アジェンダの書き方を学んで会議の質を高めたい！
会議をスムーズに行うためにはアジェンダを作成することが重要です。アジェンダの書き方や意味を解説するので、より質の高い会議にするための参考にしてください。
また、アジェンダの書き方のポイントと併せておすすめのテンプレートもまとめています。会議のアジェンダを任されたときに、テンプレートを参考に作成してみましょう。では、会議の質を高められるアジェンダの書き方を解説していきます。
アジェンダとは？
話し合いの基本事項をまとめた計画資料のこと
アジェンダというのは「予定表」や「行動計画」という意味があります。ビジネスでは「会議の議題」や「会議日程」という意味になり、会議の生産性や時間の有効活用に関わる重要な存在です。
話し合いをする際に、基本事項をまとめた計画資料になるので、しっかりと事前にアジェンダを用意する必要があります。
アジェンダと似た言葉にレジュメというものがありますが、こちらは会議で発表する内容をまとめたものになります。大学の講義でもレジュメを渡されますが、講師が話す授業内容をまとめたものです。アジェンダは会議全体の議題や進行をまとめている点がレジュメと異なります。
アジェンダを作成する目的
では、アジェンダを作成することにはどういった目的があるのでしょうか？アジェンダの大きな目的としては、会議の目的を明確にしてくれる点が挙げられます。
会議は目的が明確になっていないと、話が横道に逸れて、中身の薄い話し合いが長時間続きます。参加者がどういった目的で集まっているのかを理解させ、的確に意見を出し合えるためにもアジェンダの書き方は重要です。
会議の生産性を高めることができる
アジェンダを作成することで、会議の生産性を高めることができます。会議をする際にしっかりと目的や議題が参加者に周知されていれば、自分の意見やアイデアを用意できるでしょう。
まったく何も準備できていないのと比較すれば、アジェンダがあることで会議の生産性は大きく異なってきます。さらに会議にファシリテーターのような中立役を設置すれば、より内容の濃い話し合いが進められます。
時間の有効活用にも繋がる
分かりやすい書き方でまとめられたアジェンダは、時間の有効活用につながります。議題を明確にし、どのような項目で話し合っていくか、どれぐらいのタイムスケジュールで進めていくかが決められているとテンポの良い意見交換ができるでしょう。
特にタイムスケジュールがしっかりとしていないと、後半の項目が駆け足になるので注意してください。そういったことが起きないようにするのも重要な役割です。
アジェンダの書き方
書き方①会議名を記載する
パワポにはアジェンダ用のテンプレートも用意されていますが、基本的な書き方を把握しておきましょう。書き方として最初に会議名を記載してください。
それぞれ業種などによって書き方が変わりますが、「定例会議」や「新商品開発会議」のようなシンプルで分かりやすいものがおすすめです。
書き方②開催日時や開催場所を記載する
次に開催日時や開催場所を記載してください。書き方の注意点として、会場が分かりにくい場所の場合は地図や最寄り駅などを記載してあげましょう。余計な手間を省いてあげることも、書き方の中で重要な要素です。
書き方③会議の目的や参加者名を記載する
次の書き方は会議の目的や参加者名を記載してください。ここの書き方は十分に検討した上で決めることが大切です。参加者が目的を把握しやすい書き方にし、どの項目に誰が関わっているのかも明記しましょう。
社外の人と会議をするためのアジェンダは、自社だけでなく相手方の参加者名を忘れないようにしてください。自社で使うときと、社外の人も参加する場合ではアジェンダの書き方に注意することが重要です。
書き方④議題と時間配分を記載する
議題を記す際はタイムテーブルを記載してください。時間配分が分かっているほうが話し合いの時間が無駄に伸びず、意見をまとめながら話し合いが進みます。時間配分の設定や書き方によって意見交換のやりやすさが変わってくるので、長すぎず短すぎないものにしてください。
書き方⑤司会進行役や配布資料などを記載する
会議の司会進行役や配布資料も記載しておきましょう。また、メモ欄も用意してアジェンダ一つで様々な目的に利用できるのが理想的な書き方です。
会議前や会議中はもちろんですが、その後の振り返りに使いやすい書き方がおすすめです。どういった物を用意すれば良いかもわかるので、担当者も配布資料忘れを防げます。
アジェンダの書き方のポイント
議題を詰め込みすぎない
アジェンダの書き方のポイントをまとめました。会議において様々な役割を担ってくれるアジェンダですが、書き方を間違えると逆に混乱の原因になります。
書き方は簡潔にし、一つの会議に議題を詰め込みすぎないことが重要です。パワポで表示しても分かりやすいような書き方がおすすめで、テーマは絞りましょう。
議題の内容によっては、最初から複数回の会議を行うことを明記しておくのがおすすめです。早急に話し合う必要があるものから長期的な課題など、議題の目的にあわせてアジェンダの書き方を気をつけてください。
余裕のある時間配分にする
アジェンダを作成する際に余裕のある時間配分にしましょう。パワポをひたすら早口で進めていくような内容では、頭に入ってきません。
どの部分でしっかりと時間を取るのかをイメージし、会議のテンポを意識しましょう。また、意見交換や質疑応答の時間を設定し、参加者の理解を促進してください。
簡単に説明するためにマークを使用する
書き方のおすすめポイントとして、マークを使うことでアジェンダが見やすくなります。後ほど紹介するアジェンダのおすすめテンプレートを参考にマークを使ってみましょう。
それぞれの項目の目的をはっきりとさせ、読み手が理解しやすいように使用します。ひと目見て基本的な流れが分かるような書き方にしておくことで、参加者全体が会議の軸を理解できます。パワポなどでアジェンダを作成する際もマークを利用しておけば、メリハリのある見た目になるのでおすすめです。
アジェンダのおすすめテンプレート
会議で使えるアジェンダのテンプレート
令和○年○月度 定例会議
【日時】○○年○○月○○日（○）10：00～12：00
【場所】○○ビル6階会議室A
【議題目的】今月の業績確認および情報共有
【配布資料】「令和3年6月の業績について」
【参加者】〇〇部長、○○主任、○○
1．今月の当社の業績発表（15分）
2、○○
3、○○
https://kuaru.jp/etc/column/meeting_column/kaigi_sippai/agenda.html
基本的な社内の会議で使えるアジェンダのテンプレートです。会議を行うときに、パワポを使って全体に見えるように表示しておきましょう。パワポのテンプレートとして登録しておいて、定例会議の内容や日時にあわせて適宜修正すれば時短につながります。
ビジネスで使えるアジェンダのテンプレート
○○会議 第○回 アジェンダ
■日時：○○年○○月○○日（○）10：00～11：00
■場所：○○ビル5階第1会議室
■出席者（敬称略）：
［相手の会社名］○○、○○
［自社の会社名］○○、○○
■配布資料
（1）スケジュール
（2）課題一覧
（3）ヒアリング項目一覧
■議題
（1）○○
■連絡事項
（1）○○
■問い合わせ先
営業時間：○○
電話番号：○○
メールアドレス：○○
https://mayonez.jp/topic/1024877#num_2691235
こちらは定例会議よりも、さらに相手方を含めたビジネスでおすすめのテンプレートです。定例会議と異なり、常に同じ相手と集まるわけではないので、より分かりやすい書き方がおすすめです。
例のようにアジェンダを簡潔にまとめ、記号を使って見やすく作成することをおすすめします。特に参加者がはっきりとしているほうが、全体の進行も円滑になるでしょう。
このようにアジェンダのテンプレートはパワポなどでも配布されており、それぞれの目的にあわせて利用することをおすすめします。
アジェンダの書き方をマスターしよう！
アジェンダの意味や書き方について解説しました。アジェンダを用意することで、会議の目的や進行を分かりやすく確認できます。定例会議の質を上げることにも役立ち、時間も無駄遣いしなくなります。
作成するときは議題を詰め込みすぎないようにし、余裕のある時間配分にしましょう。分かりやすいアジェンダがあれば会議の生産性も上がり、事前準備やその後にも有効活用できます。アジェンダの書き方をマスターして会議の質をアップさせましょう！
