フリーアドレスを導入して居心地の良いオフィスを作りたい！
コロナ禍で再注目されている話題のオフィススタイル「フリーアドレス」。この働き方はすべての企業に最適なのでしょうか？
この記事では、フリーアドレスのメリット・デメリットや導入方法、企業事例について紹介します。この記事を参考にして、自社に「フリーアドレス」を取り入れるか検討してみましょう。
話題のオフィススタイル「フリーアドレス」とは？
まずは「フリーアドレス」とは何かについて紹介します。
フリーアドレスの言葉の意味
フリーアドレスとは、従来のように社員専用のデスクはなく、オフィスにフロアに長机や椅子が設置されており、自由に場所を選んで仕事をするスタイルです。カフェで仕事をするようなイメージを持つとよいでしょう。
どの場所でも仕事ができるように、すべてのオフィス内のフロアにはWi-Fiを設置したり、社員にノートPCやスマートフォンなどを貸与している企業が多いです。
働き方改革の影響により注目を集めている
フリーアドレスが注目されている背景には、働き方改革があります。働き方改革では「いつでも・どこでも」場所を選ばず仕事ができるテレワークの導入を推奨しています。
この働き方改革のテレワークという働き方は、フリーアドレスに適していますよね。テレワークを実現すれば、同一の場所で仕事をする意味がなくなり、オフィスに求められる機能も変化するでしょう。
従来のフリーアドレスとの違い
従来のオフィススタイルとフリーアドレスとの違いとはなんでしょうか？従来のオフィスとは、決められた位置にデスクが配置されており、一人一台デスクが与えられ、そのデスクで働いていました。オフィス内の別の場所で作業するといえば、会議室で打ち合わせをするくらいしかありません。
一方、フリーアドレスとは、社員が個々のデスクを持たず自由に働く場所を選択できるオフィススタイルです。社員にとっても自由度が高い働き方といえます。
フリーアドレスのメリット
続いて、フリーアドレスのメリットについて紹介します。
メリット①社内コミュニケーションの活性化に繋がる
フリーアドレスの一番のメリットは、社内コミュニケーションの活性化に繋がることです。フリーアドレスはいろいろな席に座ることができるので、今まで関わる機会がなかった他部署の社員とも接する機会が増えます。
その結果、社員同士のコミュニケーションが活発になるでしょう。部署の垣根を超えた社員同士の会話をきっかけに、新たなアイデアが浮かんだりといったメリットが期待できます。
メリット②アイデア創造の促進に役立つ
フリーアドレスはアイデア創造の促進に役立つというメリットがあります。従来のようなオフィス内の固定席に座って、一人でアイデアを考えるよりも、いろいろな場所でたくさんの人とコミュニケーションができる方が、魅力的なアイデアが浮かびやすいと思いませんか？
フリーアドレスは自分とは異なる価値観の人と活発にコミュニケーションが取れるので、良いアイデアが浮かびやすいのです。新しい価値を創造できれば、企業の存在価値をより大きくすることがでしょう。
メリット③社員の主体的行動力が向上する
フリーアドレスは社員の主体的行動力が向上します。社員が主体的に行動するには、社員一人ひとりが自分の意見を持って選択し、行動する必要があります。
フリーアドレスは「オフィススペースのどこに座るか」「席の周りの人とどのように自分が関わるのか」について、自ら考えていかなければなりません。「座席の選択」というのも小さなことですが、自ら考え行動に移す主体的行動力を向上させてくれます。
メリット④スペースコストを削減することができる
フリーアドレスにはスペースコストを削減できるというメリットもあります。従来のような固定席では、オフィス内のデッドスペースが発生することもあります。
しかし、フリーアドレスの場合は、スペースに応じてカウンター席やスタンディングデスクなどを用意するので、スペースを有効活用でき、スペースコストの削減をすることができます。
メリット⑤クリーンデスク意識が向上する
フリーアドレスはオフィスの環境美化に繋がります。固定席で仕事をしている人は、自分のデスク周りを見渡してみましょう。不要な荷物や出しっぱなしにした文房具などが散乱している人もいるかと思います。
フリーアドレスの場合、専用のロッカーから仕事に必要なものだけを持って席につくケースがほとんどです。そのため、デスク周りが常に整頓された状態となります。このようにして、フリーアドレスにはオフィスの環境美化に繋がるというメリットがあるのです。
フリーアドレスのデメリット
続いて、フリーアドレスのデメリットについて紹介します。フリーアドレスは社員の集中力やセキュリティ面で不安が残ります。
デメリット①誰がどこにいるのか決まっていない
フリーアドレスのデメリットといえば、誰がどこにいるかわかりづらいということでしょう。従来のような固定席の場合、オフィスのどこに誰がいるのか把握しやすいですよね。
しかし、フリーアドレスの場合は誰がどこにいるのかが決まっていません。そのため、自分が会いたい人物と直接コミュニケーションを取りたい場合は、オフィス内を探し歩くことになります。チャットなどを有効に使えば問題ないかもしれませんが、少し手間がかかってしまうのです。
デメリット②導入コストがかかる
フリーアドレスを導入する場合、当然コストがかかります。例えば「ネットワークLANの無線化」「個人用のロッカー・キャビネットの導入」「オフィスのレイアウト変更による工事」「社員専用の電子機器の購入・整備」などが考えられます。
居心地の良いオフィス環境を作り出すには、それなりのコストがかかります。フリーアドレスの導入を検討する場合は、導入コストを意識しましょう。
デメリット③ストレスや集中の妨げになる
フリーアドレスはストレスや集中の妨げになるという意見も多いです。あまり面識のない人と隣に座って仕事をすることに抵抗を感じる人もいるでしょう。フリーアドレスは繊細な人や内気な人にはハードルが高いのです。
また「個室などの区切られた空間の方が集中しやすい」という社員もいるでしょう。それによって「集中しづらく、作業が進まない」といった問題が生じる可能性があります。
デメリット④セキュリティ面に不安がある
フリーアドレスはセキュリティ面に不安があります。大規模の企業であればあるほど、社内外の人間を識別するのに苦労するものです。そのため、セキュリティ上の課題が生じる可能性を考慮しなければなりません。
対策案として、社員の入退室を管理するシステムをオフィスの出入口に導入したり、オフィス内での身分証明書の携帯させたりする方法があります。セキュリティ事故が起こらないように十分な対策をしましょう。
フリーアドレスの導入方法
フリーアドレスの導入方法を紹介します。全部で4ステップあるので、一つずつ確認していきましょう。
導入方法①導入イメージやゴールを決める
まず、フリーアドレスは企業によって向き・不向きがあるため、自社に適しているかどうかを判断します。「働き方改革の推進にあたり、自社が抱える課題は何か」という観点から、導入を検討してみましょう。
また、フリーアドレスの導入を実施する上でのゴールとなるKPIを決めておきます。具体的には「なぜフリーアドレスを導入するのか」「フリーアドレスを導入して、何を達成したいのか」といったことを社内全体で共有します。
導入方法②試験導入を実施する
次に、試験的に導入する部署を決めてトライアルを実施しましょう。トライアル実施の過程で、社員から出てくる不安や不満を把握して、都度対応します。
トラブル続きでトライアル自体が実施停止になることは避けたいものです。トライアルを成功させるためにも、なるべく小規模なトライアルから実施していくとよいでしょう。
導入方法③ルール作りに取り組む
トライアルの結果をもとに、ルール作りに取り組みます。例えば「前日と同じ席に座らないようにする」「退席後は荷物をすべてなくして、清掃する」など、細かいルールまで設定することが大切です。ルールを明確化していない状態でフリーアドレスを導入しても、うまく機能することはありません。
導入方法④全社導入を実施する
最後にいよいよ全社にフリーアドレスを導入します。まずは全社導入に向けて、無線LANの完備や、持ち運びやすいノートPCやタブレット端末を導入しましょう。また、共有の作業スペースやコミュニケーション用のスペースを作ってオフィスをレイアウトしていきます。
運用していく中では、要望や新たな課題が発生していくことが考えられます。担当者は社員の意見を参考に、日々PDCAサイクルを回していく必要があるでしょう。
フリーアドレスの企業事例
最後に、フリーアドレスの企業事例を紹介します。新しいオフィススタイルをすでに導入している企業をぜひ参考にしてみてください。
企業事例①アスクル株式会社
フリーアドレスの企業事例の一つ目は、ソフトバンクグループ系列の通信販売会社である「アスクル株式会社」。アスクルは新しい働き方の実現に向けて、本社オフィスを全面リニューアルしました。
オフィスリニューアルのコンセプトは「ASKUL CROSSING」。「リアルでもオンラインでもシームレスに集い、結びつく事ができる仕事場」を目指しています。もちろんフリーアドレス制も導入しており、コールセンターなどの顧客対応業務以外はゾーン別にフリーアドレスになっています。
企業事例②株式会社日立製作所
フリーアドレスの企業事例の二つ目は、世界有数の総合電機メーカーである「株式会社日立製作所」。同社はグループ会社のオフィスリニューアル化を進めており、フリーアドレスも2007年頃から積極的に導入しています。
また、オフィス内には最新のソリューションシステムを導入しており、社員が持つスマートフォンアプリで、オフィスに関する情報の閲覧や個人ブースの予約などができるようになっています。
企業事例③ブラザー販売株式会社
フリーアドレスの企業事例の三つ目は、ブラザー工業の連結子会社である「ブラザー販売株式会社」。同社は2021年3月に本社オフィスを全面的にリニューアルしました。
新オフィスはフリーアドレスを導入しており、周囲からの情報を遮断する集中ブースや会議時に使用するオープンミーティングエリアなど、社員の働き方に合わせて座席を選べるようにしています。アイデアに行き詰まったときに気分転換できるキッチンルームなども完備しているのも特徴の一つと言えます。
企業事例④キユーピー株式会社
フリーアドレスの企業事例の四つ目は、マヨネーズなどの調味料を主力としている日本の食品メーカー「キユーピー株式会社」。同社では「工場関節部門」でもフリーアドレスを導入しているのが特徴です。
例えば仙川工場では、社員に対して「無線LAN」と「ノートPC」を配布しており、自由席での業務を促進しているといいます。商品生産の部門でフリーアドレスを導入したことで、業務効率のアップや新たなアイデアが生まれるようになりました。
企業事例⑤カルビー株式会社
フリーアドレスの企業事例の五つ目は、日本のスナック菓子メーカーである「カルビー株式会社」。同社は2009年に大企業でありながらもオフィスにフリーアドレスを導入しました。
フリーアドレスを導入したことによって、社員の動きが流動的になって、必然的に社員同士のコミュニケーションが活発化したといいます。大企業ながらもうまくフリーアドレスが根付いた事例といえるでしょう。
企業事例⑥日本航空株式会社（JAL）
フリーアドレスの企業事例の六つ目は、日本でもっとも長い航空会社としての歴史を持つ「日本航空株式会社（JAL）」。同社も2015年からフリーアドレスを導入しており、ワークスペースやガラス張りの会議室、集中ブース、4人用のデスクなど、さまざまなスペースをオフィス内に用意しました。今では全12の部門で実施しているといいます。
企業事例⑦株式会社ベネッセコーポレーション
フリーアドレスの企業事例の七つ目は、通信教育・出版などの事業を行う「株式会社ベネッセコーポレーション」。同社はオープンなコミュニケーションスペースを確保するために大規模なオフィスリニューアルを実施しました。
フリーアドレスを採用したことによって、オフィス面積を4割削減し、リモートワークの弱点だったコミュニケーション不足を補えるようになりました。
フリーアドレスは現代に求められているオフィススタイル！
ここまで新しいオフィススタイルであるフリーアドレスのメリット・デメリットや導入方法、企業事例について紹介してきました。オフィス内にフリーアドレスを導入することは、企業によって向き・不向きがあるため、自社に適しているかどうかを判断しなければなりません。
それに、導入コストもそれなりにかかりますし、セキュリティ面でもまだまだ不安が残ります。社内コミュニケーションをもっと活性にしたかったり、新しいアイデアを生み出したい場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
