オフサイトミーティングのメリットや進め方を紹介！
本記事では、オフサイトミーティングの意味や、メリット・デメリットなどを紹介していきます。また、オフサイトミーティングのやり方や、ミーティングを失敗せず成功に導く方法も掲載しているので、オフサイトミーティングを開催する際の参考にしてください。
オフサイトミーティングの意味とは？
まずは、オフサイトミーティングの意味について紹介します。オフサイトミーティングはどこで行うのか、ミーティングとはどのような目的や、意味があるのかをまとめました。また、通常の社内会議とオフサイトミーティングとの違いも掲載しています。
職場から離れたおしゃれな場所で行う会議のこと
オフサイトミーティングとは、普段の職場や現場から、あえて離れた場所でミーティングを行うことです。会議の環境をがらりと変えることで、気楽に真面目な話ができます。
また、おしゃれな場所で会議をすると、役職といった肩書も一旦横に置おくことができます。そのため、お互い本音で会話でき、通常より早く問題を解決することも可能です。
企業の課題解決が目的
オフサイトミーティングの目的は、話し合いによって企業の課題を解決することです。結論を出すことはもちろん重要ですが、そこにたどり着くまでのプロセスも大切です。 また、企業の課題を解決するためには、おしゃれでリラックスできる環境で、なおかつ周囲を気にせずに話に集中できる場所を選びましょう。
失敗しないためにも、いつもの会議室ではない場所でリラックスしつつ、真面目な話をするのに最適な場所を選ぶのがおすすめです。
通常の社内会議との違い
社内の会議室で会議をすると、視野が狭くなったり意見が言いづらいことがあります。そのため、解決しないまま終わってしまい、ミーティングの意味を見出せないことも多いです。しかし、オフサイトミーティングを行うことにより、リラックスした会議になるため、意見交換がしやすい状況を作り出せます。
オフサイトミーティングのメリット・デメリット
オフサイトミーティングをする際のメリットとデメリットを見ていきましょう。通常の会議室ではなく、おしゃれな場所でミーティングをすると、発想力が豊かになり集中して話し合うことができます。しかし、それにともないデメリットも存在します。
メリット①チームの強化に繋がる
オフサイトミーティングを行うと、プロジェクトのチーム強化につながります。通常の会議では、プロセスよりも結論を出すことが何よりも最優先です。
しかし、オフサイトミーティングの場合は、結論に至るまでのプロセスも重要視します。おしゃれな場所でミーティングをすると、気張らず率直な意見交換ができるので、いい雰囲気で結論を出すことができるのでおすすめです。
メリット②発想力が豊かになりやすい
オフサイトミーティングを行うと、発想力が豊かになりやすいです。通常の会議では出ないようなアイディアやフラットな意見が出やすくなります。
NTTが行った発想力、想像力を発揮することに関する調査によると、パフォーマンスが高い社員は、カフェやレストラン、ラウンジなど開放感のある場所でオフサイトミーティングを行う傾向があります。そのため、開放感のある場所で、オフサイトサイトミーティングを行い、発想力を高めましょう。
メリット③集中して話し合うことができる
ミーティングを社内で実施している場合、急な来客や電話が来てしまい、中断したり会議が失敗することが多いです。しかし、オフサイトミーティングを実施すると、邪魔が入ることなく集中して話し合いを進められます。
デメリット①費用がかかる
オフサイトミーティングをすると、施設などの費用がかかります。社内の会議室を利用する場合、空いてるタイミングなら何時間でも使用出来るので費用は発生しません。
しかし、おしゃれな場所でミーティングをすると、会場代や交通費等が発生します。通常のミーティングと比べ、オフサイトミーティングをすると費用が高くなるので、資金を把握しておく必要があります。
デメリット②参加者の業務調整が必要
オフサイトミーティングをすると、長い時間社員を拘束するので、人件費がかかってしまうので注意しましょう。施設の予約をあらかじめしておく必要もあるため、急なミーティング開催が難しいです。そのため、失敗しないためにも、オフサイトミーティングをする際は、参加する社員の業務調整を事前に行っておきましょう。
デメリット③目新しさを求めるだけになることもある
普段使用している会議室とは別の場所でミーティングを行うことで、新たな発想が生まれやすくなります。しかし、単に場所を変えて、目新しさだけを求めることになってしまうこともあります。
せっかく場所を変えても、普段と変わらない内容の議題を進行したり、目新しさだけを求めても意味がありません。オフサイトミーティングは、立場にとらわれず、率直な意見を出し合って解決することが重要です。
オフサイトミーティングの進め方
次は、オフサイトミーティングの進め方について紹介します。ミーティングに参加する人数と内容、ルールなどをまとめました。オフサイトミーティングの進め方に迷った際の参考にしてください。
進め方①参加者選びと会場の確保
オフサイトミーティングをする際に重要なのが、参加者選びと会場の確保です。施設をアプリや電話などで予約してミーティングを実施するので、参加人数は10人くらいがおすすめです。
また、人数の変動を少なくするためにも誰が参加するのか、どういった人が来るのか、ということをしっかり把握するようにしましょう。参加者は早めに決めておかないと、スケジュールが調整できない可能性もあるので、注意が必要です。
進め方②ミーティング内容を共有する
オフサイトミーティングをする際は、アジェンダを共有しておく必要があります。内容がわからないまま参加をすると、意味のないミーティングで、終わってしまう可能性があります。
そのため、どういった話をするのか、ゴールは何なのかなどを整理しておきましょう。ゴールを決めておかないと、話の内容が二転三転になってしまい、解決するのが遅くなってしまいます。
進め方③ルールを決めておく
オフサイトミーティングをする際は、最初にミーティングの目的やルールを決めておく必要があります。いきなりミーティングを始めると、なかなか結論にたどり着けないケースが多いため、ルールは重要です。また、オフサイトミーティングは時間も限られているので、意見を出しやすい雰囲気作りにも気をつけましょう。
進め方④ファシリテーターを準備する
オフサイトミーティングには、ファシリテーターと呼ばれる進行役が必要です。オフサイトミーティングは、さまざまな意見が飛び交うので、意見をまとめる進行役は非常に重要です。また、事前に話したい内容などを共有しておくことで、目的を見失う心配がありません。
進め方⑤フィードバックを集める
オフサイトミーティング後はフィードバックを集めると、次の課題が見えてきます。自身のファシリテーションはどうだったか、進行時の言葉遣いは良かったかなど、自分では気づけない所を発見することが可能です。
また、オフサイトミーティング後にフィードバックをすることで、その場では気が付かなかった考えも出てきたりするため、積極的に開催しましょう。
オフサイトミーティングを成功へ導く方法
次は、オフサイトミーティングに失敗しないための成功法を紹介していきます。おしゃれな場所でミーティングをするので、周りの空気に流されすぎないためにも、目標設定やメリハリがとても重要です。
方法①目的とゴールを設定する
オフサイトミーティングで失敗しないためには、目標やゴールの設定が必要です。自由に意見交換が出来るのがメリットですが、ダラダラと話が続いてるだけでは意味がありません。開催した目的がきちんと果たせるように、ゴールや目標を必ず設定しましょう。
方法②グループ分けを工夫する
おしゃれな場所でミーティングをする際は、社内であまり話さないメンバー同士を参加させると良いでしょう。オフサイトミーティングの目的は、コミュニケーションを図ってより良い意見を出すことです。
話しやすいメンバー同士が参加するのも良いですが、普段関わりが少ないメンバーも参加させることで、新たな発見もあります。また、コミュニケーションが広がると、仕事の生産性も向上するのでおすすめです。
方法③メリハリをつけるのがおすすめ
オフサイトミーティングは、自由にミーティングをすることができますが、メリハリがないと雑談で終わってしまいます。そこで、失敗しないためにも、アイスブレイクをするのがおすすめです。アイスブレイクを導入すると、緊張感を緩められ、コミュニケーション能力を上げることができます。
方法④ビジネスゲームを活用する
オフサイトミーティングに初めて参加する人や、マンネリ化を防ぐために、ビジネスゲームを取り入れるのもおすすめです。ビジネスゲームとは、参加者内でいくつかのグループを作り、ビジネスをシュミレーションするゲームです。
テーマを作り、グループ対グループでプレゼンをし、その内容について議論します。 このゲームは、コミュニケーション力や判断力、リーダーシップ力が重要です。
そのため、繰り返し行うことで、自分のスキル上昇にもつながります。 ゲームをやる場合、日頃の役割とはあえて違う役割を分担しましょう。そうすることで、相手の立場や考え方を共有出来るのでおすすめです。
失敗しないオフサイトミーティングにしよう！
オフサイトミーティングは、一人ひとりのモチベーションを高め、作業効率を上げ、会社をより良い方向にすることができます。
また、オフサイトミーティングを取り入れると、お互いの理解を深め、チームワークを強化することも可能です。 そして、フラットな状態で意見交換ができるので、柔軟な発想力や想像力を身につけることができます。
