会議を効率化して生産性を高めたい！
だらだらと長時間の会議はモチベーションを下げて、生産性を下げてしまいます。会議効率化のためのポイントや役立つツールを参考にして、生産性を高めましょう。
自社の話し合いがいつも時間がかかる上に、結局は明確な結論を得られない、という状態になっていませんか？議論を長引かせている原因をチェックし、意味のある意見交換の場にすることが重要です。どういったツールが円滑な話し合いに役立つのか参考にしてください。
会議を非効率化させている原因
必要のない人が会議に参加している
会議を開くと様々な人物が集まりますが、本当に必要な人材が参加しているか再チェックしましょう。人数が多くなっていることは、時間のかかる話し合いの原因になります。
参加人数が多いのに全員に発言させる進め方も悪い手法です。会議効率化のために、どういった参加者が必要なのか厳選することをおすすめします。意思統一が目的の場合は多くの参加者が必要ですが、常にメンバーが多い必要はありません。
話がまとまらずに長引いてしまう
会議効率化のためには、話し合いの目的を明確化させて、時間内でまとめることが大切です。午前から始まり、午後になってもまとまらない場合、会議効率化の必要があります。
そのためには、議論の中立役になるファシリテーターという存在がおすすめです。ファシリテーターは司会やネゴシエーターとは異なり、参加者に発言を促し、ゴールに導くための誘導役の役割をします。議論の目的を再確認させる役割もあり、参加者の発言がしやすい雰囲気を作るのでおすすめです。
会議のために遠方から社員が集まっている
大きな会社にみられる問題ですが、意見交換のために遠方から人が集まるのは余計な手間です。午前中から新幹線で移動し、終わって戻ってくるのは午後の遅い時間になってしまうでしょう。
こういった移動のためのコストや労力、時間などは非常に無駄です。参加者が本来できた仕事を止めて参加しなければならず、プロジェクトの進行にも影響を与えるます。
後ほど紹介する会議効率化に役立つツールを利用し、遠方からわざわざ社員を集めることをやめましょう。ツールをうまく利用すれば無駄な時間を使わなくて済みます。
会議の準備に時間がかかりすぎている
実際に話し合いを行うときだけでなく、集まる前から無駄な時間を使用している可能性があります。話し合いの進め方などを決めるスケジュール調整や資料作成、会議室の予約など準備に関することも見直しましょう。
だらだらと話し合いをすると、その後の議事録まとめにも時間がかかります。会議効率化を行い、話し合いの進め方を見直す必要があります。
会議効率化のためにするべきこと
最小規模で会議を開く
では、会議効率化のためにするべきことを確認していきましょう。先程の原因を踏まえて会議効率化の方法を解説します。まずは、話し合いの場は最小規模で開くのが理想的です。規模を小さくすることで、話し合いのルールや進め方を明確にしやすく、前後の準備の時間も軽減できるでしょう。
会議の目的やゴールを設定する
話が横道に逸れると、話し合いの時間はどんどん伸びます。そのために議論の目的、ルール、ゴールを設定してください。目的やゴールを明確にしておけば、意見を出しやすく、議論後も認識のズレが起きにくいです。
制限時間を設ける
議論の制限時間をルール化し、話し合いの時間が曖昧にならないようにしましょう。それぞれの意見を出す時間なども区切り、簡潔にまとめて意見を出すことが重要です。
ファシリテーターを設定する
会議効率化のためにファシリテーターを有効活用してください。ファシリテーターは先程紹介したように、意見交換において中立役であり、話し合いを円滑に進める潤滑剤のような存在です。話が横道に逸れそうなときに本筋に戻す役割もあり、ルールを守った進め方ができるようにサポートしてくれます。
議論をして意思決定をする
話し合いをする上では議論を行って意思決定を行うことが重要です。会議効率化はいきなり行えるものではなく、社員全体の意識改革も関係します。議論の回数をこなす中で意思決定が重ねられることで、悪い風習が改善し、会議効率化が達成できるでしょう。
会議の効率化に役立つツール
Googleカレンダー
会議効率化のために様々なツールを利用しましょう。効率的な進め方につながるのでおすすめです。まずは、スケジュール管理ツールを活用しましょう。代表的なスケジュール管理ツールとしてGoogleカレンダーが使いやすいです。
このツールはGoogleが提供しているツールで、レイアウトが見やすく複数のカレンダーを作成できます。そのため、プロジェクト別にカレンダーを用意できるので、会議効率化につながります。予定にあわせて招待メールも送信できるので、参加者が日程を再確認しやすいのもメリットです。
契約期間や費用
Googleカレンダーを利用するのに費用は不要です。契約期間なども設定されておらず、必要なのはGoogleアカウントのみです。Googleアカウントの作成は数分で行えるので手間もかかりません。Googleのツールは他にも便利なものが多いので会社用のアカウントを作成するとよいでしょう。
Zoom
新型コロナウイルスによるテレワークやリモートワークが推進されたこともあり、一気に注目を集めたのがZoomです。このシステムはWeb会議を行う上で利用するサービスになります。
Zoomの魅力は使いやすく、参加者側はアプリのインストールや登録が不要な点です。有償プランでは最大で1,000名まで参加できるなど、会議効率化の規模の上でプランを検討しましょう。
契約期間や費用
こちらのサービスは無料プラン以外に、プロ、ビジネス、ZOOM UNITEDビジネス、というプランが存在します。小規模な話し合いであれば無料プランでも大丈夫です。無料プランは100人以下の参加者で最大40分のグループミーティングが行えます。
もう少し余裕を持ちたい場合は、プロプランが年間20,100円で無制限のグループミーティングを行えます。ビジネスプランは年間26,900円で最大300人のホストで、クラウド録画などのサービスが付属するのがメリットです。
ZOOM UNITEDビジネスは年間47,040円でミーティング機能以外に電話やチャット機能などが利用できるので、目的にあわせてプランを検討しましょう。
miro
話し合いの場でホワイトボードを活用することも多いでしょう。そういった感覚で情報共有できるサービスがmiroです。リモートワーク環境におすすめで、リアルタイムで同時編集可能なツールになります。
みんなの意見をポストイットに書き込み、ホワイトボードに貼り付けるような使い方もできるのです。また、投票機能もあるので、簡単な多数決を取る際にもおすすめの手法です。
契約期間や費用
miroは無料版では3つのボードを使用できます。チームプランでは月8ドルで無制限のボードやカスタムテンプレートが利用できるので、快適度が増すのがポイントです。
ビジネスプランは月1,800円でシングルサインオン、協力者の1日パス、企業プランはマルチチームセットアップなどが利用できます。プランを上げるとセキュリティ面のサポートがより強力になる形です。
会議効率化の成功事例
Apple
多国籍テクノロジー企業であるAppleは、会議効率化の成功事例の一つです。話し合いの手法としてフリーディスカッションを取り入れ、自由にアイデアを出せる環境にしました。
会議効率化のために、参加人数をできる限り少なくしたのも成功事例のポイントです。話し合いを盛り上げ、アイデアを洗練化させて他の企業にはないアイデアを多数生み出しました。
トヨタ自動車
日本の代表的な自動車メーカーの一つであるトヨタ自動車は、会議効率化のためにフリートーク形式を採用しました。話し合いの場に資料を持ち込まないことで、マンネリ化を防ぎ、資料作成の時間を削減したのです。
また、トヨタ自動車社長の豊田章男は役職による差をつけない、というルールを重要視しました。本音で議論することを求め、対等な立場で意見を出し合えるルールを設定したことで、活発な意見交換が行われています。
NTT東日本
通信会社であるNTT東日本は、積極的に在宅勤務とWeb会議を導入しました。こういった施策に取り組んだことで会議効率化だけでなく、時間外労働を減少させることにも成功しています。
議論を行う場に全員が直接参加する必要はなく、Web会議でも問題なく行える、と判断したわけです。社員の限られた時間を有効活用するために会議効率化を進めて、無駄なコストや労力を省いた事例になっています。
会議の効率化に必要な環境を整えよう！
会議効率化の方法や取り入れたいポイント、おすすめなツールを解説しました。会議効率化の成功事例を参考に、どういったツールを利用することが最適なのかを検討しましょう。
目的やゴールを明確にし、最小規模で議論を行うことが時間削減に重要な要素です。話し合いのルールを取り決めて、時間を区切った上で行うのがポイントになります。会議効率化に必要な環境を整えて、無駄なコストや労力を削減した意味のある議論を行っていきましょう。
