきましょう。
忘れ物が出ないようにすることと、どのダンボールに入れたのかを明確に記してください。保管物のマニュアルも作成して、移動先で「あの書類どこにいった？」とならないように、すぐに出す必要があるものは分かりやすくまとめておいてください。
引越し準備のスケジュール確認
特に引越し1ヶ月前は慌ただしくなります。手続き忘れがないか確認しながら、最後のスケジュールチェックを行ってください。手続きに関するリストを作って、一つずつチェックを行って二重、三重と確認しておくとトラブルを防げます。
オフィスの移転時に提出する書類
移転前に提出する主な書類
では、移転する前に提出する書類を確認しておきましょう。重要なのは郵便物届出変更届です。会社に届く郵便物を新しい引越し先に転送してもらうためです。
重要な書類が前の住所に届いているようなことがあってはいけません。引っ越しが決まったら最初にこの書類を提出することをスケジュールに記載しておいてください。
また、提出書類はオンラインでも対応してくれる場合が増えました。たとえば、先程の郵便物届出変更届はオンラインからでも申請できます。これは「e転居」というサービスで、引越し前でも後でも対応してくれます。
移転後に提出する主な書類
引越し後に書類を提出するものも多数あります。たとえば、地方から都会に、都会から地方に、大きく移転する上では納税地が変わるので異動届も行いましょう。
社用車をしている場合は自動車保管場所証明申請書を出しましょう。いわゆる車庫証明で、忘れないように提出してください。健康保険や年金に関するものとして、事業所所在地変更届も必要です。労働保険関係として名称所在地変更届も必要になります。
本店を移転する場合は本店移転登記も忘れないでください。こちらは、移転日から2週間以内に行います。その他には雇用保険事業所変更届け、防火・防災管理者選任届けも必要です。
多くの書類は引っ越しから10日以内程度に行う必要があります。事業所所在地変更届のように引っ越しから5日市内に書類を提出しなければならないものもあるので、書類提出を行う担当者を決めておくようにしましょう。
オフィスを移転する時の注意点
注意点①費用がかさむ
会社を引っ越しする際の注意点も確認してください。メリットばかりではなく、デメリットも存在します。どうしても引っ越しする際は大きな費用がかかるので、コスト計算は入念に行ってください。
基本的な引っ越しの見積もりの金額次第で、その後の家具やOA機器の入れ替えなどを検討しましょう。見積もりも複数のところで行い、交渉できるところは相談して費用を抑えるのが重要です。
注意点②準備に手間がかかる
自分の家を引っ越しするだけでも手間がかかりますが、会社を引っ越すとなると準備の手間がかかります。荷物を片付けて、引越し先で出すのは大変な労力を必要とし、先程のように書類関係の手続きも必要です。
特に気をつけたいのが引っ越しの前後は仕事が停滞する、という点です。大きな仕事を行っている最中の引っ越しは避けて、スケジュール的に余裕のあるタイミングで手続きを行うようにしましょう。
注意点③通勤が不便になる場合がある
移動することで必ずしも全社員が恩恵を受けられるわけではありません。以前の職場の場所と比べて、通勤が不便になってしまう人もいます。
そういった人に対してどのようにフォローを行っていくかが大切です。場合によってはフレックスタイム制にしてあげることや、リモートワークを導入することも重要になります。社員は会社にとっての宝なので、すべての意見を受け入れることはできなくても、フォローはしっかりと行いましょう。
注意点④会社のイメージが悪くなることもある
社員に対してもそうですが、取引先などの関係者のイメージも変わってしまうことがあります。新しい仕事場になった際に、そのデザインや雰囲気があまりにも個性的になってしまうと抵抗を感じる人もいるからです。
カフェのようなおしゃれな雰囲気が合う業種もありますが、仕事場として派手でカジュアル過ぎるのはイメージが悪くなることもあります。万人に受けの良い環境づくりにすることも忘れないようにしてください。
オフィスの移転時にやることを覚えておこう！
オフィスを移転するときにやることについて紹介しました。会社として書類関係の手続きはもちろん、費用や従業員に対する意思統一などやることは多数存在しています。しっかりとチェックリストを作り、従業員に仕事を割り振っておくことも重要です。
メリットとデメリットを検討しながら、引っ越しすることでみんなが前向きに心機一転働ける職場づくりにしましょう！
