議事録の書き方やまとめ方のコツを知りたい！
会議や打ち合わせに参加するとき、上司やお客様から議事録の作成を命じられる場合があるでしょう。議事録の作成に任命されたものの、メモがうまく取れなかったり、どのように議事録を作成すれば良いのかわからないと悩む人は多いです。
本記事では、議事録作成の仕方やまとめ方のコツについて紹介します。慣れていけば効率よく作業が進められるようになり上司への評価にもつながります。また、簡単な議事録の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみましょう。
議事録とは？
会議内容を書き残しておく書類のこと
議事録とは、主に会議や打ち合わせなどの備忘録または記録を残す役割があります。議事録にはさまざまな種類があり、簡単なメモ程度のものからお客様への納品物という意味で重要な役割を果たす場合もあります。
通常、新入社員が議事録の作成を任されることが多いですが、議事録の作成を侮ってはいけません。では、議事録を取る目的や重要な役割について、順を追って見ていきましょう。
議事録を取る主な目的
議事録を取る主な目的は、会議の参加者に向けた会議の決定事項の共有です。会議に出席していない人にも会議の内容がわかりやすいようにまとめることがコツです。
会議の決定事項は、「いつまでに、誰が、何をするのか」まで具体的に共有するようにしましょう。曖昧に情報を共有すると、作業の抜け漏れや行き違いが起こる可能性があります。
また、会議の備忘録を残すという目的もあります。人間の記憶ほど曖昧なものはありません。正確な会議の内容を備忘録として残しておく必要があります。
議事録の重要性
議事録を取ることで、会議中の発言や決定事項について、責任の所在が明らかになります。そのため、発言の内容だけを記録するだけでなく、「誰が発言したのか」を忘れず記載しましょう。
また、会議に参加していない関係者にも正しい情報を共有できます。口頭での情報共有は伝達漏れや誤った情報が共有される場合があります。会議で発言された内容や決定事項を振り返ることができる議事録はとても重要です。
議事録の基本的な書き方
議事録の書き方①概要を記載する
まずは、会議の名前、開催日時、場所、参加者や欠席者などの概要を記載します。日時や参加者を記載する場合は、そのあとの本文も形式を合わせるようにしましょう。
参加者を書くときは序列に気をつける必要があります。社外の参加者がいる場合は、必ず敬称をつけます。
自社内のメンバーのみの打ち合わせ時は、敬称抜きで役職が高い順に記載する場合もあります。このあたりの決まりは会社ごとで異なるので、会社内の過去の議事録を見ることをおすすめします。
議事録の書き方②議論を明記する
会議の目的や背景、具体的にどんな議論が交わされたのかを記載します。発言者の言葉をそのまま記載するのではなく、要点を抜き出して文章が長くならないように工夫して書きましょう。
また、誰が発言したのかがわかるように記載するようにしましょう。質問があった場合も、質問者と回答者をそれぞれ明記します。
議事録の書き方③決定事項や次のアクションを書く
会議をして決まった決定事項は必ず明記します。また、誰がいつまでに何をするのかなど、具体的な次のアクションも合わせて明記しましょう。
決定事項や具体的なアクションが決まらない会議は、無駄な時間で終わることがほとんどです。決定事項や次のアクションは重要なので、十分意識して議事録を作成するようにしましょう。
議事録の作成で押さえておきたいまとめ方のコツ
会議の要点や目的を把握しておく
基本的なことではありますが、会議の要点や目的は会議が始まる前までに把握しておきましょう。要点や目的を押さえておくと、「何が必要で何が不要なのか」を迷わずに判断できます。
会議で使用する資料が事前に共有されている場合は、目を通しておくことも重要です。会議中にわからない単語や専門用語がある場合、思考が止まってしまい記録が漏れる恐れがあります。そのためにも、事前にしっかり準備しておき、不明点がある場合は上司や先輩に相談するようにしましょう。
議事録のフォーマットに沿った形で書く
会社ごとにあらかじめ議事録のフォーマットが用意されている場合があります。フォーマットが用意されているなら、そのフォーマットを利用しましょう。もし、フォーマットがない場合は、ネット上で公開されている議事録のフォーマットをアレンジして使用しましょう。
自分でフォーマットを作るのは非生産的ですし、項目の抜け漏れも起きやすいでしょう。読みやすく正確な議事録を作成するためにも、フォーマットに沿って議事録は作成しましょう。
読み手のことを考えて作成する
読み手が知っておく必要がある内容を、わかりやすくまとめることが重要です。ビジネスにおいて、「相手の立場に立って考える」という思考は基本中の基本です。
誰が読み手なのかによって、議事録の書き方や内容も変わってきます。議事録を作成する際は、会議に参加していたメンバーやクライアントなどを意識しながら作成するようにしましょう。
5W1Hを意識する
「5W1H」は、日常会話や職場での上司との会話、ビジネスのマーケティングにも効果的な手法です。具体的な内容は、「誰が（who）」、「いつ（when）」、「どこで（where）」、「何を（what）」、「なぜ（why）」、「どのように（how）」をまとめています。
議事録も「5W1H」の手法を取り入れた書き方をすることで、相手に間違った内容や誤解を与えにくい文章を作成できます。「5W1H」は、わかりやすく伝えるための文章の基本とも言えます。議事録でもこの「5W1H」を踏まえて簡潔に記しましょう。
フォーマットを統一する
議事録を作成する際は、フォーマットを統一して書くようにしましょう。毎回、異なるフォーマットの議事録を作成すると読み手も読みにくいと感じますし、内容の抜け漏れも発生してしまう可能性が高くなります。
議事録のテンプレートは前任者が自作していたり、プロジェクトによってテンプレートが用意されている場合がほとんどです。議事録を作成する場合は、必ずテンプレートがないか確認しましょう。
ボイスレコーダーを活用する
メモが苦手な人や参加者が多いでは、スマートフォンのボイスレコーダーで録音しておくとよいでしょう。うまく聞き取れなかった部分やメモのスピードが追いつけなかった部分の聞き直し、記憶があいまいな部分の確認などが、音声データによって可能になります。
もし議事録を作成していなかった場合でも、その打ち合わせの音声データがあれば、議事録に相当する内容として扱うことができます。スマートフォンのアプリを起動するだけなので簡単に記録できますし、打ち合わせ時も安心して会議に参加できるでしょう。
上司に最終チェックをしてもらう
議事録で最もしてはいけないことは、発言内容の抜け漏れと曖昧な情報を記載してしまうことです。会議や打ち合わせ中、ひたすら会議の内容をメモしていても手が追い付かないことがあります。必ず会議の参加者へ共有する前は、一緒に会議に出席していた他社に内容を確認してもらいましょう。
誤字脱字や記載の抜け漏れがある場合、あとから議事録を修正するという手間が発生する可能性があります。無駄な訂正を防ぐためにも、議事録が完成したら上司に記載内容の最終チェックをしてもらいましょう。
早めに仕上げる
議事録は会議が終わり次第、すぐに仕上げるのが鉄則です。一般的な議事録の共有期限は「24時間以内」といわれています。
時間が経てば経つほど、会議の内容は記憶から消えていき内容を忘れる恐れがあります。いくらメモを取っていたとしても、内容が記憶に残っているうちに作成した方が効率が良いです。議事録を早めに仕上げて共有した場合は、上司やクライアントからの評価も上がるでしょう。
議事録の書き方の具体例
議事録の具体例①社内ミーティングの場合
会議：5月 プロジェクト点検 議事録
https://oggi.jp/193037
日時：5月28日(金) 13:00～14:00
場所：第1会議室
出席者：Aシニアマネージャー、Bマネージャー、C、D、E、F（議事録担当）
欠席者：G（別会議のため）
議題：5月のプロジェクト点検と保守対応
決定事項：
・保守管理番号○○について 5月31日(月)にクライアント先に訪問し不具合の原因を調査
議論内容：
・Bマネージャー：Aプロジェクトはオンスケと報告。
・C：Bプロジェクトは3日遅延状態と報告。
・Aシニアマネージャー：会議後、至急Bプロジェクトについての打ち合わせをセッティングするように提案。
・D：C社様より、新たに保守依頼があると報告。
・Aシニアマネージャー：来週、5月31日(月)に現地訪問し、不具合を調査するように提案。
社内メンバーのみのミーティングでは、簡素化した形で議事録を作成する場合があります。会議での決定事項は明記されているかどうかよく確認しましょう。
議事録の具体例②取引先を含むミーティングの場合
■会議：製造ツールリリース インシデント発生
https://oggi.jp/193037
■日時：6月18日(金) 16:00～17:00
■場所：第三会議室（Zoom参加可）
■出席者：A社様 B課長、C主任
Ｄ社 E課長、F、G（議事録作成）
■目的：インシデント発生の対応を決める
■決定事項：
・A社様はD社へ向けて、インシデント発生のチケットを発行
・D社はチケット発行を受けて、不具合の修正に着手する
■会議の概要：
【インシデント発生 報告】
・先日リリースした製造ツールだが、インシデントが2件発生した、現場の作業者からは対応を求められている（B課長）
・1件目は、画面の文字サイズが大きすぎると、現場の作業者から要望があった
・2件目は、ENTERキーが無効になっていないため、現場の作業者のミスが多発している（C主任）
【対応策】
・1件目は、画面サイズを75%ほど縮小する仕様に変更する（Ｆ）
・2件目は、調査が別途必要になる（G）
・調査や修正のための見積もりを検討する（E課長）
■補足
・現場の作業者や監督者とのやり取りはA社様のC主任が中心
基本的に社外の人は、敬称を省略しないのがマナーです。敬称をつけない行為は失礼にあたりますので、必ず名前には「様」などを記載しましょう。
議事録の具体例③協同組合の理事会の場合
第○回理事会議事録
https://oggi.jp/193037
○○協同組合
１．招集年月日：2021年5月28日
２．開催日時：2021年6月23日
３．開催場所：○○市○○区○○町○丁目○番○号 ○組合事務所○○会議室
４．理事・監事の数及び出席理事・監事の数並びに出席方法
（１）理事数 ○○人 出席理事数 ○人（本人出席）
（２）監事数 ○○人 出席監事数 ○人（本人出席）
※インターネットやテレビ電話等による出席者：○○人
５．出席理事の氏名 ：○○○○、○○○○、○○○○、○○○○
６．出席監事の氏名：○○○○、○○○○
７．議長の氏名：○○○○
８．議決事項に特別の利害関係を有する理事の氏名 第○号議案について理事○○ ○
９．議事の経過の要領及びその結果
理事全員協議の結果、理事○○○○が議長となり、議事に入る。
第１号議案 理事長（代表理事）、副理事長及び専務理事選任の件
理事全員協議の結果、理事長（代表理事）に 、副理事長に専務理事に を選任。
本人よりそれぞれ就任の承諾を得た。
以上で全ての議案の審議を終了。
○○協同組合理事会
議長理事（印）
出席理事（印）
同（印）
協同組合の議事録は、一般的な会社の議事録とは異なり、フォーマットが特別なのがわかると思います。ネット上に無料でフォーマットをダウンロードできるものもあるので、活用してみましょう。
議事録の具体例④メールで議事録を送付する場合
件名：【議事録】新商品○○の販売予定日延期について
https://www.kaigishitu.com/meeting-hacks/detail/id=32568
関係者各位
お疲れ様です。商品開発部の○○です。
4月15日に開催された会議の議事録が完成しましたので、メールにて送付させていただきます。
なお、会議の概要については次のとおりです。
（議題)
新商品○○の販売予定日を延期する件について
（決定事項)
新商品○○の販売予定日を2か月延期とする
（理由）
ショップの臨時休業が相次いだこと
（今後の予定)
1か月後にショップの営業日を確認し、再度会議を開催予定
（添付資料)
4月15日「新商品○○の販売予定日について」会議議事録
※パスワードは別途メールで連絡いたします。
詳しくは、添付の議事録にて内容をご確認ください。
以上です。よろしくお願いいたします。
商品開発部 ○○
メールで議事録を送付する場合のポイントは件名です。メールの受信者が一目で開催された会議の議事録だとわかるように工夫して件名を記載しましょう。
議事録の書き方やまとめ方のコツを覚えておこう！
議事録は新入社員や若手の社員中心に書くことが多いですが、議事録は仕事の基本的な手法を学べます。今回紹介した議事録の書き方やまとめ方のコツをひとつでも現場で実践するようにしましょう。
自分だけにわかるような内容を記載するのではなく、どんな人が読んでも簡潔ですぐに頭に入ってくるわかりやすいシンプルな議事録を目指すように心がけましょう。常日頃からメモを取る習慣を身に着けておくのもおすすめします。
